Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «6-НДФЛ: инструкция по заполнению и пример». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
До 1 марта 2021 года все налоговые агенты обязаны сдать отчёт по форме 6- НДФЛ. Данные строки 040 «Сумма исчисленного налога», пожалуй, самые важные в отчёте. И всегда заполнение этой строки вызывает вопросы и споры.
Как заполнить строку 040 в отчёте 6-НДФЛ за 2020 год
Новый бланк 6-НДФЛ утверждён приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@. Последние изменения в него были внесены 28.09.2021 (приказ ФНС № ЕД-7-11/845@). Впервые обновлённую форму нужно заполнять, отчитываясь за 2021 год, то есть до 1 марта 2022 года.
С прошлого года в форму входят сведения, ранее подававшиеся в справке 2-НДФЛ, которая уже отменена. Последние же обновления, вступившие в силу с 2022 года, связаны в основном с изменением порядка исчисления налога с дохода в виде дивидендов. По новым правилам налог на прибыль, удержанный с дивидендов, полученных российской организацией, засчитывается при определении НДФЛ учредителя этой организации. Обновлённый расчёт 6-НДФЛ содержит и другие небольшие изменения. О новшествах мы подробнее расскажем, когда будем рассматривать порядок заполнения документа.
Новая форма по-прежнему состоит из титульного листа, двух разделов и приложения, практически повторяющего бывшую справку 2-НДФЛ, хотя и с некоторыми отличиями. Если отчёт подаётся за квартал, полугодие или 9 месяцев, заполнять нужно только титул, Разделы 1 и 2. Приложение заполняется лишь при представлении 6-НДФЛ за год, а также при ликвидации / прекращении деятельности ИП с работниками.
Приложение (бывшая справка 2-НДФЛ)
Как было сказано выше, теперь в 6-НДФЛ в виде приложения включены данные справки 2-НДФЛ. Порядок заполнения этого приложения по окончании 2021 года практически такой же, как и в прошлом году, хотя есть и небольшие изменения.
Приложение к форме 6-НДФЛ содержит сведения о доходах и суммах налога физических лиц за год. Заполняется оно в отношении каждого человека отдельно и заменяет справку 2-НДФЛ.
Прежде всего нужно указать уникальный порядковый номер справки и номер корректировки «00», если она не производится. Если подаётся корректировка, указывается номер первичной справки и номер корректировки «01», «02» и т.д. Если нужно аннулировать ранее поданные данные, указывается номер корректировки «99».
Далее в справке идут четыре раздела и Приложение. Рассмотрим их заполнение.
Когда значения совпадают
Показатели, отражающиеся в строке 040 и 070, могут быть равны только в следующих случаях:
- Согласно локальному акту, заработная плата сотрудникам выплачивается в последний день месяца, за который начислена. Тогда значение по ячейке 040 должно равняться строке 070;
- в текущем периоде работодатель делал только те выплаты, которые начисляются в момент выплаты;
- в текущем периоде нет ситуаций по переносу дат на следующий месяц.
Если зарплата каждый месяц начисляется и выдается в последний день месяца, то дата начисления НДФЛ и дата удержания будут совпадать. Тогда и показатели в 6 НДФЛ по 040 и 070 должны будут также совпадать по строкам.
На заметку! Несовпадение контрольных соотношений в 6 НДФЛ по строке 070 и строке 040 и 070, не будет правонарушением. Проверяющие не смогут «придраться» к этому нюансу. Никаких неприятных налоговых последствий работодателю не грозит.
В таблице ниже приведены даты, когда НДФЛ начисляется и НДФЛ удерживается:
| Вид выплаты | Дата, когда подоходный сбор начисляется | Дата, когда походный сбор удерживается |
| Вознаграждение за труд | Последний день месяца | День его выдачи или следующие день |
| Средства при увольнении работника | Его последний рабочий день | Аналогично |
| Выплаты по листкам нетрудоспособности или за ежегодный отпуск | В день, когда средства получены работником | В день, когда средства получены работником |
| Дивиденды | Дата их получения работником на руки | Дата их получения работником на руки |
| Расходы по командировке | Последний день месяца, когда подписан авансовый отчет | Дата получения средств работником на руки |
| Доход, который уплачен в натуральной форме | Дата, когда доход передан в руки работнику | День, когда происходит ближайшая выплата дохода в денежном эквиваленте |
Пример заполнения ячейки №040
Выплата заработных плат в ООО «Ромашка» производится 8 числа месяца, следующим за месяцем начисления. За первый квартал доходы составили:
- январь – 15900 рублей;
- февраль – 18700 рублей;
- март – 18300 рублей.
