Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменения законодательства с 2023 года для организаций, ИП и граждан». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.
Журналы, связанные с безопасностью
Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:
- Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
- Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
- Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
- Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
- Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.
Обязательная бумага – журнал по охране труда.
Кадровый учёт ИП из микробизнеса
Микропредприятия могут упростить кадровый учёт и не оформлять большую часть из перечисленных документов. К микропредприятиям относятся ИП, у которых за прошлый календарный год:
- среднесписочная численность — до 15 человек;
- доход от предпринимательской деятельности — до 120 млн. рублей.
Какой перечень журналов должны быть на предприятии по инструктажу по охране труда: полный список необходимый для сторонних лиц
Командированные для работы в стороннюю организацию сотрудники или работники субподрядных организаций перед тем, как преступить к работе проходят инструктаж по охране труда. Они обеспечиваются специальной одеждой, обувью и средствами защиты. Каждый хозяйствующий субъект, использующий в своей работе работников других юридических лиц, обязан вести соответствующий журнал инструктажа сторонних организаций.
В обязанность сотрудников, занимающихся ОТ, входит ведение учета и регистрация случаев нарушения безопасности труда. Для этого хозяйствующим субъектом заводятся специальные журналы. Они являются составной частью комплексной системы ОТ. Обязанность по их ведению определена статьей 212 ТК РФ. Все регистры по ОТ имеют типовые формы, определенные соответствующим их предназначению ГОСТами.
Журнал учета проверок ИП и юрлиц
Обязанность организации/ИП вести по утвержденной типовой форме журнал по учету проверок установлена в п. 8 стат. 16 Закона № 294-ФЗ. Бланк можно найти в Приказе № 141 от 30.04.09 г. Если компания не будет вести такой документ, на данный момент никаких мер ответственности не предусмотрено, то есть отсутствие журнала нарушением не считается. Но лучше все-таки организовать подобный учет, так как составление этой формы, прежде всего, защищает интересы предприятий и предпринимателей. Ведь без точного подсчета числа часов проверок в год сложнее доказать, что проведение новых контрольных мероприятий уже неправомерно.
Как же правильно формируется журнал? Записи в хронологическом порядке делают проверяющие – порядок внесения данных утвержден в п. 9 стат. 16 № 294-ФЗ. Журнал в обязательном порядке прошивается, страницы нумеруются, удостоверение проводится с помощью печати юрлица или ИП (при ее наличии у предпринимателя). Если в компании журнал не ведется, этот факт фиксируется в соответствующем акте проверки.
Какие обязательные документы по охране труда должны быть на предприятии
Важнейшей особенностью мероприятий по охране труда является необходимость их документального подтверждения. При этом перечень обязательных документов по охране труда, подлежащих проверке надзорных органов, регламентирован нормативными правовыми актами: Трудовым кодексом, типовым положением о системе управления охраной труда, правилами по ОТ и т.д.
Специалисты по охране труда часто грешат двумя крайностями: или они погружаются в разработку документации, не оставляя время на живой диалог с работниками, на проверку объектов, или они не составляют даже необходимый минимум документов, что делает бесполезным все проведенные мероприятия.
Обе ситуации влекут за собой негативные последствия – излишняя, необоснованная документация имитирует бурную деятельность, отвлекая от главной задачи – предотвращения травматизма. Отсутствие минимума документов приводит к уязвимости предприятия во время проверок бизнеса. Нет документа, значит, не было и обязательного мероприятия.
Пример из практики:
Анна Ивановна работала специалистом по охране труда в музее революции уже двадцать лет. Во время проверки организации проверяющий выявил, что нет документов, указанных в проверочных листах. Зато в организации были разработаны документы, указанные в методических рекомендациях. За отсутствие таких важных документов, как Положения о СУОТ и Политики в области ОТ, организацию оштрафовали по части 1 статьи 5.27.1 КоАП на 80 000 рублей. Директор музея был оштрафован на 5000 рублей, а Анну Ивановну попросили уйти на заслуженный отдых.
Можно совершать подвиги в сфере охраны труда, но, если они не будут задокументированы, у работодателя не будет доказательств того, что все необходимые меры по соблюдению законодательства и по снижению травматизма были выполнены.
При проверках, как внутренних, так и внешних, в первую очередь каждый факт деятельности по охране труда подтверждается не только локальным нормативным актом, но и ознакомлением с ним работников.
