Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Недостача груза при перевозке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Прежде всего, это временные промежутки, которые нужно соблюдать. Законодатель четко дает понять, что акт разгрузки товара оформляется в день обнаружения недостачи. Однако в случае невозможности осуществить фиксацию в вышеуказанный срок, это должно произойти в течение следующих суток.
Особенности формирования акта, общие моменты
В случае, если вам дано задание по составлению акта о повреждении груза, а вы никогда прежде не встречались с этим документом, прочитайте приведенную ниже информацию и посмотрите пример – по его образцу вы без особых сложностей сформируете собственный бланк.
Перед тем, как приступить к детальному описанию именно этого акта, дадим общие сведения, которые относятся ко всем подобным бумагам.
- Начнем с того, что с 2013 года единые для всех формы первичных документов отменены, так что сейчас все акты допускается делать в произвольном виде. Если же на предприятии имеется свой стандарт документа – надо обязательно формировать акт по его типу.
- Акт можно писать на фирменном бланке (если таковое требование установлено руководством компании) или на обычном листе бумаги (лучше А4 формата), вручную или на компьютере — последний вариант удобнее всего, но в этом случае бланк потом нужно распечатать.
- Акт всегда надо составлять минимум в трех одинаковых экземплярах.
- Первый из них отправляется предприятию-изготовителю/поставщику груза,
- второй остается у организации-заказчика/покупателя,
- третий передается перевозчику.
Все три экземпляра должны быть подписаны ответственными лицами (членами комиссии).
- Проштамповывать бланк следует только в том случае, если условие об использовании штемпельных клише прописано в учетной политике организаций, представители которых составляют документ.
- Оформляя акт, следует быть предельно внимательным, скрупулезно описывая все найденные повреждения. Нужно помнить о том, что в ситуациях, когда дело доходит до разбирательств в судебной инстанции, именно этот документ зачастую становится главным доказательным аргументом.
Правила приемки продукции по количеству и по качеству
Приемка товара – важнейшая составляющая работы любой организации. Это мероприятия, направленные на недопущение разногласий между участниками сделки, которые регламентируются Гражданским кодексом РФ и другими инструктивными указаниями. Правила приемки также могут быть описаны в самом договоре поставки. Все зависит от специфики поставляемых ТМЦ.
Общие правила:
- приемку материальных ценностей осуществляет материально-ответственное лицо (далее МОЛ);
- ответственный работник должен знать правила приемки товара по качеству и количеству и соблюдать их в процессе поставки;
- при сертифицированной продукции необходимо проверить наличие сертификата;
- ограниченные по сроку годности ТМЦ включают проверку даты производства и условий хранения;
- если нарушены правила приемки и своевременно не оформлены соответствующие документы, то в дальнейшем, принимающей организацией сложно оспорить нарушение условий поставки;
- в случае отсутствия претензий со стороны приемщика, специалист визирует товарно-транспортные документы своей подписью и заверяет печатью.
Процесс приемки:
- МОЛ производит проверку ценностей на предмет количества, цены, качественных характеристик, в соответствии с сопроводительными документами.
- Далее происходит оформление товара соответствующими документами, например, заполняется приходный ордер на оплату.
- Третьим этапом является постановка на складской учет поступивших ТМЦ.
Наиболее распространенные сопроводительные документы:
- Товарно-транспортная накладная (ф. 1-Т). Ее используют, когда доставка производится автотранспортом.
- Товарная накладная (ф. ТОРГ-12). Оформляется при реализации товаров, сырья, материалов или оборудования. Содержит данные о стоимости полученных ценностей, в каком количестве реализовано, стране производителе и наименовании продукции. На основании этого документа производится оприходование товара на склад.
- Счет. Документ, предназначенный для оплаты поставляемого товара. Основными данными являются сумма счета и реквизиты для перечисления.
- Счет-фактура содержит подробные данные о продукции и его родовых признаках, о транспортных документах, реквизиты. Основным предназначением документа является возмещение НДС (налога на добавленную стоимость).
