Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностные обязанности менеджера по закупкам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организация любых закупочных процессов лежит на специалисте, который занимается приобретением товаров и услуг, необходимых компании. Кто такой менеджер по закупкам — это сотрудник организации, полностью отвечающий за снабжение организации в соответствии с ее потребностями.
Что это за специалист
В закупочной деятельности имеются два основных направления:
- приобретение товаров для обеспечения деятельности самой организации, например, канцелярией, спецодеждой для сотрудников, оргтехникой, офисной мебелью;
- приобретение товаров для дальнейшей реализации или производства. Розничные магазины покупают товары у оптовых поставщиков для последующей реализации и извлечения прибыли, а производственные организации закупают сырье для переработки.
Госзакупки — сложная область
Такой профессии, как контрактный управляющий, даже нет в Квалификационном справочнике должностей. Поэтому у контрактного управляющего в трудовой книжке не будет записи с таким красивым словосочетанием.
Должность будет называться как угодно: специалист, бухгалтер, инженер, юрист, экономист, но никак не контрактный управляющий.
Любопытно, что в настоящее время основная масса тех сотрудников, кто занимается госзакупками на стороне заказчика – это действительно люди смежных профессий, которым дали дополнительную нагрузку и лишнюю головную боль.
При этом дополнительный функционал далеко не всегда оплачивается.
Резюме: Специалист по госзакупкам
Работа в качестве контрактного управляющего в любом случае достаточно сложна, ответственна, требует большого объема специфических знаний, включает выполнение целого ряда рутинных действий.
Контрактный управляющий, работающий в небольшой организации по совместительству получает существенную нагрузку сверх своих основных обязанностей, несет ответственность в соответствии с законодательством, однако имеет сравнительно скромные возможности качественно делать свою работу. Работа при этом оплачивается, как правило, скупо по ряду причин.
Контрактный управляющий, работающий в организации-заказчике среднего масштаба, должен наладить продуктивное взаимодействие со своим руководством и конечными пользователями закупаемых товаров и услуг, иначе их качество и сроки поставки могут стать проблемой.
Работа в крупной организации позволяет обеспечить специализацию сотрудников внутри контрактной службы. Это дает возможность повысить призводительность и качество работы каждого сотрудника и службы в целом.
Для любой организации-заказчика важно обеспечить возможность консультаций с юристом, либо его участие в процессах закупки.
Функции отдела закупок
В современных рыночных условиях важно повышение маржи. Из простых действенных способов, которые можно использовать, является понижение себестоимости.
Добиться этого представляется возможным, формируя более выгодные цены при закупке у поставщиков товаров или сырья. Как правило, этим занимается служба закупок, которая зачастую воспринимается как отдел, не влияющий на итоговую прибыль фирмы. Но это не так. То есть грамотно выстроенная работа подразделения способна существенно повлиять на результат деятельности всего предприятия.
Нужно не просто заключать договор с поставщиком на самых выгодных условиях, но и обеспечивать нужный ассортимент закупок, так как это также влияет на дальнейшую выручку. Только при правильно поставленной работе отдела запросы клиентов будут удовлетворены.
Должностные обязанности менеджеров по закупкам и по снабжению, отличия
Должностные обязанности работников, осуществляющих материально-техническое обеспечение организации, могут сильно отличаться в зависимости от специфики работы предприятия.
Обычно к должностным обязанностям менеджеров по закупкам и снабжению относят:
- Комплектацию склада определенными группами товаров, контроль за движением товара и остатками на складе.
- Своевременное выполнение заявок на обеспечение товарами.
- Поиск и подбор оптимального поставщика товара с учетом, цены, качества товара, условий поставки и оплаты и иных критериев.
- Правовое оформление отношений с поставщиками (заключение договора, сверку взаиморасчетов и т. д.).
- Контроль за оплатой товара.
- Контроль за сроками поставки товара.
- Отслеживание движения груза.
- Проверку качества поставленного товара.
- Решение спорных вопросов с поставщиком в пределах своей компетенции.
Если проводить различия между должностями специалиста по закупкам и менеджера по снабжению по группам товаров, которыми обеспечивают предприятие сотрудники, то и в их должностных инструкциях должны быть четко определены сферы работы каждого, чтобы никто не работал за другого и не брал чужую работу на себя.
