Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная проверка в организации : полномочия работодателя.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На сегодняшний день нет стандартного унифицированного образца приказа о служебном расследовании в отношении провинившегося работника. Предприятия и организации могут писать его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри предприятия, исходя из его потребностей (в этом случае форма приказа должны быть утверждена в четной политике фирмы).
Служебная проверка в организации : полномочия работодателя
Н.И. Тимофеев, А.М. Ильина
Опубликовано в номере: Кадры предприятия N2 / 2004
ПОНЯТИЕ СЛУЖЕБНОЙ ПРОВЕРКИ В каждой организации рано или поздно возникают ситуации, когда работодатель вынужден принимать управленческие решения, негативным образом отражающиеся на отдельных работниках.
Речь идет, в частности, о привлечении работников к дисциплинарной или материальной ответственности, увольнении работников по некоторым предусмотренным Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами основаниям и других подобных ситуациях.
Заметим, что в число таких работников могут попадать и руководители организаций.
- Издание подобных распорядительных актов (приказов или распоряжений), оформляющих указанные решения работодателя, как следует из положений трудового законодательства, должно базироваться на установлении соответствующих фактических обстоятельств, с одной стороны, предопределяемых каждый раз непосредственно самой конкретной ситуацией, а, с другой, — оцениваемых с применением некоторых общих подходов.
- Именно этой цели, то есть установлению совокупности фактических обстоятельств, предшествующему принятию работодателем того или иного решения, и служит так называемый «институт служебной проверки».
Уточним, что единого порядка проведения служебных проверок в организациях ни Трудовым кодексом РФ, ни каким-либо другим общезначимым нормативным актом федерального уровня не установлено. К тому же сам термин «служебная проверка» законодательно закреплен лишь в нормативных актах, регулирующих прохождение отдельных видов государственной службы.
Тем не менее, в ряде достаточно крупных организаций со значительной численностью работающего в ней персонала применяются локальные нормативные акты, регламентирующие порядок проведения служебных проверок.
При этом нередко должностные лица, в первую очередь, из числа административно-управленческого персонала организации, сталкиваясь с необходимостью установления тех или иных обстоятельств (например, обстоятельств совершения работником дисциплинарного проступка), фактически проводят служебные проверки, не соотнося свои действия с нормами законодательства (без надлежащего документального оформления, используя недопустимое вторжение в частную жизнь работников и т.п.).
Наконец, нельзя не отметить и то обстоятельство, что результаты правильно проведенной служебной проверки, оформленные соответствующим образом, могут стать дополнительным доказательством правомерности действий работодателя в случае возникновения трудового спора.
В этой связи рассмотрим в общем виде некоторые вопросы, которые, как представляется, не следует оставлять без внимания работодателю при проведении служебных проверок.
Вопросы, связанные с расследованием несчастных случаев на производстве, регулирование которых осуществляется в соответствии со статьями 227 — 231 Трудового кодекса РФ и Федеральным законом от 24.07.
1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», в рамках данной статьи не рассматриваются.
ОБСТОЯТЕЛЬСТВА, ВЛЕКУЩИЕ НЕОБХОДИМОСТЬ ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОЙ ПРОВЕРКИ
К числу таких обстоятельств (случаев), по нашему мнению, можно отнести следующие: 1. Совершение работником дисциплинарного проступка (статьи 192, 193, 195 Трудового кодекса РФ).
При принятии решения о необходимости проведения служебной проверки работодателю, в первую очередь, нужно исходить как из характера совершенного проступка, так и из тех негативных последствий (в том числе материальных), которые возникли или могут возникнуть в связи с этим.
Также следует иметь в виду и то, какой именно вид дисциплинарного взыскания (увольнение, выговор или замечание) может быть применен к виновному работнику.