Как принимать товар: законодательное регулирование и цели
В договоре о поставке прописываются условия о внешнем виде и укомплектованности поставляемого изделия. Обязательного документа для всех сторон не существует. Многие компании руководствуются нормативно-правовым кодексом, основанным из двух директив Госарбитража СССР № П-6 и № П-7 в двадцатом веке. Если у организаций возникли спорные вопросы, то они могут сослаться на эту инструкцию. Когда в договоре не прописан такой пункт, то представители компаний ведут переговоры путем личных договоренностей. Для покупателя существует нормативный регламент приемки товара на складе по количеству и качеству п. 1 ст. 513 ГК РФ, по которому он осуществляет выборку либо на своей территории, либо на зоне поставщика.
Целью инструкций является:
- Произвести визуальный осмотр коробок.
- Выявить недостачу по численности.
- Определить непригодную продукцию.
- Обозначить место для выборки,
- Проверить сопроводительные документы представителя.
- Договориться о месте и сроках хранения брака.
В постановлении АС МО от 28.07.2015 по делу А40-89393/14 расписаны действия, если покупатель получил груз не того характера и не того объема. А если поставщику не заплатили за поставку, то суд встанет на его сторону, опираясь на акт АС МО от 21.09.2015 № Ф05-12369/15 по делу № А40-20678/15.
На оптовую базу приезжает автотранспорт, который необходимо разгрузить и распределить коробки по складам. За всеми операциями следит материально ответственное лицо. В его задачу входит проверка на качество и количество, выбраковка испорченного по срокам продукта (скоропортящийся). Число кладовщиков зависит от объема поставляемой продукции и размеров оптовой базы. В небольших организациях, как правило, работает один человек.
Обязательным условием считается оформление товаросопроводительных бумаг, которые могут быть представлены транспортными накладными, счет-фактурами и железнодорожными мандатами. Если получение осуществляется на своей территории, то начальник ставит печать своей компании. Это говорит о том, что теперь отвечать за сохранность будет эта организация. Когда выгрузка проходит на местности поставщика, то есть в порту, на железнодорожной станции, на чужом складе, то получение происходит по доверенности с предъявлением паспортных данных.
Что необходимо проверить при приемке товара
Кладовщик, следуя распечатанной и прикрепленной к стене инструкции, совершает следующие действия:
- Проверяет реквизиты поставщика по терминалу сбора данных.
- Инспектирует совпадения цен.
- Пересчитывает, осматривает тару и коробки.
- Узнает при каком температурном режиме перевозились скоропортящиеся продукты.
- Проверяет маркирование.
- Выборочно вскрывает коробки для визуального осмотра.
- Если обнаруживаются недостатки, то кладовщик останавливает процесс получения, повторно все пересчитывает и взвешивает.
- В конце он ставит свою подпись, дату и печать (штамп) на сопроводительных документах.
- В компьютере отображает принятие продукции.
- Вносит в программную базу штрихкоды.
- Распределяет груз по зонам хранения.
Как составить акт расхождения по ф. ТОРГ-2: подробная инструкция
Акт расхождения оформляется отдельно по каждому поставщику и партии товара, которая числится в одном транспортном документе. Документ по форме ТОРГ-2 состоит из 4 страниц. Рассмотрим подробно, как их заполнить.
Отражение недопоставки товаров
Для того, чтобы в БУ и НУ отразить выявленное расхождение в количестве поступивших товаров (операция 3.1 «Формирование акта о выявленных расхождениях»), необходимо на основании документа Поступление (акт, накладная) (рис. 1) по кнопке Создать на основании сформировать документ Акт о расхождениях (рис. 2).
Обратите внимание, в документе Акт о расхождениях будет размещена специальная строка, указывающая на то, что данный документ сформирован после принятия к учету поступивших товаров (работ, услуг). Это связано с тем, что документ Акт о расхождениях, сформированный после принятия к учету приобретений, и документ Акт о расхождениях, сформированный непосредственно в момент приемки (когда проставляется флаг в строке Есть расхождения в документе Поступление (акт, накладная)), производят различные движения в БУ и НУ.
В табличной форме документа Акт о расхождениях для каждой товарной позиции предусмотрены две строки, в которых отражается информация о поступивших товарах: по товарной накладной (по документу) и по фактическому поступлению (по факту).
По тем товарным позициям, по которым выявлены расхождения, необходимо в строке по факту уточнить количество поступивших товаров, после чего для данной товарной позиции появится еще одна строка со сведениями о расхождениях (расхождения:), рис. 2.
По кнопке Акт о расхождениях (ТОРГ-2) из документа Акт о расхождениях (рис. 2) можно перейти в форму просмотра акта и выполнить его печать.
