Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: благодарность с занесением в трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Заметим, что объявление благодарности с занесением в трудовую книжку – не единственный вариант поощрения, связанного с благодарностью. Следует учитывать и то, что существует практика объявления благодарности без внесения сведений о ней в трудовую книжку.
Как правильно оформить запись
Данные вносятся в специальный раздел «Сведения о награждении». Вот инструкция, как внести благодарность в трудовую книжку (разд. 4 инструкции по заполнению ТК):
- В заголовке укажите полное наименование организации, сокращенное — при его наличии.
- В графе 1 внесите порядковый номер записи нарастающим итогом.
- В графе 2 укажите дату награждения.
- В графе 3 — кем вынесено.
- В графе 4 напишите наименование документа, на основании которого внесена запись, сделайте ссылку на дату и номер.
Перечислим, какие благодарности заносятся в трудовую книжку и какие используют формулировки:
- за долгий и добросовестный труд;
- выполнение контрольных цифр национальных проектов;
- наставничество, обучение молодых специалистов;
- продуктивную работу над крупным проектом;
- значительное повышение производительности труда;
- успешное участие в ответственном мероприятии;
- внесение инновационных предложений;
- улучшение качества и организации трудовой деятельности и т. д.
Какие виды поощрений фиксируются в книжке
В раздел «Сведения о награждении» вносят следующие данные (п. 24 правил № 225 от 16.04.2003):
- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании указов и иных решений;
- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами от работодателя;
- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего рабочего распорядка, уставами и положениями о дисциплине (ч. 2 ст. 191, ч. 4 ст. 189 ТК РФ).
Книжки работников, особенно бюджетной сферы и госслужбы, часто содержат записи о поощрениях. Благодарность правовых последствий для работников не несет. Вот что дает благодарность в трудовой книжке:
- свидетельствует о добросовестном исполнении работником своих обязанностей, успешной проектной работе и используется работодателем в качестве нематериального стимула;
- учитывается при решении о наложении дисциплинарных взысканий за проступок.
Часть поощрений работников вводятся локальными нормативными актами и перечислены в Трудовом кодексе (ч. 1 ст. 191):
- благодарность;
- премия;
- награждение ценным подарком;
- почетной грамотой;
- представление к званию лучшего по профессии.
Запись о поощрении вносят в личную карточку работника и трудовую в случае ее ведения работодателем (ч. 2 ст. 2 ФЗ № 439 от 16.12.2019).
ВАЖНО!
Оформление поощрения в виде благодарности
Приведем порядок действий при поощрении на конкретном примере.
Как правило, благодарность выносится работодателем по ходатайству непосредственного начальника работника.
К примеру, структурному подразделению организации удалось создать и продвинуть важный коммерческий проект. Генеральный директор, желая поощрить работников, принявших участие в данном проекте, запрашивает у руководителя структурного подразделения ходатайство о награждении сотрудников. Руководитель подразделения предоставляет генеральному директору такое ходатайство и последний дает ему ход, направляя с визой «на исполнение» в отдел кадров. Указанный отдел оформляет приказ (для этого можно использовать унифицированную форму № Т-11, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года N 1) и направляет на подпись к генеральному директору.
На основании подписанного приказа отдел кадров осуществляет внесение благодарности в трудовые книжки.
Форма же объявления работникам о благодарности может быть различной, т.к. законом она не установлена. К примеру, она может выражаться во вручении благодарственного письма и (или) объявлении благодарности на общем праздничном собрании.
Порядок действий кадровика
- Сначала кадровый работник должен найти личное дело сотрудника, получившего награду.
- В личном деле необходимо найти трудовую книжку.
- Управляющий компании должен издать приказ о присвоении награды определенному работнику.
- Сотрудник, получивший награду, должен ознакомиться с данным приказом под роспись.
- После этого кадровик может начать заполнять раздел трудовой книжки, посвященный наградам и поощрениям.
- В первой графе прописывается порядковый номер благодарности в трудовой книжке.
- Вторая графа предназначена для указания даты издания приказа о награде и проставления записи.
- В третьей графе прописывают, кто наградил работника. Это может быть наименование компании или ее филиала, где сотрудник осуществляет свою деятельность.
- В этой же графе нужно прописать сведения о полученной награде, а также кратко описать заслуги, благодаря которым награда была получена.
- В последней графе нужно указать номер и дату приказа, в соответствии с которым получена награда.
- После этого необходимо, чтобы управляющий компании проставил свою подпись, а также штамп компании.
Если была объявлена благодарность с занесением в трудовую книжку, порядок действий такой же.
Влияет ли благодарность в трудовой книжке на размер пенсии?