Налоговые вычеты на эти доходы предоставлены не были. Соответственно начисление НДФЛ за первый квартал будет производиться следующим образом:
| № ячейки | Указываемые сведения |
| 010 | 13% |
| 020 | 52900 рублей (сумма, полученная путём сложения доходов за каждый месяц 15900 + 18700 + 18300) |
| 030 | – |
| 040 | 6877 рублей (52900*13%) |
| 050 | – |
Допустимые нормы и искажения
ВАС РФ указал, что Налоговым кодексом не требуется округление налогов в декларациях по «упрощенке». В связи с этим он признал п. 2.11 Порядка заполнения декларации не действующим. Он посчитал его противоречащим ст. 346.20 НК РФ, поскольку так меняется налоговый платеж в бюджет.
Кроме того, изменение налогового платежа путем округления не соответствует нормам п. 1 ст. 3 кодекса, которые гласят, что каждый обязан платить установленные законом налоги.
Тем не менее, по отдельным налогам необходимо соблюдать правило округления. Ведь решение суда затронуло только налог, уплачиваемый при УСН. По отношению к другим налогам нормативно-правовые акты не менялись. Так, Налоговым кодексом установлено требование к округлению НДФЛ до полных рублей.
Как видно, спорных ситуаций с отражением в налоговой отчетности сумм с копейками или без них предостаточно. Разбираясь в этом вопросе самостоятельно, юристы доходят до судебных разбирательств. И только на практике выясняется, как же делать правильно.
Массу вопросов по заполнению обычно поднимают новые формы отчетов. Исключением не стал в этом и введенный с 2021 года Расчет 6-НДФЛ. Его оформление предполагает использование как точных показателей, выражаемых дробями, так и округленных. Сложность состоит в том, какие именно суммы необходимо отражать в полных рублях, а какие с копейками.
Составление расчета 6-НДФЛ
Расчет по форме 6-НДФЛ, состоит из:
- Титульного листа;
- Раздела 1 «Обобщенные показатели»;
- Раздела 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».
Расчет по форме 6-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного налога на доходы физических лиц, содержащихся в регистрах налогового учета.
Формирование расчета по форме 6-НДФЛ в программе производится в автоматическом режиме. Для корректного формирования расчета необходимо, чтобы в программе были:
- отражены все доходы, полученные физическими лицами за налоговый период;
- введены сведения о праве на налоговые вычеты (стандартные, профессиональные, имущественные, социальные, авансовые платежи по НДФЛ) и отражены фактически предоставленные вычеты;
- рассчитаны и учтены суммы исчисленного, удержанного налога.
Перед подготовкой отчетности обязательно надо проверить актуальность релиза программы (необходимо убедиться, что программа обновлена последним релизом).
При подготовке сведений можно воспользоваться для анализа отчетами «Сводная» справка 2-НДФЛ, Регистр налогового учета по НДФЛ,Контроль сроков уплаты НДФЛ, Проверка разд. 2 6-НДФЛ, Удержанный НДФЛ (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам).
В программе для составления расчета по форме 6-НДФЛ предназначен регламентированный отчет 6-НДФЛ (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность) (рис. 1).
Для составления отчета в рабочем месте 1С-Отчетность:
- введите команду для создания нового экземпляра отчета по кнопке Создать;
- выберите в форме Виды отчетов отчет с названием 6-НДФЛ и нажмите на кнопку Выбрать.
Представление расчета по форме 6-НДФЛ в налоговый орган
Российские организации, имеющие обособленные подразделения, в отношении доходов, полученных работниками обособленных подразделений организации, а также физлицами по договорам гражданско-правового характера, заключенным с обособленными подразделениями, представляют расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган по месту нахождения таких обособленных подразделений.
Организация, имеющая обособленные подразделения, должна заполнять расчет по форме 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению, даже если они состоят на учете в одном налоговом органе (письмо ФНС России от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@).
Организация, имеющая обособленные подразделения в одном муниципальном образовании (т.е. у них один ОКТМО), должна заполнять расчет по форме 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению (письмо ФНС России от 19.11.2015 от № 03-04-06/66970).
Организации, отнесенные к категории крупнейших налогоплательщиков, в отношении доходов, полученных работниками по месту нахождения организации, а также физлицами по договорам гражданско-правового характера, заключенным по месту нахождения организации, представляют расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика. В отношении доходов, полученных работниками обособленных подразделений организации, а также физлицами по договорам гражданско-правового характера, заключенным с обособленными подразделениями, эти организации вправе выбрать, в какой налоговый орган представлять информацию – по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика или по месту учета организации по соответствующему обособленному подразделению (отдельно по каждому обособленному подразделению).