Например, проводить служебную проверку, конечно же, необходимо в случаях, когда речь может идти об увольнении по одному из оснований, предусмотренных статьей 81 Кодекса 1) по пункту 5 — за неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;
2) пункту 6 — за однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей, к числу которых относятся:
- прогул (подпункт «а»);
- появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения (подпункт «б»);
- разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей (подпункт «в»);
- совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, уполномоченного на применение административных взысканий (подпункт «г»);
- нарушение работником требований по охране труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий (подпункт «д»);
Организация процедуры
Чтобы начать мероприятия по проверке выявленных нарушений, нужно установить их характер. Процесс организации расследования будет различаться при дисциплинарном проступке и нанесении предприятию материального ущерба.
Статья 192 ТК РФ определяет, как правильно провести такое служебное расследование, если был установлен дисциплинарный проступок. Организация мероприятий будет предполагать следующее:
- Получение объяснений со стороны работника. Фиксировать информацию нужно письменно. Если же лицо откажется написать объяснительную записку, то об отказе составляется акт.
- Вынесение решения о дисциплинарном взыскании. Здесь учитывается объяснение сотрудника, мнение непосредственного руководителя, а также иные сведения, подтверждающие факт нарушения.
При этом нужно учитывать характер проблемы, причины появления таковой и обстоятельства, при которых работник нарушил те или иные правила трудового распорядка.
Говоря о мерах ответственности, которые ожидают работника в случае вынесения комиссией соответствующего решения, их характер зависит от вида проступка. Последствия могут быть несерьезными, в виде выговора или предупреждения, а также приводящими к уголовной ответственности.
С позиции трудового законодательства к сотруднику, нарушившему дисциплинарный порядок, могут быть применимы предупреждение, выговор и увольнение. Расторжение трудового договора допустимо не с первого проступка, за исключением некоторых случаев, например, прогула.
Еще один виде ответственности – материальная. Здесь предполагается взыскание ущерба, который причинил сотрудник. Порядок определяется также согласно ТК РФ (ст. 248) и предусматривает взыскание с работника суммы, не превышающей его среднемесячный заработок. Если ущерб крупный, то возможно удержание денег в несколько этапов.
Обжалование результатов
Оспаривание решений комиссии не регламентируется трудовым законодательством в рамках служебного расследования. Только локальный акт может устанавливать возможность обжалования. Однако предусмотрено оспаривание решений, принятых работодателем. Сюда относят не сам результат проверка, а именно заключительный акт, а решение в виде мер воздействия.
Например, по результатам расследования было принято решение уволить сотрудника. Тот с этим не согласен. Работник обращается в уполномоченный орган с заявлением и доказательствами того, что сам факт увольнения был допущен незаконно. Основание – необоснованное решение комиссии, отсутствие доказательств и так далее.
Обратите внимание! Сотрудники, которым необходимо обжаловать решение работодателя, могут обращаться в Трудовую инспекцию или суд.
Когда проводится служебное расследование
При любом отклонении от нормального порядка, когда необходимо разобраться в произошедшем, выявить причины, виновников, определить последствия.
Как правило, такая проверка проводится в случаях:
- недостачи при инвентаризации;
- жалобы со стороны клиентов или персонала;
- нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора или должностной инструкции;
- нарушения локальных актов (правил техники безопасности, пожарной безопасности и т. п);
- разглашения коммерческой информации;
- нанесения материально ущерба организации или работникам;
- получения и дачи взятки;
- иных злоупотреблений.
Этот перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен любым работодателем по своему усмотрению.
Действия комиссии и результаты ее работы
Собственно деятельность комиссии напрямую не регулируется, однако должна соответствовать целям расследования. Для применения материальной ответственности к работнику это будет установление размера ущерба и причин его возникновения. Отраслевые же акты могут устанавливать и регламент проведения проверок, регулируя включение в проверку определенных мероприятий, ее сроки (см. упоминавшийся выше порядок № 161).
В рамках своих полномочий комиссия:
- берет объяснения у работника, его коллег, непосредственного руководителя;
- составляет акты об отказах в даче объяснений, отсутствии работников на рабочем месте;
- исследует имеющиеся документы — как внутренние, так и полученные извне (судебные акты и акты административных органов, письма контрагентов и др.).