Сколько организаций, столько и своих правил и различий в оформлении документов встречается. Так некоторые перед подачей приказа составляют ходатайство.
Свободная форма также характерна для него. Однако должны иметь место нижеприведенные сведения:
- Личные данный сотрудника(ФИО).
- Текущая должность.
- Название компании.
- Право (перечень достижений) на получение поощрения.
Как правило, к ходатайству прилагаются и особые документы, подтверждающие заслуги сотрудника, а также перечень предыдущих наград и достижений, если таковые имеются.
После одобрения ходатайства готовится приказ. Существуют формы приказов № Т-11 или Т-11а. Российский Госкомстат издал положение об этой форме приказа от 05.01.2004 № 1. Ими можно воспользоваться.
Основание и правило отражения любых поощрений в трудкнижке:
- запись заносится в книжку работника на основании приказа;
- образец вносимой записи соответствует формулировке, использованной в приказе.
Пункты 24 и 25 правил ведения и хранения книжек (утверждены постановлением № 225 от 16.04.2003) уточняют, все ли благодарности вносятся в трудовую книжку: не все, только о поощрениях за успехи в работе (ч. 4 ст. 66 ТК). Например, благодарность главы города, если работник не является сотрудником городской администрации, вносить не следует. Ее нельзя рассматривать как оценку трудовых вложений в конкретной организации.
Инструкция: благодарность с занесением в трудовую книжку
Бывают случаи, когда раздел о наградах в трудовой книжке является полностью заполненным. Что делать кадровикам в таких ситуациях?
Кадровые работники должны помнить, что при увольнении сотрудника они должны закрыть раздел с наградами своей подписью и штампом компании, так же, как и раздел с информацией о работе.
Если работодатель принял решение о поощрении работника грамотой или благодарственным письмом, запись в трудовую книжку об этом событии (образец здесь) вносится в соответствии с правилами, установленными нормами трудового законодательства РФ. Для правильного внесения подобной записи потребуется учитывать положения специальной инструкции, которые будут подробно освещены в настоящей статье.
Статья 21 Трудового кодекса РФ содержит перечень обязанностей работника перед работодателем. Среди них:
- добросовестность при осуществлении трудовых обязанностей;
- надлежащее следование трудовому распорядку;
- соблюдение дисциплины труда, требований по безопасности труда и др.
В свою очередь, работодатель вправе поощрять своих работников за надлежащее исполнение трудовых обязанностей (статья 22 Трудового кодекса РФ).
Указание на общепринятые виды подобных поощрений содержатся в статье 191 Трудового кодекса РФ:
- объявление благодарности с занесением в трудовую книжку;
- премирование;
- вручение ценного подарка;
- грамота;
- представление работника к почетному званию «лучший в профессии».
Работодатель вправе применять и иные поощрения к своим сотрудникам (например, занесение в книгу или на доску почета), если они закреплены в коллективном договоре или локальными актами работодателя о труде (например, в положении о трудовой дисциплине).
Приведем порядок действий при поощрении на конкретном примере.
Как правило, благодарность выносится работодателем по ходатайству непосредственного начальника работника.
Тонкости терминологии
Заметим, что объявление благодарности с занесением в трудовую книжку – не единственный вариант поощрения, связанного с благодарностью. Следует учитывать и то, что существует практика объявления благодарности без внесения сведений о ней в трудовую книжку.
Сотрудник имеет право требовать от работодателя внесения сведений о своих достижениях в этот официальный документ, поэтому спорные вопросы лучше обсуждать заранее. Поэтому работник, отмеченный руководством за свои заслуги, всегда может поинтересоваться, заносится ли благодарность в трудовую книжку.
Следует отметить разницу между понятиями «награждение» и «поощрение» (см. таблицу).
| Поощрение | Награждение |
| Поощрением может быть вынесение благодарности, повышение по службе, выплата премии. | В отличие от поощрения награждение связано с вручением какого-либо отличительного знака. |
| Сотрудник, получивший благодарность с занесением в трудовую книжку, считается получившим именно поощрение. Награждением это не является. | Награждением является вручение диплома, грамоты, медали или другого знака отличия. |
Учимся правильно вносить в трудовую книжку запись
Соответственно приказу РФ №225 от 16.04.03 в связи с появлением новообразцовых книжек, правила относительно их заполнения тоже претерпели изменения.
Когда вы вносите информацию о поощрении, то должны не забыть указать причины:
- Поощрения и награждения за успех в труде.
- Поощрения за внесение улучшений в дисциплину труда, установленную уставом предприятия. Кроме информации о поощрениях должны также быть прописаны данные о награждениях, если таковые существуют.