Пример, специалист по ОТ разработал в компании отличную инструкцию по оказанию первой помощи, утвердил ее и положил в папку. Но вот ознакомить с ней работников, для которых она была создана, забыл. Так в организации появился еще один хороший, но бесполезный документ.
Документы по охране труда: сроки хранения журналов, инструкций и других документов по охране труда
Локальные нормативные акты подлежат хранению. Срок хранения установлен Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Этот приказ является обязательным для всех работодателей, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности. Номенклатура дел охраны труда должна быть составлена с указанием в разделе 7.3 Перечня сроков хранения.
Следует учесть, что Росархив не является федеральным исполнительным органом по охране труда, поэтому допускает устаревшие, ненужные формулировки. Например, в пункте 408 приказа указано, что в организации должны храниться 5 лет «Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)». При этом сертификация работ по ОТ не регламентирована ТК РФ и другими НПА, следовательно, такие сертификаты вести и хранить не требуется. При этом можно организовать хранение копий сертификатов и деклараций на смывающие средства и спецодежду 5 лет.
Эти документы понадобятся, если вы соберетесь возмещать затраты на предупредительные меры в ФСС, или если к вам придет проверка ГИТ. Также и в личных карточках выдачи СИЗ и смывающих нужно указывать №№ сертификатов или деклараций, поэтому копии всегда нужно хранить под рукой.
Оформление результатов
Акт утвержденной формы составляют в 2-х экземплярах: один ─ проверяющим, другой ─ ИП или руководителю предприятия. Сведения в акте включают:
- Дату, время и место его оформления.
- Название органа госнадзора.
- Дату и номер приказа ─ основания проверки.
- ФИО и должности каждого специалиста, принимавшего участие в выездном контроле.
- Название ЮЛ или ФИО предпринимателя, присутствующих при процедуре их контроля.
- День, время, место проведения надзора.
- Данные о результатах проверки, включая характер обнаруженных нарушений и лиц, отвечающих за недочеты.
- Информацию по поводу ознакомления (отказе) другой стороны с актом, включая их подпись или отказ от нее.
- Подписи контролеров.
К акту возможны дополнения в виде актов отбора проб продукции, исследования окружающей среды, протоколы экспертов, пояснения сотрудников фирмы и другие материалы, имеющие отношение к делу.
ЮЛ и ИП должны иметь Журнал мероприятий по контролю, куда инспекторы вносят записи о каждой проверке. Оформляется эта книга по утвержденному образцу, (его можно понять из бланка).
Обратите внимание! ФЗ N 134-Ф3 «О защите прав ЮЛ и ИП при проведении госконтроля» не имеет отношения к осуществлению:
- налогового, валютного и бюджетного контроля;
- банковского и страхового надзора;
- транспортного контроля (пункты пропуска при пересечении границы РФ);
- контроля администраций портов инспекцией авиации аэропорта на территории портов;
- государственного надзора безопасности движения, соблюдения санитарно-эпидемиологических норм на ж/д транспорте;
- таможенного контроля;
- контролю безопасности в атомной энергетике;
- надзору за обеспечением хранения государственной тайны;
- санитарно-карантинному контролю в местах перехода границы РФ;
- контролю объектов, признанных опасными по законам РФ, важных режимных объектов, указанных в списке, утвержденном Правительством РФ;
- оперативно-розыскным мерам, дознанию, следствию, прокурорскому надзору и правосудию;
- метрологическому и строительному надзору.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели регулярно подвергаются проверкам со стороны разных контролирующих органов. Как правило, нарушения находят в большинстве случаев. Все выявленные недочеты подлежат занесению в акт и специальную книгу, наличие которой рекомендуется, но не является обязательным.
Для коммерсантов книга регистрации инспекционных мероприятий нужна вовсе не для учета недочетов. В первую очередь журнал проверок юридических лиц защищает интересы руководителя проверяемой компании. Благодаря сведениям, внесенным в книгу учета, он имеет возможность подать жалобу в вышестоящее ведомство, если не согласен с количеством или с результатами инспекции.
Кроме того, цель реестра заключается в том, что он позволяет контролировать время, которое отведено государственным организациям для выявления недостатков.