Результатом служебного расследования обычно становится заключение или акт комиссии, в котором последняя излагает свои выводы о предмете расследования:
- какое нарушение было совершено;
- к какой ответственности рекомендуется привлечь виновного работника.
Срок проведения служебного расследования
Срок проведения служебной проверки законом не установлен. Но привлечение сотрудника к дисциплинарному наказанию возможно не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что срок расследования (от даты обнаружения пропуска и до даты применения взыскания к сотруднику) не должен превышать 1 месяц.
В этот период не включается время, когда сотрудник болел или находился в отпуске и время, необходимое на учет мнения профсоюзной организации.
Максимальный срок проверки, с учетом указанных выше обстоятельств, не должен превышать 6 месяцев. Если проводилась ревизия или аудиторская проверка, срок проверки не должен превышать 2 лет (ч. 4 ст. 193 ТК РФ).
Возмещение ущерба по результатам служебного расследования
Оценка и возмещение по результатам служебного расследования ТК РФ прописывает в 248 статье. Если размер причинённого ущерба не превышает средней месячной заработной платы сотрудника, то взыскание денежных средств может быть произведено по решению руководства. Распоряжение работодателя делается в месячный период с момента точного установления объёма причинённого ущерба. По истечении месяца или несогласии виновного лица заплатить требуемую сумму в случае превышения месячного заработка решение о взыскании принимается исключительно судом.
На основании достигнутой договорённости наёмное лицо может добровольно возместить суммы, выявленные в процессе служебного разбирательства, ТК РФ допускает:
- в полном объёме одной суммой или по частям;
- с отсрочкой платежа на установленный срок;
- предоставлением равноценных активов;
- проведением ремонта испорченного имущества за счёт собственных средств.
Документально оформляется предоставлением письменного обязательства сотрудником с указанием формы и граничных сроков погашения задолженности. При увольнении с дальнейшим отказом от оплаты долга работодатель может осуществить взыскание в судебном порядке.
Привлечение виновного к материальной ответственности не исключает ответственности других видов:
- дисциплинарной со стороны нанимателя;
- уголовной со стороны государства.
Сроки проведения расследования
Согласно ст. №192 ТК РФ, в распоряжении управленца – всего один месяц на проведение расследования. Отсчет начинается с момента подписания Приказа.
Разбирательство может быть продлено вследствие нахождения сотрудника, в адрес которого предъявлены обвинения, в отпуске, либо на больничном.
Если комиссия не успела сделать выводы до окончания установленных сроков расследования, обвиняемый сотрудник не будет привлечен к дисциплинарной ответственности, даже если итоги расследования подтверждают его вину.
В течение полугода с момента оформления заключения можно применить наказание к провинившемуся сотруднику, если комиссионно было установлено необходимое количество фактов доказательства его вины.
Что такое дисциплинарный проступок?
Согласно ст. 192 ТК РФ под дисциплинарным проступком понимается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Трудовые обязанности, в свою очередь, определены трудовым договором и должностной инструкцией и представляют собой (в соответствии со ст. 15 ТК РФ) трудовую функцию, которую работник обязан лично выполнять за плату, соблюдая правила внутреннего трудового распорядка.
Обобщая опыт работодателей, можно назвать следующие виды проступков, совершение которых потенциально влечет наложение взыскания:
- нарушение внутреннего трудового распорядка (опоздание, неявка на рабочее место, ранний уход с работы);
- невыполнение или некачественное исполнение работником трудовой обязанности (жалобы со стороны клиентов или персонала);
- любое нарушение трудового договора или должностной инструкции (несоблюдение сроков и порядка выполнения установленных обязанностей);
- нарушения иных локальных актов (правил техники безопасности и пожарной безопасности);
- причинение материального ущерба (порча, недостача или необоснованная трата материальных средств);
- злоупотребление правом (например, сокрытие работником временной нетрудоспособности на день его увольнения).
