Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по сшиванию документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чисто внешнее отличие — первые сшиваются сами по себе (как правило, каждый документ сшивается по-отдельности), вторые могут сшивать в дела (каждое дело может состоять из любого количества документов), соответственно, могут иметь картонные корочки.
Необходимые материалы для сшивания документов нитками
Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:
- иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
- клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
- антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
- обложка для книги (при необходимости);
- заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
- ножницы;
- зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
- нить, шпагат или лента любого цвета;
- дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.
Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.
Сроки хранения документов в архиве
Все сшитые документы, кроме книг, подготовленных специально для отчётности в налоговую инспекцию или другие государственные органы, отправляются в архив для хранения. Сроки нахождения там документации зависят от типа бумаг и регламентируются законодательством Российской Федерации:
- 3 года – срок для хранения видео и фото;
- 5 лет – время хранения архивов организаций, связанных с сельскохозяйственной деятельностью, кино- и фотодеятельностью;
- 15 лет – срок хранения научных документов, изысканий, разработок;
- 20 лет – время хранения патентов на изобретения, документов по капстроительству и конструкторской деятельности;
- 75 лет – срок хранения нотариальных записей, хозяйственных книг, всех бумаг, имеющих отношение к персоналу, деятельности фирмы, собственности, приватизации.
Все сроки прописаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Если поначалу сшивка документов кажется сложной задачей, то с опытом всё это происходит просто, хотя требует времени, усилий и внимательности. Главное, изучить правила, чётко следовать им и соблюдать последовательность. Ответственность в случае неправильной сшивки и утраты какой-либо из бумаг лежит на делопроизводителе или лице, который занимается архивом.
Пошаговая инструкция, как сшивать документы нитками
Прежде чем приступить к прошиванию документов, стоит убрать все имеющиеся посторонние предметы: скрепки, скобы от степлера. Разложить документы, соблюдая даты. Обязательно пронумеровать страницы. Все листы хорошенько выровнять. Если листов много, можно их соединить скобами, чтобы они не перемещались.
Инструкция по прошиванию документов:
- Приготовленные и аккуратно сложенные друг на друга документы еще раз выравниваются.
- Следующие действия в основном зависят от толщины документов. Если их немного, то можно справиться цыганской иглой, а если толщина большая, понадобится шило. Немного отступив от края, необходимо сделать около 3 отверстий насквозь листов бумаги. Порядок таков, что одно отверстие необходимо проделать точно в центре, остальные – справа и слева от него на расстоянии 3 см:
Купить нить для прошивки документов в Минске
Приобрести канцелярские нитки для сшивания архивов и документов по низким ценам можно в нашем каталоге. Мы с радостью поможем подобрать необходимый тип, подходящий под конкретные нужды. Осуществление покупки в любых объемах. В наличии имеется все необходимое оборудование, используемое с данным продуктом:
- Устройства для осуществления прошивки
- Иглы
- Шила
Как называется нитка для прошивания документов
По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили.
Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах , подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, — порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.
Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.
Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , утвержденных.
Можно ли сшивать документы обычными нитками, в том числе цветными?
Да. Четких указаний на этот счет нет. Можно использовать любые нитки любого цвета. Но в ваших же интересах, чтобы они были крепкими (шелковые, капроновые). Обычные нити рекомендуется складывать в 2-4 раза. По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета.
Можно ли прошивать документацию в 1 дырку (за уголок)?
Да, но только в отдельных случаях. За верхний левый угол можно сшить кассовые документы, устав предприятия, отчетные работы в школе (документацию, состоящую из нескольких листов и не представляющую особую важность). В углу проделывают отверстие, заводят сложенный пополам шнурок (ленту). Концы шнурка заправляют в петельку на другом конце. Получается узел. Его перетягивают назад и опечатывают так же, как в других случаях.
Какие документы сшивать обязательно?
Кадровую документацию по итогам текущего года, документацию бухгалтерии, документы для налоговой, в разные отделы банка, на тендер, для сдачи отчетности в пенсионный фонд, книги учета прибыли. Также прошиваются нотариально заверенные копии и переводы, копии уставных документов, входящая и исходящая документация делопроизводителя, важные соглашения, документация, подлежащая хранению в архиве.
Часто сшиванию документов и их заверению уделяют недостаточно внимания, полагая, что это никак не скажется на бизнесе. На самом деле от правильности процедуры зависит многое. Правильная прошивка – это гарантия максимальной защиты пакета от подмены или изъятия листов. Не прошитую или неправильно прошитую документацию серьезные организации даже не примут. Большинство инстанций очень щепетильны в этом вопросе. Поэтому стоит отнестись к процедуре ответственно, и четко следовать описанным инструкциям.
Нить для прошивки документов
Мы рады предложить вам нить прошивная, используя которую, вы облегчите свою деятельность на рабочем месте. Наша продукция рекомендована для прошивания любого объема листов, методом опечатывания либо простой связки документов.