Например, время, отведенное на плановую или внеплановую инспекцию, не должно превышать двадцать рабочих дней. Причем в этот срок составляется проверочный акт по результатам инспекции. Для малого бизнеса общее время инспекции за календарный год не должно превышать:
- 50 часов — для малого предприятия;
- 15 часов — для микропредприятия;
- 15 часов — для индивидуальных предпринимателей.
Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года
Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.
В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.
На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.
Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.
Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:
- Учета выбросов в атмосферу.
- Учета потребления воды и ее отведения.
- Книга движения отходов.
Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.
Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:
- Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
- Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
- Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
- Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
- Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.
Обязательная бумага – журнал по охране труда.
Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).
В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):
- работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
- на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
- на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
- лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.
Обратите внимание, что данный список является открытым.
Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).
С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.
В начале года кадровику надо собрать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки с сотрудников, которые в январе 2021:
- вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
- устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2021.
ПЕРЕЧЕНЬ ВСЕХ НОВЫХ ПРАВИЛ ПО ОХРАНЕ ТРУДА, ВСТУПИВШИХ В СИЛУ С НОВОГО ГОДА
Особенности оформления зависят от вида журнала. Первый шаг к заведению документа – регистрация журналов или в госоргане, или на самом предприятии. Следующие виды бумаг должны оформляться в полном соответствии с образцами:
Журналы по охране труда — это документы, в которых регистрируются все проводимые в организации мероприятия: дата и место их проведения, участники (пофамильный список с подписями), конкретные данные и факты.
- ГОСТ 12.0.004-2021, содержащий действующие стандарты безопасности;
- постановление Минтруда № 73, в котором описывается порядок расследования несчастных случаев, имевших место на производстве;
- постановление Минтруда № 80, содержащее рекомендации относительно разработки государственных нормативов по ОТ;
- приказ Минэкономразвития № 141, посвященный вопросам защиты прав предпринимателей при проведении проверок;
- приказ Минтруда № 328н, определяющий правила безопасности при работе с электроустановками;
- специальные нормативные документы, которые применяются для определенных сфер деятельности.
Например, счет-фактура придется держать в организации на 12 месяцев дольше, чем раньше. А данные по наложению взыскания на работников, напротив, можно уничтожить на 24 месяца быстрее, чем в 2021 году. Основные нововведения мы собрали в таблицу.
С 1 января 2021 году поменяются некоторые сроки хранения документов. Новое положение выпустило ведомство Росархива. Сроки изменятся как в сторону увеличения, так и уменьшения. И затрагивают они разный спектр документов.
Ст. 120 НК РФ свидетельствует о том, что организацию жду штрафы, если сроки сохранения документов не будут учтены ей. Размер штрафа зависит от того, какая документация была уничтожена раньше времени, и за сколько лет.
Новые правила противопожарного режима 2021
Первичный документ отчетности, в который должны ежеквартально заноситься и обновляться данные об утилизируемых организацией объектах, называется журналом учета образования и движения отходов. Без этого документа ИП, ООО или любую другую форму юридического лица (частную или государственную) ждут ощутимые штрафы от Роспотребнадзора, экологов и других контролирующих организаций.
Причем если у компании несколько подразделений, размещенных в разных местах (с территориально разным размещением мусора), то журнал обязано вести каждое отделение. Бумага очень удобна для взаимодействия с ЭбиРП.
Ответственные за учет в отношении мусора (которые должны прописываться в соответствующих приказах) назначаются руководителем. В их ведении и под их ответственностью все моменты, касающиеся организации хранения, утилизации, передачи третьим лицам отходов организации.
Чаще всего это одно МОЛ (материально ответственное лицо). Иногда назначаются его заместители для непредвиденных случаев.
Обучение сотрудника, его инструктаж и введение в курс дела по отношению политики компании с отходами является неотъемлемой частью всего процесса. Причем процесс прохождения обучения тоже должен быть отражен в документации учреждения.
Для составления отчета материально ответственному лицу, помимо этого журнала, потребуется схема местности, на которой предполагается хранение этого вида объектов (сроки отдельно прописаны для каждого вида и класса отходов). Также на этой схеме отмечаются места размещения и данные о конкретной единице. Это могут быть:
- число контейнеров;
- вид и класс отходов;
- ФИО ответственных лиц.
Как только продукты переработки (мусор) фактически поступают в место хранения или предполагается их вывоз и утилизация сторонней организацией, данные об этом факте должны быть внесены в журнал.