Помимо перечисленных обязанностей, работодатель может предусмотреть иные трудовые функции для своего работника. К примеру, периодически представлять отчеты или аналитические справки по движению товаров или закупкам, выполнять трудовой распорядок организации и т. д.
Программа обучения составлена с учётом всех современных требований.
Лекторский состав представлен высококлассными специалистами, которые принимали участие в разработке профессиональных стандартов. Они не только в доступной форме преподносят теоретический материал, но и помогают приобрести практические навыки. Среди лекторов аккредитованные преподаватели «Сбербанк-АТС», эксперты Ассоциации институтов закупок (Патеев А.В.).
По окончании обучения слушателям выдаётся диплом о профессиональной переподготовке. Также присваивается статус специалиста либо эксперта (в зависимости от программы обучения).
Получение официального документа о прослушивании курса лекций открывает перед работниками службы снабжения ряд новых возможностей:
- грамотное применение приобретённых теоретических знаний на практике позволит выработать продуктивный подход к осуществлению закупок;
- полученные теоретические знания и практические навыки могут лечь в основу разработки нового направления снабженческой политики на предприятии;
- появление перспектив дальнейшего карьерного роста.
Кроме того, обучение на курсах поможет завязать новые знакомства с людьми, которые впоследствии могут стать коллегами или просто хорошими знакомыми.
Специалист по закупкам: должностные обязанности и должностная инструкция
На основе закона о закупках в каждой организации разрабатывается должностная инструкция, которая определяет обязанности специалиста по закупкам.
Всероссийский учебно-методический центр «Аукцион Консалтинг» организует курсы, на которых рассматриваются все тонкости составления должностной инструкции в зависимости от специфики компании. «Аукцион Консалтинг» предлагает очную, заочную форму обучения, вебинары, семинары с выездом лектора в организацию заказчика.
Также обучающий центр предоставляет услугу по разработке должностной инструкции в соответствии с Федеральным законом № 44 и №223. В короткий срок Вы получите качественно подготовленные документы в полном согласии с действующим законодательством и требованиями профстандартов.
Порядок утверждения и подписи инструкции
Утверждение документа обычно выполняют руководители компании. Инструкция может быть в виде самостоятельного правового акта: тогда ее подписывает сам руководитель. А также она может являться отдельным приказом.
Факт, что специалист по закупкам с инструкцией ознакомлен, подтверждается его подписью, которую он ставит на копии или же вносит в журнал, где учитываются все должностные инструкции в компании.
Некоторые предприятия имеют практику, при которой инструкция проходит согласование у юриста. В этом случае о ее согласовании свидетельствует подпись юриста на документа или в журнале, где в компании учитываются
инструкции.
В должностной инструкции специалиста по закупкам отображаются описания прав, обязанностей, ответственности, которые относятся к сотруднику на данном месте работы. Важно, чтобы документ был заверен руководителем компании, а специалист подтвердил, что он получил ее.
Специалисты по управлению закупками должны быть подкованы во многих областях:
- разбираться в теории управления товарными запасами;
- обладать хорошими аналитическими способностями;
- быть знакомыми со средствами автоматизации управления товарными запасами;
- уметь работать с учетными системами: 1С, SAP, Oracle и т.д.
- быть хорошими переговорщиками;
- разбираться в методологиях управления запасами и отслеживать последние тренды c ними связанные;
- понимать методы маркетинга;
- уметь брать на себя ответственность и самостоятельно принимать решения;
Какие требования предъявляются к должности?