Обладая прекрасными свойствами: прочностью, небольшим диаметром, устойчивостью к влаге, наша нить прошивная пользуется спросом, в офисной работе, бухгалтериях, архивах и многих других сферах деятельности.
С помощью большой иглы и специального устройства для прошивки документов, вы без особых усилий сможете испробовать нашу нить на деле, для этого понадобится просверлить небольшое отверстие и аккуратно вдеть туда нить.
Обладающая высокой прочностью, и улучшенными потребительскими свойствами, изготовленная из экологически чистых материалов (лавсан, капрон, джут полировочный), наша продукция обладает свойством к противостоянию динамического натяжения, справится с любыми трудностями в области прошивки документов и прослужит долго.
Каким цветом ниток можно сшивать документы
Как заверить прошитый документ После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Важно В следующем видео можно наглядно увидеть, как станком типа YUNGER M прошить документы: Подобный станок прошивает бумаги для длительного и временного хранения в архиве, поэтому необходим для оптимизации многих организаций:. Наличие устройства позволяет отдельным организациям использовать выбранный брендированный цвет переплета для рекламы или презентации материалов. Внимание С приобретением станка намного улучшится качество прошивки документов, произойдет оптимизация процесса делопроизводства организации и экономия времени, к тому же эту работу освоит с легкостью каждый сотрудник.
В делопроизводстве заведено правило о том, что все документы, которые состоят более, чем из одного листа, подлежат сшиванию и заверению. Несмотря на отсутствие утвержденного единого порядка данного процесса, зачастую на предприятиях, а также госорганах требуется сшивать все формируемые документы для архивов, подачи для рассмотрения в какие-либо инстанции например, при регистрации юрлиц, ИП, для участия в тендерах и т. Поэтому любому делопроизводителю и человеку, сталкивающемуся в своей деятельности с большим количеством документации, важно знать, как правильно прошивать документы.
Какую документацию нужно прошивать
Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.
Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы. Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.
Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:
- Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
- Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
- Бухгалтерские (авансовые отчеты, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
- Кадровые (приказы личного и общего состава, штатное расписание);
- Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
- Нотариально удостоверенные копии и переводы;
Как правильно прошить документы по ГОСТ
Прошивка документов не осуществляется по единому регламенту. В ГОСТ Р 7.0.8. — 2013 «Делопроизводство и архивное дело» указаны общие требования. Описание процедуры отсутствует.
Рассматриваемый процесс регулируется рекомендациями Росархива. Пункт 3.5.3 отмечает, что при оформлении документов предусматривается их подшивка, переплет.
Чтобы прошить документацию правильно, стоит придерживаться отраслевых нормативных актов, в которых описаны правила, по которым прошивают официальные документы. Представляем перечень этих нормативных актов:
- Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм.
- Типовая инструкция по делопроизводству.
- Инструкции по документированию Центробанка России.
Как прошивать документы
В статье расскажем, какие документы нужно прошивать и как правильно это делать.
Покажем на примерах основные способы прошивки. Скачайте полезные материалы: Шпаргалка от экспертов Полезный образец Примените в работе Скачайте готовый образец Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации.
Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом. Ошибки могут вызвать серьезные последствия: Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку. Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг.
Как называется бумажка которой сшивают документы
Проблема прошивки интересует прежде всего того работника, в должностной инструкции которого прописана данная обязанность. Отточить свои умения очень важно: неверно сделанная прошивка может быть сама источником различных проблем, если пропадет какой-либо важный лист из документации. Узнайте по ссылке. Смысл процедуры — надежно закрепить бумаги, чтобы ничего из них не потерялось.
Стадницкая Инна После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата. На 3 дырки Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг. Среди них: Инструкции по документированию Центробанка России; Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам ; Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется — приходится руководствоваться разными рекомендациями.
Как называются нитки для сшивания документов
» Кассационные и апелляционные дела Как правильно сшивать документы. Необходимые материалы для сшивания документов нитками.
Прошнуровка при помощи дырокола Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту.
Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей. Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив. Но на практике это совершенно не так.
Рейтинг 3. Особенности подготовки документов на сдачу в архив Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя: Систематизацию документов.
Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения. Заполнение описи. Иванов Бумагу нужно выбрать папиросную, так как хорошо должен быть виден узелок, соответственно, плотную бумагу использовать нельзя. Наклеивают бумагу-наклейку таким образом, чтобы она закрыла узел и часть длины нитей, которые должны быть свободны см.
Приклеивать эту бумагу нужно на канцелярский клей жидкое стекло. Затем ставится печать и ставится подпись руководителем организации или уполномоченным лицом , при этом края подписи и печати должны выходить за границы бумаги-наклейки. После этого клеем замазывается сверху оттиск печати и узел ниток.