Обязанность по представлению в налоговый орган по месту своего учета (месту жительства) расчета по форме 6-НДФЛ у индивидуального предпринимателя возникает в случае, если он в соответствии со статьей 226 и пунктом 2 статьи 226.1 НК РФ признается налоговым агентом (письмо Минфина России от 10.05.2016 № 03-04-05/26580).
В случае ликвидации (реорганизации) организация представляет расчет в налоговый орган по месту своего учета за последний налоговый период, то есть за период времени от начала года до дня завершения ликвидации (закрытия) данной организации (Письмо ФНС России от 30.03.2016 № БС-3-11/1355@).
В случае ликвидации (закрытии) обособленного подразделения крупнейшего налогоплательщика, организация, отнесенная к категории крупнейших налогоплательщиков, представляет расчет по форме 6-НДФЛ в отношении работников данного обособленного подразделения в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика, либо по месту учета ликвидируемого (закрываемого) обособленного подразделения за последний налоговый период, то есть за период времени от начала года до дня завершения ликвидации (закрытия) обособленного подразделения (Письмо ФНС России от 02.03.2016 № БС-4-11/3460@).
Расчет по форме 6-НДФЛ представляется налоговыми агентами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи по установленным форматам.
При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек налоговый агент может представить расчет на бумажных носителях. Если количество превышает 10 человек, расчет представляется только в электронной форме (до 01.01.2020 предел составлял 25 человек).
Датой представления расчета считается:
- дата его фактического представления – если налоговый агент или его представитель лично передают сведения в налоговый орган;
- дата его отправки почтовым отправлением с описью вложения – при отправке расчета по почте;
- дата его отправки, зафиксированная в подтверждении даты отправки в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи оператора электронного документооборота.
Калькулятор налоговых вычетов
Выберите, пожалуйста, год и внесите Ваши доходы и расходы (округленные до рублей) за этот год. Калькулятор рассчитает примерные цифры, основываясь на допущениях. Калькулятор рассчитает итоговую сумму налога к возврату (а не сумму налогового вычета, на которую уменьшается налоговая база). Все итоговые поля рассчитывают результат для данного, выбранного года, кроме последнего поля (внизу) «Всего налогов к возврату, переносимых на следующий год».
Примечания:
1) Если Вы уже использовали часть вычета по жилью, вводите не общую стоимость и сумму процентов, а значения за вычетом уже предоставленного в прошлых периодах вычета. Если у Вас, кроме жилья, есть вычеты по обучению или лечению, сначала будут рассчитаны вычеты по лечению и обучению, а вычеты по жилью будут рассчитаны как перенесенные на следующий год. По жилью, оформленному до 2014 года, вычет по процентам по ипотеке предоставляется без ограничения, а по жилью, оформленному начиная с 2014 года (включая 2014 год), лимит налога к возврату по процентам по ипотеке составляет 390 000 рублей.
2) Существует лимит налоговых вычетов по лечению (за исключением дорогостоящего) и своему обучению вместе. Поэтому, если у Вас есть и тот и другой вычет, калькулятор рассчитает их с учетом лимитов по каждому вычету и общего лимита.
>
Строка 130 в 6-НДФЛ — что туда входит и как ее заполнить?
Строка 130 6-НДФЛ — что туда входит?
Подсказки по строке 130
Итоги
Удержанный налог в строке 070 6-НДФЛ и 2-НДФЛ
Показатель «удержанная сумма налога» есть не только в 6-НДФЛ, но и в справках 2-НДФЛ. В справках общую сумму удержанного НДФЛ надо заполнить в разделе 5 в поле «Сумма налога удержанная».
В приказах ФНС нет никаких особенностей, как заполнить удержанную сумму налога. А значит, порядок заполнения должен быть одинаковый.
В письме от 02.03.15 № БС-4-11/3283 ФНС России пришла к выводу, что удержанный НДФЛ надо отразить в справке 2-НДФЛ в том налоговом периоде, за который был исчислен НДФЛ.
Не сравнивайте удержанный НДФЛ в расчете с тем же показателем в справках 2-НДФЛ. Например, НДФЛ с зарплаты за декабрь, которую выдали в январе, компания заполняет в справках как удержанный. А в строке 070 расчета показывает только НДФЛ, который смогла удержать в налоговом периоде.
