Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовая книжка: покупаем, оформляем, учитываем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работодатели обязаны соблюдать требования к хранению трудовых книжек, установленные постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Этот документ устанавливает правила ведения и хранения как чистых бланков, так и текущих кадровых бумаг.
Трудовая книжка. покупаем, оформляем, учитываем
«Бухгалтерия и кадры», 2008, N 2
Трудовая книжка. покупаем, оформляем, учитываем
Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника. Поэтому очень важно, чтобы компания правильно организовала работу с трудовыми книжками — от закупки чистых бланков до выдачи документа уволившемуся сотруднику.
В трудовой книжке в хронологическом порядке отражена вся трудовая биография человека: его профессиональный и служебный рост, отношение к работе, причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа человека.
Трудовая книжка — это обязательный кадровый документ.
Он прямо предусмотрен Трудовым кодексом РФ. Ее предоставляет работник при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ).
Форма трудовой книжки, Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках». А Инструкция по заполнению этого документа утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.
Наша справка. Трудовой книжки у человека, которого принимают на работу, может не быть в следующих случаях:
— он поступает на работу и заключает трудовой договор впервые;
— он поступает на работу на условиях совместительства;
— его трудовая книжка потеряна или повреждена.
На человека, поступающего на работу впервые, трудовую книжку нужно оформить не позднее пяти дней с момента его приема на работу при условии, что эта работа является для сотрудника основной (ст. 66 ТК РФ).
Примечание. Ни в коем случае нельзя покупать бланки трудовых книжек с рук у случайных людей — рискуете заплатить деньги за фальшивку. Приобрести бланк работодатель может только у официальных распространителей Гознака.
Работодатель обязан постоянно иметь в своем распоряжении чистые бланки этого документа и вкладышей в него (п. 44 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). Но ни в коем случае нельзя приобретать их с рук у случайных людей — рискуете заплатить деньги за фальшивку.
Бланки трудовых книжек и вкладышей в них — это защищенная полиграфическая продукция. Поэтому печатать их разрешено только типографиям объединения Гознак Минфина России. А распространять их могут и другие организации (предприниматели), но строго по договорам с Гознаком, и имеющие право работать с защищенной полиграфической продукцией (п. 3 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки, утвержденного Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках»).
Так, на сайте Московской печатной фабрики Гознака есть информация о таких предприятиях. В частности, это ООО «СпецБланк», ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «Буква», ООО «Имидж», ООО «Моя Компания Поволжье». То есть приобрести трудовую книжку работодатель может только у официальных распространителей Гознака.
Чистые бланки — как зеницу ока.
Бланки трудовой книжки и вкладыши в нее — это документы строгой отчетности, и хранить их нужно в сейфе. Для их учета каждая организация обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 40 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). Ее форма утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.
Бухгалтерский учет трудовых книжек: проводки
Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.
Напишите на копии: «Верно». Укажите место, где хранится оригинал, номер и год дела. Если трудовая хранится не в составе дела, напишите: «подлинник документа находится в отделе кадров».
Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.
Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.
Есть несколько вариантов учета формуляров трудовых книжек, например:
- в качестве товара, предназначенного для перепродажи работникам;
- в качестве МПЗ, предназначенных для управленческой деятельности организации;
- в качестве расходов организации.
Организация самостоятельно определяет, какой способ бухгалтерского учета трудовых книжек будет применяться, и утверждает его в учетной политике.
Оценим перечисленные варианты с точки зрения соответствия их законодательным нормам.
Почему бухгалтеры не любят трудовые книжки
Если при проверке трудовая инспекция обнаружит отсутствие трудовой книжки на какого-либо постоянного работника, организацию могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ. Наказание по этой статье закона может грозить и в случае отсутствия приходно-расходной книги (для чистых бланков) или книги учета движения трудовых книжек (для действующих книжек), а также ошибки в их оформлении.
Логика законодателя такова, что поскольку учетом чистых бланков занимается бухгалтерия, а кадровик подает заявку на выдачу бланка бухгалтеру, ответственному за учет чистых бланков документа, то храниться купленные чистые бланки должны в бухгалтерской службе.
Бланки трудовой книжки и вкладыши в нее — это документы строгой отчетности, и хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.
Записи в учете при покупке бланков
Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету. При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом. Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи.
Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.
| Назначение операции | Дебет счета | Кредит счета |
| Произведена оплата за бланки | 60 (76) | 51 |
| Отражено оприходование бланков | 10 | 60 (76) |
| Учтен НДС от поставщика | 19 | 60 (76) |
| Бланки приняты на забалансовый учет | 006 |
В дальнейшем при учете движения бланка и денежных средств в счет оплаты стоимости используется счет 73, к которому открывают субсчет 3 «Расчеты за трудовые книжки».
Трудовая книжка работника в 2019 году
Трудовая книжка – обязательный документ кадрового учета, содержащий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязаны все работодатели, как организации (вне зависимости от организационно-правовой формы), так и ИП. Исключение сделано лишь для работодателей-физических лиц (не зарегистрированных в качестве ИП).
Трудовые книжки необходимо оформлять по каждому сотруднику, в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной. Для сотрудника, принятого на работу впервые, трудовая книжка открывается не позднее 7 дней с даты трудоустройства.
В трудовую книжку вносятся вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.
Приказ об упорядочении работы с трудовыми книжками
С целью соблюдения законодательства о порядке обращения с трудовыми книжками
Приказываю:
- Назначить бухгалтера Копылову А.И. ответственной за ведение учета чистых бланков трудовой книжки и вкладыша в нее по установленным правилам, за своевременное отражение закупок партий трудовой книжки и (или) вкладышей в нее в данных бухгалтерского и налогового учета.
- Назначить начальника службы персонала Зорину М.Т. ответственной за координацию действий по своевременной закупке чистых бланков трудовой книжки.
- Назначить менеджера по персоналу Назарову М.Н. ответственной с правом подписи за ведение и учет трудовых книжек работников, правильное внесение в них записей, своевременную выдачу документа работникам при увольнении.
Принцип организации учета
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.
При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:
- составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
- оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.
В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.
Трудовая книжка. покупаем, оформляем, учитываем
5 ст. 65 ТК РФ дает возможность гражданину обрести утраченный документ, сделав заявление о выдаче новой трудовой книжки по новому месту работы.
Как видно, работодатель всегда должен иметь определенный запас чистых бланков для оформления трудовой книжки впервые поступающим на работу; лицам, утратившим документ; лицам, запрашивающим выдачу дубликата или вкладыша. Этому обязывает и п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от N 225.
Работа с трудовыми книжками регламентируется несколькими нормативно-правовыми актами трудового законодательства. Важнейшими среди них являются:
- Постановление Правительства РФ от N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) (ред. от , далее — Постановление N 225 и Правила ведения трудовых книжек);
- Постановление Минтруда России от N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).
И если первый документ Правительства РФ дает общие правила работы с трудовыми книжками, то Минтруд России детализирует эти правила, снабжая их примерами.
Поскольку трудовые книжки относятся к бланкам строгой отчетности, то и закупать бланки необходимо лишь у уполномоченных производителем трудовых книжек организаций. Их перечень можно найти на сайте производителя — . Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединением «Гознак».
Приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должно отражаться на балансе организации на специальном счете.
За чей счет приобретается бланк?
Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку? На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает…
Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.
Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.
Делают это таким образом. Сначала ошибочную запись признают недействительной. Для этого после последней записи ставят очередной порядковый номер и дату. А в графе 3 пишут: “Запись за номером таким-то недействительна“. Затем на следующей строке делают правильную запись (с новым порядковым номером). Такой порядок изложен в Письме Роструда от 23 июня 2006 г. N 948-6.
Про вкладыш
Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Его используют (вшивают в трудовую книжку), если в ней уже не хватает страниц для сведений о работе или сведений о награждении. Вкладыш оформляют и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку. При этом в книжке ставят штамп с надписью “Выдан вкладыш“ и указывают его серию и номер.
Как учесть бланки
Купленные бланки учитывают на счете 10 “Материалы“ или 41 “Товары“. Кроме того, поскольку бланки трудовой книжки — это документы строгой отчетности, не лишним будет отразить их и на забалансовом счете 006 “Бланки строгой отчетности“. На этом счете бланки учитывают в условной оценке (как правило, один рубль за единицу).
По поводу способа учета выдачи бланков работникам за плату существует два мнения.