Последнее нужно не всегда, например, выписку из реестра в налоговой подошьют, но заливать печать и подпись клеем не будут. Так что нужно самостоятельно определить степень важности документов, которые нужно сшивать.
Если прошивать документы классическим методом, то нужно иметь при себе такие материалы:
- Обложки. Бывают трех видов: обычные — размер таких обложек 22,9 на 32,4 см (этот размер подходит для документальной бумаги стандартного размера А4); нестандартные — обложки этого вида используются в том случае, когда размер бумаг отличается от стандартного; для архивного хранения — такие обложки производят в большом количестве форматов (изготовлены из очень твердого картона и это способствует длительному хранению документации).
- Заверительный лист. Когда документация полностью сшита и пронумерована, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе бумаги, и располагается на обороте последнего листа папки. Записку обязательно необходимо приклеить на специальный клей, чтобы по истечении времени она не отпала.
- Ножницы и клей.
- Дырокол.
- Иглы различных размеров, нитки, шило, веревки или шпагат.
Самый упрощенный способ. Он подойдет для бумаг, которые впоследствии не будут переданы на рассмотрение. Для этого необходимо сделать следующее:
- Распечатать и сложить листы по порядку;
- Использовать дырокол для образования небольших дыр;
- Продеть нить в дыры так, чтобы оставалось место для узелка на лицевой стороне;
- Из листа прошивки вырезать небольшой лист и приклеить его сверху узла так, чтобы концы нити выглядывали из-под него.
Важно! В случае если листа прошивки нет, следует из белой бумаги вырезать небольшой кусок размером 3 на 5 см, приклеить его и подписать «прошито и пронумеровано».
В начале намечаются места нужных отверстий, желательно посередине, если не требуется по-другому. Располагать дыры следует на одинаковом друг от друга расстоянии и по левому краю документации. После этого необходимо сделать следующее:
- Проделать иглой отверстие посередине левой стороны листа так, чтобы игла входила с обратной стороны, а выходила с лицевой.
- Сделать второй прокол. Игле необходимо входить с лицевой стороны, а выходить с изнаночной.
- Выполнить третье отверстие. Игла должна входить с обратной стороны, а выходить с лицевой.
- Еще раз вдеть иглу в первую дырку и связать узел, оставляя конец нити около 7 см.
- Наклеить лист прошивки.
- Подписать.
Как правильно сшить документы?
Как заверить прошитый документ После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Важно В следующем видео можно наглядно увидеть, как станком типа YUNGER M прошить документы: Подобный станок прошивает бумаги для длительного и временного хранения в архиве, поэтому необходим для оптимизации многих организаций:.
Наличие устройства позволяет отдельным организациям использовать выбранный брендированный цвет переплета для рекламы или презентации материалов.
Внимание С приобретением станка намного улучшится качество прошивки документов, произойдет оптимизация процесса делопроизводства организации и экономия времени, к тому же эту работу освоит с легкостью каждый сотрудник.
Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку.
Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно.
Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья готовые образцы также представлены ниже.
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Нить для Прошивки Документов Лш 210
Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.
На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже. А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.
Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил. Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить.
Для прошивки документов преимущественно используется обыкновенная игла и нить. Полиэфирное волокно представляет собой синтетические волокна, которые изготавливаются посредством формования из расплава полиэтилентерефталата ПЭТ , второй вариант — переработка ПЭТ отходов.
Данное волокно также используется для производства лавсановой нити. Полиамидные волокна — синтетический материал, в частности, это капрон, который применяется для получения капроновых нитей.
Джут считается наиболее прочным материалом и задействуется для получения банковых джутовых шнуров, которые в дальнейшем нужны для опломбирования при помощи свинцовых пломб.
Как подшивать нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу. Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. Как правильно сшить?
Непреднамеренное расформирование бумаг, подлог, отказ в проверке или хранении, возвращение обращения нерассмотренным — вот только некоторые последствия неправильно систематизированной внутренней документации.
Чтобы избежать штрафов и иных нежелательных эксцессов, следует ответственно подойти к организации прошивки. Не существует ГОСТ, содержащего подробное описание процедуры. Интересующая информация представлена в пункте 3.
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Переплет Metalbind (Металбинд) толстых бухгалтерских документов с требованием по прошиву на нитки
Прошивать документы необходимо для их систематизации. Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены. Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами.
Как правильно прошивать документы
Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.
Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.
Какую документацию нужно прошивать
Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.
Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы. Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.
Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:
- Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
- Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
- Бухгалтерские (авансовые отчеты, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
- Кадровые (приказы личного и общего состава, штатное расписание);
- Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
- Нотариально удостоверенные копии и переводы;
Перед тем, как прошивать документы, нужно убедиться, что среди бумаг нет тех, что могут быть затребованы при проверке налоговой службой или переданы в ФНС для отчета. Документы, которые передаются налоговикам, подшивать не нужно — это затруднит последующую работу с бумагами инспекторам.