Если в действиях виновного лица имеются признаки состава преступления, возможно уголовное преследование по следующим статьям УК РФ:
- кража (ст. 158);
- мошенничество (ст. 159);
- присвоение и трата (ст. 160);
- коммерческий подкуп (ст. 204);
- злоупотребление должностными полномочиями и превышение их (ст. ст. 285 и 286);
- получение и дача взятки (ст. ст. 290 и 291);
- служебный подлог (ст. 292);
- халатность (ст. 293).
Порядок проведения расследования
При некоторых видах правонарушений проведение расследования является обязанностью работодателя, в других же случаях оно является добровольной инициативой руководителя. Если такое расследование не провести, то сотрудник в дальнейшем сможет обжаловать дисциплинарное наказание, которому был подвергнут.
Однако процедура расследования достаточно трудоемкая и ответственная, поэтому для нее отдельным приказом назначается специальная комиссия. Основная ее задача: выяснение обстоятельств случившегося, беседы с предполагаемыми виновниками, установление степени их вины, подсчет нанесенного организации ущерба.
В состав комиссии должно входить не менее трех человек из разных подразделений компании. Все они должны быть достаточно квалифицированными и грамотными специалистами, чтобы провести расследование качественно, на должном уровне, разобрав все мотивы, причинно-следственные связи и прочие обстоятельства. При этом действовать нужно предельно аккуратно, не допуская нарушения прав работников. Как правило, в комиссию включаются:
- представитель внутренней службы безопасности,
- юрист,
- сотрудник бухгалтерского отдела или экономист,
- технический работник, например, инженер и т.п.
В комиссию может входить и руководитель компании.
- В начале слева или справа (не имеет значение) пишется название организации с указанием ее организационно-правового статуса (т.е. ЗАО, ОАО, ИП, ООО), а также дата и номер документа.
- После этого посередине вписывается слово «Приказ» и чуть ниже коротко передается его смысл (в данном случае, «о служебном расследовании»).
- Сначала сюда вносится «предисловие», то есть информация о нештатной ситуации (нарушении, проступке и т.п.) и допустившем ее сотруднике, указывается дата инцидента.
- Затем отдельными пунктами пишется собственно приказ. Здесь назначается состав комиссии (указываются должности сотрудников предприятия, их фамилии, имена, отчества) с выделением председателя и рядовых членов, прописываются их цели и задачи, а том числе составление заключения о проведенном расследовании.
- Отдельным пунктом назначается ответственное за выполнение приказа лицо.
- После этого в документ вносится ссылка на основание (с его номером и датой).
- В завершении приказ подписывается руководителем, а также всеми упомянутыми в нем работниками.
Затем располагается основная часть приказа.
Когда проводится проверка
Проведение служебного расследования осуществляется при происшествии на предприятии внештатной ситуации, в которой требуется разобраться. Примерный перечень поводов для возбуждения проверки:
- причинение ущерба имуществу предприятия:
- совершение кражи с территории организации;
- работник появился на рабочем месте в состоянии опьянения (наркотического или алкогольного);
- имело место со стороны сотрудника превышение его должностных полномочий (подписал документ, который не имел право подписывать);
- и другие.
Результаты расследования покажут, имеется ли в произошедшем событии вина кого-то из сотрудников и, если имеется, каков размер причинённого ущерба.
Как правило, за нарушения, в целях определения которых возникла необходимость проводить проверку, наказанием будет увольнение или выговор.
Порядок проведения расследования
При некоторых видах правонарушений проведение расследования является обязанностью работодателя, в других же случаях оно является добровольной инициативой руководителя. Если такое расследование не провести, то сотрудник в дальнейшем сможет обжаловать дисциплинарное наказание, которому был подвергнут.