Проведенный документ Акт о расхождениях никаких движений в БУ и НУ не производит.
Для корректировки стоимости приобретенных товаров в БУ и НУ (операции 3.2 «Корректировка стоимости поступивших товаров»; 3.3 «Корректировка входного НДС»; 3.4 «Восстановление НДС по приобретенным товарам»; 3.5 «Учет образовавшейся переплаты поставщику») необходимо на основании документа Акт о расхождениях (рис. 2) по кнопке Создать на основании сформировать документ Корректировка поступления с видом операции Корректировка по согласованию сторон (раздел Покупки — подраздел Покупки).
На закладке Главное необходимо указать (рис. 3):
- в полях Документ № и от — номер и дату документа, служащего основанием для корректировки стоимости приобретенных товаров;
- в поле Отражать корректировку — значение Во всех разделах учета, поскольку корректировка вносится в стоимостные показатели;
- в строке Восстановить НДС в книге продаж — проверить наличие флага, поскольку при уменьшении стоимости приобретенных товаров ранее принятая к вычету сумма входного НДС подлежит восстановлению в соответствии с подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 НК РФ.
Претензия перевозчику за недостачу товара, его повреждение, утрату
Претензия перевозчику по поводу несоответствия количества товара, указанного в транспортной накладной, фактически полученному грузу, либо повреждения/утраты груза, составляется в соответствии с положениями ст. 796 ГК РФ. Эта норма определяет перечень прав, возникающих у отправителя или получателя груза после обнаружения недостатков у оказанной ему услуги.
Согласно п. 1 указанной статьи, перевозчик может быть привлечен к ответственности за несохранность груза, которая произошла после его принятия к перевозке до выдачи грузополучателю. При этом размер возмещения зависит от того, что произошло с грузом (утрачен он в полном объеме или поврежден частично) и объявленной ценности груза:
- Если груз утрачен полностью, возмещается его полная стоимость.
- Если груз поврежден, перевозчик обязан возместить сумму, на которую понизилась стоимость груза. Когда его нельзя восстановить, возмещается полная стоимость.
- Если речь идет о грузе с объявленной ценностью, перевозчик возмещает именно ее.
Претензии перевозчику о повреждении груза или его утрате составляются по тем же правилам, что и претензии о недостаче поставленного товара.
Претензия о недостаче груза: образец
Перевозка грузов производится, как правило, на основании заключаемого договора перевозки ().
По такому договору перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его получателю, а отправитель обязуется оплатить такую перевозку (). Если при принятии товара получатель выявит недостачу груза, необходимо составить претензию для последующего предъявления ее перевозчику. Как составить претензию о недостаче груза, расскажем в нашей консультации.
За несохранность груза, обнаруженную после принятия его к перевозке и до выдачи грузополучателю, ответственность несет перевозчик (). Конечно, кроме случая, когда недостача или повреждение груза возникли вследствие обстоятельств, которые перевозчик не мог предотвратить или устранение которых от него не зависело (например, обстоятельства непреодолимой силы). Возникший в результате недостачи груза ущерб перевозчик возмещает в размере стоимости утраченного груза (). Если груз был сдан к перевозке с объявлением его ценности, перевозчик несет ответственность в размере объявленной стоимости груза.
Помимо стоимости груза перевозчик должен возместить и провозную плату, перечисленную ему за перевозку недостающего груза ().
До того, как предъявлять перевозчику иск, необходимо попытаться разрешить вопрос в претензионном порядке (). И лишь в том случае, если перевозчик полностью или частично откажется удовлетворить претензию либо не даст ответ на нее в течение 30 дней, грузоотправитель или грузополучатель смогут подать на перевозчика иск в суд (). Напомним, что срок исковой давности по требованиям, вытекающим из перевозки груза и предъявленным в связи с его недостачей, составляет 1 год со дня выдачи груза (, ).
Как правило, претензию о недостаче груза предъявляет перевозчику грузоотправитель.
Ведь именно он являлся собственником товара до его передачи перевозчику. Грузополучатель примет только тот товар, который фактически поступил на его склад и разбираться с причинами недостачи он не будет, поскольку не несет ответственности за недопоставку.
Получатель лишь составит , который и может являться основанием для грузоотправителя предъявить в дальнейшем претензию перевозчику.