- На основании указов и решений награждения наградами государственного образца или присвоением почетного звания.
- При получении почетного звания или нагрудного знака сопутствующие награждение дипломом, в ином случае с грамотой.
Где посмотреть сведения из электронной трудовой
Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время в личном кабинете на портале госуслуг. Выписка выдается по форме СТД-ПФР и подписывается электронной подписью сотрудника ПФР. По юридической значимости такой документ равен бумажному.
Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал или не успел передать сведения. Либо в 2020 году у работника не было никаких изменений в трудовой деятельности — подавать сведения было не о чем.
При необходимости можно получить форму СТД-ПФР на бумаге. Запросить ее можно в любом отделении ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства или работы.
Документ, который выдает работодатель, — это форма СТД-Р . В ней отражаются сведения только о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР , где должна быть информация о трудовой деятельности у всех работодателей начиная с 2020 года.
Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка.
Какие виды поощрений фиксируются в книжке
В раздел «Сведения о награждении» вносят следующие данные (п. 24 правил № 225 от 16.04.2003):
- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании указов и иных решений;
- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами от работодателя;
- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего рабочего распорядка, уставами и положениями о дисциплине (ч. 2 ст. 191, ч. 4 ст. 189 ТК РФ).
Книжки работников, особенно бюджетной сферы и госслужбы, часто содержат записи о поощрениях. Благодарность правовых последствий для работников не несет. Вот что дает благодарность в трудовой книжке:
- свидетельствует о добросовестном исполнении работником своих обязанностей, успешной проектной работе и используется работодателем в качестве нематериального стимула;
- учитывается при решении о наложении дисциплинарных взысканий за проступок.
Часть поощрений работников вводятся локальными нормативными актами и перечислены в Трудовом кодексе (ч. 1 ст. 191):
- благодарность;
- премия;
- награждение ценным подарком;
- почетной грамотой;
- представление к званию лучшего по профессии.
Запись о поощрении вносят в личную карточку работника и трудовую в случае ее ведения работодателем (ч. 2 ст. 2 ФЗ № 439 от 16.12.2019).
Примеры объявления благодарности
Благополучное развитие компании во многом зависит не только от действий руководства, но и от того, насколько продуктивна работа сотрудников. Когда есть поощрения, люди обязательно будут стараться. Компания может стимулировать не только материально, но и морально – объявить благодарность за работу. Так называемое письмо-благодарность – это некоммерческое деловое письмо, которое выражает признательность работнику за определенные достижения.
Например:
- инициативность и т. д.
- перевыполнение плана;
- успешную реализацию проекта;
- выполнение поручения;
На первый взгляд, может показаться, что благодарность за хорошую работу, многолетний труд или сотрудничество никому не нужна.
Но это заблуждение. Во-первых, работнику будет приятно, что руководство оценило все старания. Иногда, если сотрудник получил повышение, то формулировка записи начинается со слов
«Принят на должность … Сотрудник такой-то компании (название организации и ФИО сотрудника)…в связи с такими-то заслугами»
.
В целом эффектность благодарственной речи напрямую зависит от таланта кадровика. Только нужно учитывать, что помета составляется официальным грамотным языком. Когда вы вносите информацию о поощрении, то должны не забыть указать причины:
- Поощрения за внесение улучшений в дисциплину труда, установленную уставом предприятия.
- Поощрения и награждения за успех в труде.
Если денежная составляющая не предусмотрена для работника, то поле с указанием суммы не заполняется.
Соответственно приказу РФ №225 от 16.04.03 в связи с появлением новообразцовых книжек, правила относительно их заполнения тоже претерпели изменения.
Нормативно-правовые документы
В сфере трудовых взаимоотношений между стороной работника и, соответственно, работодателя, действует множество нормативно-правовых актов.
Так, например, самый главный законодательный акт о труде, а именно, трудовой кодекс в своих статьях также упоминает возможность награждения сотрудника, а также вписание этого факта в трудовую книжку.
Об этом говорится в статье 66, а именно в пункте четвертом.
В инструкциях о ведении и хранении трудовых книжек, утвержденных правительством нашей страны, также упоминается о возможности вписания данного факта в бланк трудовой. Об этом говорится в статье 1ой части четвертой.
В инструкции о ведении книжек для кадровиков, так называемых внутренних инструкциях, в различных пунктах дается полная информация о том, как именно делать записи в документе.
На основании всех перечисленных актов очень легко представить, как именно вносить запись о поощрении в трудовую книжку.
Как составить ходатайство о награждении Почетной грамотой
Для проведения составления согласно правилам, нужно придерживаться нескольких стандартных пунктов:
- Пользоваться только проверенными образцами документов.
