Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как формируются личные дела сотрудников?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работодатель обязан вести личные дела сотрудников, если это прямо предписано нормативными актами. Например, такое требование установлено для органов исполнительной власти. У тех компаний, кто не попадает под действие таких актов, обязанности вести личные дела сотрудников нет. Однако иногда работодатели начинают их формировать по своей инициативе. В таком случае они сами составляют перечень документов, которые нужно включить в личное дело. Но при этом важно соблюдать закон о конфиденциальности персональных данных.
Итак, по той или иной причине в компании решено формировать личные дела работников. Прежде всего нужно составить локальный нормативный акт, который определит важные моменты и правила. Это может быть стандарт или положение. В нем целесообразно отразить все нормы оформления личных дели и состав документов.
Главное правило: не стоит собирать лишнюю информацию о сотруднике про запас — только то, что действительно важно. Иначе будут нарушены принципы работы с персональными данными.
Новые сроки хранения документации
Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.
Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:
|
Документ |
Новый срок |
Старый срок |
|
Договор дарения имущества |
До ликвидации компании |
Постоянно |
|
Договор лизинга |
5 лет по окончании срока договора или выкупа объекта лизинга |
Постоянно |
|
Документы по залогу недвижимого имущества |
10 лет |
Постоянно |
|
Договор мены недвижимого имущества |
До ликвидации компании |
5 лет |
|
Договор поручения |
10-15 лет в зависимости от вида имущества |
5 лет |
|
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества |
10 лет |
5 лет |
|
Паспорт сделки |
15 лет |
Постоянно |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности |
5 лет при условии погашения задолженности |
5 лет |
|
Счета-фактуры |
5 лет |
4 года |
|
Документы о выплате зарплаты (если ведутся лицевые счета) |
6 лет |
5 лет |
|
Реестр сведений о доходах сотрудников |
5 лет |
75 лет |
|
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, страхвзносов и иных бюджетных платежей |
5 лет |
Не установлен |
|
Справка о состоянии расчетов с бюджетом |
5 лет |
Не установлен |
|
РСВ |
50 лет |
Не установлен |
|
Документы по переоценке ОС и амортизации |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Постоянно |
|
Документы о списании ОС и НМА |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Постоянно |
|
Акты приема-передачи недвижимого имущества новому владельцу |
5 лет после выбытия объекта |
Постоянно |
|
КУДиР при УСН |
5 лет |
Постоянно |
Документы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, кадровом учете
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Реестры федеральных государственных служащих, государственных служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: | (1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет | |
| а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; | 50/75 лет ЭПК | |
| б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; | 5 лет (1) | |
| в) о служебных проверках; | 5 лет | |
| г) о направлении в командировку работников; | 5 лет (1) | |
| д) о дисциплинарных взысканиях | 3 года | |
| Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении | 50/75 лет ЭПК | – |
| Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем | 3 года | – |
| Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв: | – | |
| а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей; | 15 лет | |
| б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв; | 5 лет | |
| в) конкурсные бюллетени | 5 лет | |
| Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании): | – | |
| а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор; | 3 года | |
| б) лиц, не принятых на работу | 1 год | |
| Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации | 5 лет | – |
| Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных: | (1) После замены новыми | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | 3 года (1) | |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года (1) | (1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором |
| Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Должностные регламенты (инструкции) работников | 50/75 лет | – |
| Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих | 50/75 лет ЭПК | – |
| Личные дела руководителей и работников организаций (1) | 50/75 лет ЭПК | (1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации |
| Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления) | 50 лет | – |
| Характеристики, справки об объективных сведениях на работников | 5 лет | – |
| Листы собеседования, стажировочные листы водителей | 5 лет | – |
| Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования (1) | (1) Невостребованные работниками – 50/75 лет |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника | 50/75 лет | – |
| Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 1 год | – |
| Отчеты работников о командировках | 5 лет ЭПК | – |
| Графики отпусков | 3 года | – |
| Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий | 3 года | – |
| Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников | 3 года | – |
| Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими | 5 лет | – |
| Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе | 5 лет | – |
| Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе | 5 лет (1) | (1) После снятия с учета |
| Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе | 5 лет | – |
| Кодексы профессиональной этики: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним | 1 год | – |
| Списки: | – | |
| а) членов руководящих и исполнительных органов организации; | Постоянно | |
| б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; | Постоянно | |
| в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий; | Постоянно | |
| г) работников, прошедших аттестацию; | 5 лет | |
| д) кандидатов на выдвижение по должности; | До замены новыми | |
| е) совмещающих работу с получением образования; | 5 лет | |
| ж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку; | 5 лет | |
| з) лиц, выезжающих за границу | 5 лет | |
| Книги, журналы, карточки учета, базы данных: | – | |
| а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; | 50/75 лет | |
| б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); | 50/75 лет | |
| в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; | 50/75 лет | |
| г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; | 5 лет | |
| д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; | 5 лет | |
| е) лиц, подлежащих воинскому учету; | 5 лет | |
| ж) отпусков; | 5 лет | |
| з) прихода и ухода работников, местных командировок; | 1 год | |
| и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации; | 50/75 лет | |
| к) выдачи служебных заграничных паспортов | 5 лет |
Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Квалификационные требования, профессиональные стандарты: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Типовые дополнительные профессиональные программы: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Учебные планы, задания | 5 лет | – |
| Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке: | – | |
| а) по месту разработки; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий | 5 лет | – |
| Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников | 5 лет | – |
| Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников | 5 лет | – |
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним | 10 лет | – |
| Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | 5 лет | – |
| Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам | 5 лет | – |
| Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности | 5 лет | – |
| Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов | 50 лет | – |
| Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 год | – |
| Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет | – |
| Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 3 года | – |
| Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации | 1 год | – |
| Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам | 5 лет | – |
| Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся | 5 лет | – |
| Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации | 3 года | – |
| Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации | 3 года | – |
Вопрос первый: может ли сотрудник запрашивать документы у своего прежнего работодателя?
Исходя из буквального толкования статьи 62 ТК РФ, за получением копий документов может обратиться именно работник. Однако в связи с упоминанием в статье обязанности предоставлять копии приказов об увольнении с работы, суды нередко трактуют данное положение как обязанность выдать документы и уволенному сотруднику в том числе. При этом не важно, в какой срок после прекращения работы бывший работник обратился за документами.
Такой подход к трактованию положений данной статьи использовал Омский областной суд в Апелляционном определении от 11 июля 2012 года по делу № 33-4169/12. В этом определении суд отдельно отметил, что не имеет значения срок, в течение которого бывший работник обратился за выдачей копий документов, связанных с работой, поскольку законодательством не предусмотрено ограничения ни по периоду, ни по сроку давности при обращении работника или бывшего работника за документами, связанными с трудовой деятельностью в организации. В решении Челябинского областного суда от 13 сентября 2017 года по делу № 7-2192/2017 также делается акцент на том, что в Трудовом кодексе нет ограничения периода времени, в течение которого бывший работник может обратиться за получением копий документов, связанных с работой. На основании этого, суд обязал работодателя предоставить бывшему работнику документ, за выдачей которого он обращался.
Вопрос пятый: какие документы, по мнению суда, можно точно не предоставлять?
Формируется подход, когда суд не считает нарушением прав работника непредоставление работодателем копий локальных нормативных актов или коллективных трудовых договоров и соглашений, а также материалов служебных проверок. Суды исходят из того, что трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя только ознакомить работника с такими документами под роспись, и, соответственно, работодателю не требуется выдавать копии данных документов. Подобную трактовку статьи 62 ТК РФ можно встретить в Апелляционном определении Краснодарского краевого суда от 29 ноября 2018 года по делу № 33-43209/2018, в Апелляционном определении судебной коллегии по гражданским делам Свердловского областного суда от 11 января 2019 года по делу № 33-182/2019 и в Апелляционном определении судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Республики Дагестан от 29 марта 2017 года по делу № 33-1365/2017.