Единой, обязательной к применению формы претензии нет. Поэтому составляется такая претензия в произвольной форме. В ней обычно указываются существо претензии (что и при каких обстоятельствах утрачено), а также требования, предъявляемые в результате недостачи. К претензии обычно прикладываются копии документов, послуживших основанием для предъявления претензии. Претензия вручается перевозчику лично (в этом случае необходима отметка о получении) либо направляется по почте с описью вложения и уведомлением о вручении. Договором перевозки могут быть предусмотрены и иные способы предъявления претензии (к примеру, по электронной почте или факсу).
Приведем для претензии на недостачу товара образец ее заполнения.
Документооборот при приемке товара
Категории документов, используемые при приемке товара, можно разделить на две большие категории:
- товаросопроводительная документация поставщика;
- акты о несоответствии, оформленные магазином.
В составе ТСД могут быть документы о качестве и характеристиках продукции, а также о переходе права собственности на неё. К таким бумагам относят:
- счет;
- счет-фактура;
- технический паспорт, инструкция;
- универсальный передаточный документ;
- налоговая накладная;
- акт приема-передачи товара;
- расходная товарная накладна;
- товаротранспортная накладная;
- упаковочный лист;
- ГОСТ;
- спецификация;
- сертификат качества;
- доверенность.
Как заполнить приказ об утверждении результатов инвентаризации?
По итогам инвентаризации необходимо принять окончательное решение, для чего руководитель предприятия (или индивидуальный предприниматель) издает приказ об утверждении результатов инвентаризации, образец заполнения которого мы рассмотрим ниже.
В приказе отображается следующая информация:
- наименование компании или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
- дата составления и порядковый номер приказа;
- место проведения инвентаризации (это может быть организация в целом, структурное подразделение, торговая точка, склад и др.);
- причина инвентаризации:
- плановая (перед составлением годовой отчетности, в связи с требованием учетной политики компании за отчетный период);
- внеплановая (смена материально ответственных лиц, кража, продажа имущества, стихийное бедствие или другие причины);
- контрольная или повторная (в целях подтверждения достоверности проделанных контрольных мероприятий);
- все инвентаризационные документы, на основании которых выносится решение (акты инвентаризации, сличительные ведомости, ведомости учета результатов ревизии и прочие документы);
- необходимость устранения расхождений и нарушений, обнаруженных при инвентаризации;
- требование об отражении в бухгалтерском и налоговом учете итогов контрольных мероприятий;
- цель приказа (утверждение результатов ревизии);
- срок, к которому необходимо устранить замечания;
- назначение исполнителя и ответственных за выполнение данного приказа лиц (это может быть административный персонал, материально ответственные лица, работники бухгалтерии).
Читать дальше: Лицо утратившее свою собственность по решению суда
Приказ об утверждении результатов инвентаризации подписывается руководителем, а также главным бухгалтером и всеми сотрудниками, поименованными в данном распоряжении, в целях ознакомления. Все материалы передаются в бухгалтерию для исполнения. Приказ служит основанием для проведения в бухучете окончательных итогов и одновременно помогает руководителю проконтролировать выполнение всех необходимых мероприятий. В случае его неисполнения выносится решение о наказании виновных лиц.
Законодательно унифицированная форма данного приказа не предусмотрена, поэтому форму можно разработать самостоятельно с учетом специфики деятельности фирмы или ИП и особенностей проведения инвентаризации. Каждая компания имеет право утвердить шаблон приказа и сделать его обязательным к применению. Он может быть оформлен на фирменном бланке или обычном листе бумаге.
Как заполнить акт инвентаризации товаров
В акте инвентаризации товаров указываются реквизиты хозяйствующего субъекта, проводящего сличительную проверку, а также все реквизиты самого мониторинга: что послужило основанием проверки, дата начала проверки, состав комиссии и согласие инспектируемых лиц.
В табличной части акта инвентаризации товаров указываются наименование товаров, их учетное и фактическое количество, цена и стоимость. В случае несовпадения этих данных разница включается в соответствующую графу акта. При недостаче товара при инвентаризации заполняются количественные и суммовые показатели графы «недостачи».
В обязательном порядке суммируются итоги.
Правильность зафиксированных в акте данных подтверждается подписями всех членов комиссии и инспектируемых лиц. После этого фактически наличествующие товары принимаются под ответственность инспектируемым либо иным лицом, а сам акт передается для принятия решения руководителю.