- Использовать правовые формулировки, текст формировать в официально-деловом стиле.
- Четко и кратко излагать собственные мысли по поводу награждения и оснований для данной процедуры в плане конкретного работника и его заслуг.
В ходе заполнения документа важно использовать правильный образец и соблюдать структурно-информационное наполнение.
В РФ награждение Почетной грамотой становится важным моментом, поскольку на основании данного документа впоследствии можно оформить статус Ветерана труда.
Составлением такого ходатайства занимается непосредственный начальник работника. Он — единственный человек, который имеет доступ к наблюдению за трудовыми успехами сотрудников — в рамках своего отдела и это входит в его должностные обязанности.
Поскольку они предоставляют наиболее достоверную информацию о месте своего подчинения. Далее существует определенный алгоритм оформления. В нем участвует большое количество человек, но начальным этапом в полной мере занимается начальник работника.
[ads-pc-2] [ads-mob-2]
Для составления ходатайства можно применять официальный бланк организации, в котором отражаются все необходимые реквизиты предприятия. Документ пишется на имя директора, в тексте следует отразить следующую информацию:
- Вверху листа необходимо отразить реквизиты организации. Если применять официальный бланк, то они так должны содержаться.
- Указывается назначение документа.
- Ниже посередине листа пишется: «Ходатайство…»
- Далее в тексте документа необходимо отразить, кого и по какому случаю следует поздравить, дать краткую характеристику сотруднику сотрудника и указать, как он себя зарекомендовал.
- К данному документу можно приложить характеристику на награждение.
- Далее документ подписывается непосредственным руководителем, а также может дополнительно поставлены росписи кадрового работника и главного бухгалтера в подтверждении указанной информации.
Занесение благодарности в трудовую книжку образец формулировки
Работнику, которому объявлена благодарность, запись трудовой выполняется в той формулировке, которая изложена в приказе.
Формулировка записи о вынесении благодарности должна содержать краткую информацию о том, за что и за какие достижения поощряется сотрудник, и какой вид поощрения обусловлен приказом.
Приведем несколько примеров записей о поощрениях в трудовую книжку и форму, в которой они должны быть выполнены:
Сотрудник хорошо поработал и заслужил благодарственное письмо, запись в трудовую книжку. Образец такой поощрительной отметки в трудовой не имеет жёсткого шаблона. Подобная запись – не всегда пустая формальность, а может быть реальным отражением заслуг и искренним выражением заработанной благодарности. Выясним, как правильно делать записи о вынесенных сотрудникам благодарностях и каких ошибок следует избегать при этом.
Статья 21 Трудового кодекса РФ содержит перечень обязанностей работника перед работодателем. Среди них:
- добросовестность при осуществлении трудовых обязанностей;
- надлежащее следование трудовому распорядку;
- соблюдение дисциплины труда, требований по безопасности труда и др.
В свою очередь, работодатель вправе поощрять своих работников за надлежащее исполнение трудовых обязанностей (статья 22 Трудового кодекса РФ).
Указание на общепринятые виды подобных поощрений содержатся в статье 191 Трудового кодекса РФ:
- объявление благодарности с занесением в трудовую книжку;
- премирование;
- вручение ценного подарка;
- грамота;
- представление работника к почетному званию «лучший в профессии».
Внесение благодарности в трудовую книжку
В трудовую книжку следует вносить сведения о произведённых в период работы поощрениях и награждениях за трудовые заслуги. Информация о наградах, не связанных с исполнением сотрудником трудовой функции, в трудовую книжку не вносится. Подлежат отражению сведения о вручении (присвоении) работнику:
- госнаград, ведомственных знаков отличия, государственных почетных званий на основании актов государственных органов (федеральных и региональных);
- почетных грамот, знаков, значков, званий, дипломов, произведённых непосредственно работодателем;
- других наград, установленных законодательством, локальными актами работодателя, коллективными договорами (подарки, звания, единовременные премии за конкретные действия и т. п.).
При разрешении вопроса о внесении записи о благодарности в трудовую книжку принципиальное значение имеет наличие соответствующего акта работодателя (распоряжения, приказа и т. п.). Нередко случается, что руководитель “на радостях” устно объявляет сотруднику “благодарность с занесением”, но впоследствии забывает издать соответствующий акт. В таких случаях кадровику или непосредственному руководителю работника следует напомнить директору о вынесенном поощрении и необходимости издания приказа. Устные высказывания не могут являться основанием для внесения записи.
Иногда встречается информация о том, что необходимость отражения в трудовой книжке вынесенного поощрения должно быть специально оговорено в соответствующем акте или является правом администрации. Такие утверждения представляются неверными.