Особенности строк 160 (ранее 070) и 170 (ранее 080) отчета 6-НДФЛ
Строки 160 (ранее 070) и 170 (ранее 080) тоже относятся к разряду «нарастающих» в отчете 6-НДФЛ. Для рассмотренного примера их заполнение необходимо производить с учетом следующего:
- По строке 170 — указать подоходный налог, рассчитанный со стоимости выданного пенсионеру подарка, что составляет 1 820 руб. ([18 000 руб. – 4 000 руб.] × 13%). В полугодовом 6-НДФЛ эта сумма появится только в том случае, если налоговый агент никаких денежных доходов пенсионеру после выдачи подарка выплачивать не будет. Если существует вероятность получения пенсионером до конца года каких-либо денег от бывшего работодателя, не удержанный до конца года НДФЛ от стоимости подарка попадет в строку 170 только в годовом 6-НДФЛ.
- По строке 160 — отразить удержанный налог, величина которого зависит от «переходящих» выплат (к примеру, когда сроки получения «зарплатных» доходов и удержание соответствующей суммы НДФЛ приходятся на разные отчетные периоды) и возможности налогового агента удержать налог из доходов получателей дохода в натуральной форме (в примере это подарок пенсионеру).
Подробнее о нюансах формирования строки 160 (ранее 070) расскажет этот материал.
Какие строки 6-НДФЛ заполняются нарастающим итогом
С 2021 года строки 6-НДФЛ, в которых показатели накапливают значения от периода к периоду в течение календарного года, располагаются во 2-м разделе и отражают:
- начисленные доходы (стр. 110-113);
- количество физлиц — получателей доходов (стр. 120);
- сумму предоставленных налоговых вычетов (стр. 130);
- сумму НДФЛ: начисленную (стр. 140), удержанную (стр. 160), не удержанную (стр. 170), излишне удержанную (стр. 180), возвращенную (стр. 190);
- фиксированный аванс (стр. 150).
В форме до 2021 года нарастащим итогом заполняли показатели в 1-м разделе отчета:
- обобщенные суммы начисленного дохода (стр. 020, 025);
- совокупную величину налоговых вычетов (стр. 030);
- исчисленный (стр. 040, 045) и удержанный (стр. 070) НДФЛ;
- количество физлиц (стр. 060);
- НДФЛ, не удержанный налоговым агентом (стр. 080) и возвращенный физическим лицам на основании ст. 231 НК РФ (стр. 090).
На этом перечень «нарастающих» строк в 6-НДФЛ заканчивается — все суммовые строки 1-го раздела НДФЛ-отчета (до 2021 года — 2-го раздела) представляют собой не что иное, как квартальную календарную и суммовую детализацию доходов и НДФЛ. Охват показателей здесь ограничен тремя месяцами отчетного периода, и о нарастающем характере их формирования речь не идет.
Сопоставление в 6-НДФЛ стр. 040 и 070
В расчете 6-НДФЛ строки 040 и 070 «Сумма удержанного налога» совпадают далеко не всегда. Расхождения возникают из-за порядка признания доходов и отражения выплат в отчетности:
- По стр. 020 показывают начисленные доходы периода, однако их выплата физлицам, а значит, и удержание исчисленного с них налога, указанного в стр. 040, может приходиться на следующий отчетный период. По стр. 070 показывают налог, удержанный при выплате доходов в отчетном периоде. Допустим, начислили и показали в 1 квартале по строкам 020 и 040 зарплату и исчисленный НДФЛ за январь-март, но в стр. 070 мартовский налог не войдет, так выплата зарплаты и удержание налога произошли в апреле, т.е. в следующем квартале.
- В стр. 070 может отражаться налог, удержанный с выплат за предыдущий период, начисленных и признанных доходами ранее, но выплаченных сотрудникам лишь в текущем отчетном периоде, например, с зарплаты за декабрь прошлого года, выплаченной в январе текущего. Другой пример: июньская зарплата выдана в июле – в стр. 040 июньский налог будет показан в отчете за 1 полугодие, а по стр. 070 – в отчете за 9 месяцев.
Если в 6-НДФЛ строка 070 больше строки 040, или наоборот – это не ошибка. Показатели этих строк чаще всего не совпадают и контрольными соотношениями они не проверяются.
Сверка данных формы 6-НДФЛ со сведениями в форме 2-НДФЛ
Ввиду того, что 2-НДФЛ оформляется на каждого сотрудника отдельно, обязательно нужно проверить равенство между показателем в строке 060 6-НДФЛ и количеством оформленных 2-НДФЛ.
Таблица 3. Контрольные соотношения между 6-НДФЛ и 2-НДФЛ
| Строка 6-НДФЛ | Название раздела 2-НДФЛ (суммарно по каждому сотруднику) |
| 020 | Итоговая сумма дохода |
| 025 | Прибыль по дивидендам |
| 040 | Исчисленная сумма налога |
| 080 | Сумма налога, не удержанная налоговым агентом |
| 060 | Количеству оформленных справок |