Учет недостачи товара у покупателя и поставщика
Если недостачу обнаружил покупатель, то сумма претензий, предъявляемых продавцу, отражается по дебету счета 76.2 «Расчеты по претензиям» и кредиту 60 счета «Расчеты с поставщиками». К учету принимают только то количество продукции, которая фактически была поставлена.
Если разница будет установлена уже после принятия продукции к учету, то данные нужно будет изменить.
Продавцу в случае обнаружения недостачи при приемке товара нужно будет сделать запись о стоимости фактически поставленных товаров. Сложности могут возникнуть в том случае, если недостача была обнаружена уже после приемки товара. В этом случае порядок действий будет зависеть от того, когда была обнаружена недостача:
| Когда обнаружена недостача | Что делать |
| Недостача выявлена в конце отчетного периода, но в текущем календарном году | В этом случае потребуется определить излишне начисленные прибыль, налоги и себестоимость. |
| Недостача выявлена уже в следующем году | При таких обстоятельствах отчетность за прошедший год уже может быть сдана в контролирующие органы. Завышение доходов организации о продажи придется изменить путем отражения данной суммы в прочих расходах, а себестоимость – через доходы. Изменения вносятся датой начала претензии. |
Как правильно заполнить
Лист акта недостачи товара заполняют следующим образом: В шапке указывается вся информация, чтобы успешно найти поставщика. В основной части прописывается вся фактология: место «происшествия», кто состоит в комиссии, номер накладной, по которой прибыл груз.
При доставке на поезде указывается номер вагона, или номер контейнера, если груз прибыл в нем. Словом, необходимо как можно точнее идентифицировать средство доставки.
Далее указывают грузоотправителя и получателя, станцию отправки и назначения. Затем описывают факт недостачи: какого груза и в каких количествах не хватает, каково состояние пломб контейнера (чтобы выявить несанкционированное вскрытие груза при случае).
Не лишним будет сослаться на договор акта недостачи товара (договор поставки), или иной документ, по которому производился заказ, а также подсчитать стоимость всего недостающего товара (включая НДС). Перечисление единиц товара удобнее всего оформлять нумерованным списком или таблицей.
В завершении пишут, что товар был выгружен и поступил на склад для хранения. Прописывают название склада.
Акт недостачи товара при приемке
Итак, если при приеме товара выявлено несоответствие сведений, указанных в товаросопроводительных документах, необходимо составить акт, который будет являться основанием для предъявления претензий поставщику.
Акт недостачи может быть составлен как по форме, разработанной для этих целей компанией своими силами, так и по ранее предусмотренным унифицированным формам № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. Кроме того, унифицированные формы можно использовать, как образец при разработке собственной формы. Необходимо учитывать, что акт в любом случае должен содержать все обязательные реквизиты.
Акт о выявлении недостачи (образец) мы приведем в конце статьи. В шапке документа целесообразно заполнить реквизиты организации: наименование, адрес, номер телефона, структурное подразделение. Рядом с наименованием документа целесообразно указать номер документа и дату его составления.
Основная часть документа содержит следующую информацию:
- Место приемки товара;
- Данные грузоотправителя (наименование, адрес, телефон);
- Данные производителя, поставщика, страховой компании (если это необходимо);
- Данные документов (номер и дата составления): договора, счет-фактуры, акта и др;
- Способ доставки и дата отправления товара;
- Дата отправления товара со склада или станции отправления.
Далее в акт можно включить таблицу для фиксации расхождения в массе товара, которое было обнаружено на складе получателя товара. В таблице необходимо зафиксировать, какое количество мест, масса (брутто, тара, нетто), степень заполнения указаны в документах отправителя груза и поступило фактически, указать расхождения.
Затем необходимо заполнить таблицу, где зафиксировать количество товара, указанное в документах поставщика и количество товара, поступившее фактически. В таблицу необходимо внести следующую информацию:
- Наименование товара;
- Номер места;
- Наименование и код по ОКЕИ единицы измерения;
- Какое количество товара значится по документам поставщика: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
- Фактическое наличие товара: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
- Брак (количество, сумма), бой (количество, сумма);
- Отклонения: недостача (количество, сумма) или излишки;
- Номер паспорта.