Первое: — это реализация, поскольку происходит переход права собственности на ценности (ст. 39 НК РФ). В данном случае выдачу бланков отражают как реализацию обычных материалов или товаров (через счет 90 или 91, с начислением НДС).
Второе: — это возмещение работниками затрат, понесенных компанией при покупке бланков. Обратите внимание: выбрав данный вариант учета, фирма не сможет зачесть “входной“ НДС по купленным бланкам. Ведь тогда будет считаться, что бланки не участвуют в операциях, облагаемых НДС. Значит, если при покупке бланков налог был принят к вычету, его придется восстановить. В любом случае выбор варианта учета выбытия бланков трудовой книжки — за организацией. Однако налоговики, что не удивительно, больше приветствуют вариант первый.
Пример. На 1 января 2008 г. в бухгалтерском учете ООО “Волна“ остатка незаполненных бланков трудовой книжки нет. В январе приобрели у распространителя 50 бланков по цене 40 руб. за штуку (включая НДС — 6 руб. 10 коп.). Установили условную оценку бланка — 10 руб. за штуку.
В феврале приняли на работу сотрудника, который до этого нигде не работал и трудовой книжки не имел. По заявлению нового работника бухгалтерия удержала деньги за книжку из его зарплаты.
ООО “Волна“ выбрала первый вариант учета бланков, то есть передача бланков трудовых книжек считается реализацией. В бухгалтерском учете нужно сделать такие записи.
В январе:
Дебет 41 Кредит 76
— 1695 руб. (33 руб. 90 коп. x 50 шт.) — оприходовано 50 бланков трудовой книжки;
Дебет 19 Кредит 76
— 305 руб. 10 коп. (1695 руб. x 18%) — отражен НДС со стоимости бланков;
Дебет 006
— 500 руб. (10 руб. x 50 шт.) — приняты на забалансовый учет по условной цене бланки трудовой книжки;
Дебет 68 субсчет “Расчеты по НДС“ Кредит 19
— 305 руб. 10 коп. — принят к вычету НДС со стоимости бланков на основании счета-фактуры поставщика.
В феврале:
Кредит 006
— 10 руб. — списан с забалансового учета по условной цене бланк трудовой книжки;
Дебет 73 Кредит 90
— 40 руб. — отражена реализация бланка;
Дебет 90 Кредит 41
— 33 руб. 90 коп. — списана стоимость бланка;
Дебет 90 Кредит 68 субсчет “Расчеты по НДС“
— 6 руб. 10 коп. — начислен НДС со стоимости реализованного бланка;
Дебет 70 Кредит 73
— 40 руб. — удержана из зарплаты работника стоимость одного бланка трудовой книжки.
- Чтобы обезопасить себя от ответственности, мы рекомендуем работодателям письменно фиксировать просьбу сотрудника выдать на определенный срок оригинал документа.
- Если бумажная трудовая книжка не была возвращена сотрудником в срок, работодателю рекомендуется запросить у сотрудника письменное объяснение причин такого действия.
- Работодатель может позвонить в территориальный орган СФР и узнать, вернули ли сотруднику трудовую книжку после оформления пенсии.
- Имея на руках объяснительную сотрудника и ответ из СФР, работодатель сможет избежать административной ответственности за нарушение правил хранения трудовых книжек.
Возникновение потребности ведения бухучета
Необходимость в ведении бухучета трудовых книжек не возникает, если работник приносит форму для хранения в кадровом органе. После трудоустройства в документе производится соответствующая запись с последующей регистрацией в журнале учета. При этом действия ограничивается кадровым учетом.
Потребность в бухучете возникает при трудоустройстве работника без стажа или отсутствии места в книжке для внесения текста о приеме на работу или увольнении. При ведении учета производится запись операций, сопровождающих действия:
- Покупку предприятием трудовых книжек.
- Постановку документов на учет.
- Выдачу документа работнику.
- Прием платы, равной стоимости затрат предприятия на покупку.
Выдача нового документа производится после обращения работника к руководителю с заявлением. Согласно ст. 65 ТК РФ организация или ИП обязаны предоставить новый бланк или вкладыш при их отсутствии или утрате работником.
За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат. Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче. Все действия по покупке, учету, списанию документов сопровождаются бухгалтерскими записями.