Однако процедура расследования достаточно трудоемкая и ответственная, поэтому для нее отдельным приказом назначается специальная комиссия. Основная ее задача: выяснение обстоятельств случившегося, беседы с предполагаемыми виновниками, установление степени их вины, подсчет нанесенного организации ущерба.
В состав комиссии должно входить не менее трех человек из разных подразделений компании. Все они должны быть достаточно квалифицированными и грамотными специалистами, чтобы провести расследование качественно, на должном уровне, разобрав все мотивы, причинно-следственные связи и прочие обстоятельства. При этом действовать нужно предельно аккуратно, не допуская нарушения прав работников. Как правило, в комиссию включаются:
- представитель внутренней службы безопасности,
- юрист,
- сотрудник бухгалтерского отдела или экономист,
- технический работник, например, инженер и т.п.
На сегодняшний день нет стандартного унифицированного образца приказа о служебном расследовании в отношении провинившегося работника. Предприятия и организации могут писать его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри предприятия, исходя из его потребностей (в этом случае форма приказа должны быть утверждена в четной политике фирмы).
Приказ о расследовании должен включать в себя ряд основных сведений. Это:
- название компании-работодателя,
- персональные данные сотрудника: его должность, ФИО, информация о случившемся,
- ссылку на основание,
- сведения об ответственных за его исполнение лицах.
Составные части документа
Формулировки в теле документа будут зависеть от специфики сферы работы предприятия, а также от вида нарушения. В любом случае заполняющему акт необходимо придерживаться делового тона, не быть голословным. Для того чтобы бумага имела вес, в ней должны приводиться точные и достоверные данные.
Начинается акт стандартно: с указания реквизитов предприятия. Обычно его печатают на бланке организации. В середине находится наименование документа, ниже – город и дата составления.
Основная часть приложенного примера заполнения акта содержит:
- Основание. В этой графе должна приводиться ссылка на приказ о формировании комиссии.
- Перечисление должностей и ФИО председателя и членов комиссии в графах «составлен комиссией».
- Дату, когда началось описываемое действие (нарушение).
- В чем состоит суть предъявляемых претензий.
- Какие действия были приняты обвиняемым.
- Кто еще мог принимать участие в описываемых действиях.
- Выводы комиссии. Чаще всего они формулируются как виновность конкретного лица в прогуле, растрате или ином проступке. При этом меры наказания в акте не перечисляются. Принятие такого рода решения – за руководителем организации. В особо сложных ситуациях все бумаги передаются в судебные инстанции.
Когда требуется приказ
Приказ о проведении служебного расследования оформляют, чтобы провести в организации служебное расследование.
Служебные расследования проводят в организации по итогам недостачи, выявленной по результатам инвентаризации, по факту хищения, разглашения коммерческой или служебной тайны и любых других происшествий.
При некоторых видах правонарушений проведение расследования является обязанностью работодателя, в других же случаях оно является добровольной инициативой руководителя. Если такое расследование не провести, то сотрудник в дальнейшем сможет обжаловать дисциплинарное наказание, которому был подвергнут.
Однако процедура расследования достаточно трудоемкая и ответственная, поэтому для нее нужно назначить специальную комиссию. Основная ее задача: выяснение обстоятельств случившегося, беседы с предполагаемыми виновниками, установление степени их вины, подсчет нанесенного организации ущерба.
В состав комиссии должно входить не менее трех человек из разных подразделений компании. Все они должны быть достаточно квалифицированными и грамотными специалистами, чтобы провести расследование качественно, на должном уровне, разобрав все мотивы, причинно-следственные связи и прочие обстоятельства. При этом действовать нужно предельно аккуратно, не допуская нарушения прав работников. Как правило, в комиссию включают:
- представителя внутренней службы безопасности,
- юриста,
- сотрудника бухгалтерского отдела или экономист,
- технического работник, например, инженера и т.п.
В комиссию может входить и руководитель компании.
Основанием для издания приказа о проведении служебного расследования выступает докладная записка или представление от начальника отдела/руководителя подразделения, в котором обнаружилось нарушение.