На месте передача подтверждается актом или накладной, но последние никак в журнале не прописываются.
Ст. 8.2 КоАП РФ предусматривает, что начисление штрафа возможно в случаях:
- Когда журнал образования и движения отходов не ведется ни в одной из форм (электронной или бумажной).
- Когда нет паспортов на опасные виды отходов.
- В организации нет утвержденных нормативов образования отходов (они не соблюдаются) либо нет лимитов на их размещение.
- Не предоставлена отчетность формы 2-ТП. Она носит название «Сведения об образовании, использовании, обезвреживании, транспортировании и размещении отходов производства и потребления».
Если для частных лиц штрафы за подобные нарушения минимальны – 1-2 тыс. руб., то для должностных лиц сумма многократно возрастает: может составлять до 300 тыс. руб. А если в подобных нарушениях доказана виновность юридического лица, то административная ответственность выражается штрафом от 100 тыс. до 200 тыс. руб.
Нужна ли онлайн-касса ИП в 2021 году
Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.
Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2021 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот.
Какие журналы должны быть на предприятии общественного питания? Стоит отметить, что все перечисленные ранее журналы могут вестись в абсолютно любом заведении, вне зависимости от того, каким видом деятельности оно занимается.
Основные требования к оформлению записей, ведущихся соответствующим образом, необходимы для того, чтобы исключить подделку документа посредством выставления неправильного числа создания документа, либо избавления от документа, который изготовлен ранее.
Как правило, общий налоговый режим отчетности оказывается более простым в понимании, но не всегда наиболее выгодным. Для облегчения жизни малых предпринимателей государством были введены специальные налоговые режимы.
Вступая на предпринимательский путь, вы сразу оказываетесь перед выбором: вести свою деятельность в общем налоговом режиме или избрать альтернативный путь одного из специальных налоговых режимов. Каждому из них соответствует своя форма налоговой отчетности.
Кроме того, для общего соблюдения кадровой системы требуется наличие таких отчетных документов, как штатное расписание, табель регистрации времени, проведенного на работе, график отпусков, расходная книга, а также книга по учету трудовых.
Когда бизнес невозможен без привлечения дополнительной рабочей силы, становится необходимым ведение дополнительных документов. Наем граждан на работу влечет за собой дополнительную ответственность и составление соответствующей отчетности.
Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2020
Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.
В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).
Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.
Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве
На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа. Мое мнение — не нужно. И вот почему. Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно) Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя 5 лет 24. Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу То же 75 лет 25.
Интересное: Одн по электроэнергии как посчитать
Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП). Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности.
Справочник: Журналы учета и регистрации Наименование журнала(кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ) Обязательность ведения Форма Назначение Срок хранения Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
№ 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении 75 лет Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
№ 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.
О совершенствовании системы расследования и учета профессиональных заболеваний в Российской Федерации». Подробнее 7.Регистрации огневых и газоопасных работ Огневыми считаются работы с использованием открытого огня, такие как, например, сварка, связянные с высокими температурами, опасностью искр и т.п.
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
— журнал регистрации трудовых договоров;
— журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
— журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
— журнал регистрации приказов о командировках работников;
— журнал регистрации командировочных удостоверений;
— журнал регистрации служебных заданий;
— журнал регистрации локальных нормативных актов;
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
— журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
— журнал выдачи справок по личному составу;
— журнал учета больничных листов;
— журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
Правила оформления электронных первичных документов
Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного (п. 1 Методических указаний):
-
квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);
-
простой электронной подписью (далее – простая ЭП) – в случаях, предусмотренных Методическими указаниями.
В соответствии с пояснениями по оформлению электронных первичных документов, доведенными Письмом Минфина России № 02-07-07/98091, условия для принятия электронных первичных учетных документов к учету следующие:
1) заполнение всех реквизитов электронного первичного документа;
2) наличие квалифицированной электронной подписи руководителя учреждения (уполномоченного им лица).
Лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет поля электронного первичного документа, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091).
Обратите внимание: документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера (п. 3 Методических указаний).
Отметим, что на основании Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с 2022 года реализована возможность получения автономными учреждениями квалифицированной ЭЦП на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС.
В соответствии с п. 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 первичные электронные документы формируются с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации кодов.