Более того, в Апелляционном определении судебной коллегии по гражданским делам Волгоградского областного суда от 16 марта 2018 года по делу № 33-3884/2018 судебная коллегия детализировала перечень документов, которые не обязан предоставлять работодатель. Так, по мнению судебной коллегии, статья 62 ТК РФ не обязывает работодателя выдавать копии коллективных договоров, соглашений и локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, положения об оплате труда, положения о премировании, положения об отпусках), которые регулируют трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Справки и другие документы
Справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца. После расторжения трудового договора работник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для постановки на учет он должен представить в том числе справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона N 1032-1). Такую справку работодатель выдает не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему работника. Поскольку форма такой справки на федеральном уровне не утверждена, работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Если же и такая форма не установлена, то справка может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 N 182н. Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления.
При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.
Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.
Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР — не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).
А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.
При этом сведения персонифицированного учета и о трудовом стаже выдаются по заявлению работника о выходе на трудовую пенсию в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления.
Предоставляются такие сведения также в день увольнения работника или прекращения гражданско-правового договора, если с вознаграждения по нему отчислялись страховые взносы. В данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений.
Документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, копия которого предоставляется работнику, составляется по форме СЗВ-6-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192.
Ответственность за сохранность документов организации и ИП
Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.
Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.
Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.
Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.
Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.
Из чего состоит (структура)
Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.
Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:
- согласие на обработку персональных данных;
- копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
- заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
- справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
- трудовой договор (экземпляр работодателя);
- копию приказа о приеме на работу;
- договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
- договор о материальной ответственности и т. д.
В период работы досье пополняют:
- аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
- копии документов о повышении квалификации;
- копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.
Заявление о выдаче документов, связанных с работой
Как правильно написать и направить заявление о выдаче документов, связанных с работой?
Очень часто в нашей жизни необходимо предоставить в тот или иной орган копию документа, связанного с работой. И касается это не только трудовых книжек, но и копий трудового договора, приказов и финансовых документов.
Обязанность работодателя выдавать копии документов, связанных с работой, установлена статьей 62 Трудового кодекса РФ. Такая обязанность работодателя возникает на основании письменного заявления работника.
Заявление подается в письменной форме и должно содержать:
- адресата (заявление подается на имя работодателя);
- сведения о работнике (от кого подается заявление);
- перечень необходимых документов;
- дата подачи заявления и личная подпись работника.
Какие документы входят в личное дело сотрудника
В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):
Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):
Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.
Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.
Список документов, входящих в личное дело сотрудников в 2020 году
Для того чтобы не нарушать законодательство России каждому работодателю рекомендуется лично ознакомить кадровиком со списком бумаг, которые должны быть в ЛД каждого работника.
В данный перечень документов в 2020 году входят такие основные бумаги как:
- трудовой договор, подписанный сотрудником, а также сопутствующие ему дополнительные соглашения (если таковые имеются);
- приказы о наложении взысканий или же поощрениях от начальства;
- договор об индивидуальной материальной ответственности работника, если его должность предусматривает наличие данного документа;
- подписанное работником соглашение о неразглашении сведения, которые являются тайной фирмы;
- акты нарушения трудовой дисциплины;
- объяснительные, а также докладные записки;
- приказ о приёме на работу.
Каждая дополнительная справка подшивается кадровиком в папку в строго хронологическом порядке, после чего он составляет опись документов (это обязательный пункт, несоблюдение которого может привести к штрафным санкциям).
Стоит отметить, что документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, для проверки трудовой инспекцией – должны обязательно дополняться подписанным им согласием на обработку его персональных данных.
Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т. п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.
Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.
Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у
Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.
Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017
Директор И. И. Зеленов
Выписка верна
Секретарь Белова О. Е. Белова
20.09.2017
Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
Выписка
из трудовой книжки серии XХ № 211111
|
Фамилия |
Серов |
||||||
|
Имя |
Дмитрий |
||||||
|
Отчество |
Олегович |
||||||
|
Дата рождения |
14.02.1990 |
||||||
|
Образование |
Среднее профессиональное |
||||||
|
Профессия, специальность |
техник |
||||||
|
Дата заполнения |
11.05.2012 |
||||||