При создании электронного первичного документа допускается внесение следующих изменений:
|
Изменения электронного первичного документа |
Обоснование |
|
Изменение размера граф и строк |
Пункт 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 |
|
Включение дополнительных строк (подразделов), которые предусмотрены унифицированной формой |
|
|
Добавление вкладных листов |
Какие журналы по охране труда нужно вести на предприятии?
Документы по охране труда на предприятии – это:
• приказы,
• журналы,
• инструкции,
• карточки
• положения,
• программы,
• протоколы,
• списки и др.
В них отображается организация:
• всех видов обучения по ОТ;
• допуска персонала к выполнению работ;
• контроля состояния оборудования,
• медосмотров;
• паспортизации условий труда;
• работы службы ОТ предприятия;
• снабжения спецодеждой, СИЗ, обеспечения коллективной защитой, моющими веществами;
• сотрудничества с подрядчиками.
Чтобы организовать работу службы ОТ предприятия, нужны:
1. Приказы о:
• создании службы ОТ. Эти обязанности могут исполнять: 1 профильный специалист, коллектив профильных специалистов, обученный сотрудник из числа ИТР или сторонний специалист;
• назначении ответственных лиц;
• утверждении перечня инструкций по ОТ, их вводе в действие;
•формировании комиссии по ОТ.
2. Положения о:
• бирочной системе;
• организации особо опасных работ;
• ступенчатом контроле состояния ОТ;
• работе уполномоченных трудового коллектива;
• разработке инструкций по ОТ;
• системе управления охраной труда.
3. Инструкции по ОТ во время выполнения разных работ и для профессий, которые предусмотрены в штатном расписании;
4. Журналы:
• выдачи инструкций;
• регистрации инструкций, нарядов-допусков, проверок контролирующих органов, вышестоящих организаций;
• учета несчастных случаев (НС): связанных, не связанных с производством, бытовых;
• учета профессиональных заболеваний (ПЗ);
5. Перечень работ, связанных с повышенной опасностью;
6. Планы:
• проверок по подразделениям предприятия;
• работы службы ОТ на отчетный период (месяц, квартал, год);
7. Акты расследования всех НС и ПЗ.
Чтобы организовать обучение по требованиям законодательства, специалисту по ОТ понадобятся:
1) Приказы о:
а) организации обучения и проверки знаний по ОТ;
б) освобождении от первичного и повторных инструктажей лиц, работа которых не связана с обслуживанием механизмов, оборудования, др.;
в) создании комиссии (комиссий) по проверке знаний;
2) Положения об:
• обучении и проверке знаний по ОТ;
3) Программы обучения с контрольными вопросами для:
• ИТР;
• каждой рабочей профессии;
• по видам работ;
4) Протоколы проверок знаний требований охраны труда;
5) Программы инструктажей: вводного и проводимых руководителями работ;
6) Журналы регистрации:
• инструктажей – вводного и проводимых руководителями работ. Обычно они хранятся у лиц, которые их проводят;
• присвоения 1 группы по электробезопасности работникам, которые не относятся к электротехническому персоналу.
Должны быть и активно использоваться стенды, плакаты, знаки безопасности.
В перечень документов по охране труда в организации, регулирующих состояние условий труда работников, входят:
• приказ об организации медосмотров;
• документация по санитарно-бытовому обслуживанию работников;
• журнал по учету защитных средств;
• личные карточки учета выдачи спецодежды;
• отчеты о проведении специальной оценки условий труда;
• паспорта санитарно-технического состояния рабочих мест, участков, цехов и т. д.;
• перечень спецодежды, СИЗ для каждой профессии;
• перечни профессий и лиц, которым бесплатно выдаются молоко, моющие средства;
• перечни профессий, представители которых должны проходить предварительные, периодические, предсменные медосмотры;
• положение об обеспечении работников предприятия спецодеждой, СИЗ, молоком, моющими средствами;
• приказы о внедрении мероприятий, рекомендованных по результатам аттестации и паспортизации рабочих мест.
В пакет документов по охране труда, связанных с эксплуатацией оборудования, входят:
• журналы учета поверок электрифицированного инструмента, такелажа, кранового, сварочного и другого оборудования;
• журналы учета проверок огнетушителей;
• паспорта оборудования, сертификаты соответствия для оборудования иностранного производства;
• протоколы поверок электрифицированного инструмента, такелажных приспособлений, сварочного и другого оборудования.