Список требований напрямую будет зависеть от компании, а также от требований, сформированных внутри нее. Соответственно, мы можем предоставить вашему вниманию исключительно шаблонный список, который в дальнейшем, при составлении инструкции можно будет модернизировать под индивидуальные потребности:
- Так как должность является весьма ответственной, и нередко сочетается с распоряжением бюджета, выделенного на осуществление закупок, то формируется необходимость найма на работу специалиста, имеющего высшее образование. В тоже время, руководители некоторых компаний могут отдать предпочтение тем сотрудникам, которые имеют среднее специальное образование, но уже имеют своеобразный опыт работы в сфере закупок;
- Что касается опыта, то в данном случае, формируются разные требования. Как правило, на крупных предприятиях, где закупки осуществляются регулярно и требуют оптимизации, стараются принять на работу исключительно опытных и знающих специалистов. Соответственно, в требованиях устанавливаются параметры стажа. В основном, требования не содержат в себе указание на наличие опыта, так как профессия является весьма молодой, и на практике, найти специалиста, который имеет опыт в данной сфере деятельности – крайне непросто;
- Также выставляется требование по умению вести переговоры. Все дело в том, что менеджер, который будет осуществлять закупки, непременно будет систематически встречаться с представителями иных компаний и организаций, для согласования определенных условий поставок. Умение вести переговоры может стать основным элементом расширения перспектив, а также снижения ценовой политики;
- Специалисты данного формата должны обладать аналитическим складом ума, и непременно должны умело и грамотно работать со значительным количеством информации, чтобы максимально оптимизировать свою деятельность;
- Менеджер в обязательном порядке должен разбираться во всей логистической цепочке осуществления закупок, чтобы грамотно и правильно составлять план своей деятельности, а также формировать выбор поставщиков, с учетом потребностей компании;
- Вполне очевидным является тот факт, что специалисты такого уровня должны знать все нюансы коммерческого, а также гражданского права. Таким образом, будут исключены все негативные последствия нарушения законодательства;
- Устанавливается необходимость наличия знаний в области работы с различными договорами, в частности купли-продажи, специалист должен также уметь разрабатывать такие договора, опираясь на предоставленные ему шаблоны, соответственно, нужны еще юридические познания;
- Специалист должен разбираться в стратегии и методах ценообразования, чтобы иметь возможность в процессе переговоров с поставщиками приводить определенные доводы, направленные на возможность осуществления процедуры снижения цены на закупаемый товар;
- Также, специалист должен иметь определенные познания в области работы с персональным компьютером, уметь пользоваться определенным обеспечением программного формата.
Разница в должностных обязанностях специалиста и менеджера
Здесь очень важным фактором становится непосредственно направленность трудовой деятельности компании и специфика процесса работы внутри нее.
Сами должностные инструкции специалиста по закупкам (образец вы уже видели) и менеджера по снабжению предполагают следующие должностные обязанности:
- Комплектация товара или группы товаров на складе предприятия, осуществление организационного контроля над любыми процессами, касающимися этих товаров.
- Товарное обеспечение по запросам без каких-либо задержек по времени.
- Поиск и ведение переговоров с самым подходящим под возможности организации поставщиком.
- Ведение всей юридической документации, связанной с поставщиками.
- Слежение за финансами, процессуально сопровождающими товары.
- Контроль реализации выполнения всех поставок в срок.
- Слежение за передвижениями товара в рамках системы поставок.
- Осуществление качественной проверки прибывшего в организацию товара.
- Соответствующие личным компетенциям решения возникающих в ходе работы вопросов с поставщиками.
Требования к специалисту по закупкам
Специфика конкретной профессии определяет ряд особенных требований, характерных для определенной специальности, которые предъявляются к кандидатам на должность. И в рассматриваемой области также существуют определенные критерии. Специалиста по закупкам выбирают исходя из имеющихся навыков и знаний. Так, кандидат должен:
- иметь аналитический склад ума;
- уметь принимать решения даже в условиях постоянного стресса и нести полную личную ответственность за их результаты;
- уметь обрабатывать большие объемы информации и грамотно вести текущую документацию;
- обладать навыками ведения деловых переговоров с тем, чтобы выходить на желательный для компании результат;
- ясно понимать, как организована работа таможни и как функционируют транспортные компании;
- быть уверенным пользователем персонального компьютера, а также уметь пользоваться всеми необходимыми для выполнения профессиональных функций программами.
Помимо прочего, любой работодатель имеет право сформировать другие требования, которые необходимы для того, чтобы качественно выполнялась работа. Специалист по закупкам — важная составляющая успеха компании. Например, если компания занимается внешнеэкономической деятельностью, то от такого сотрудника могут требовать знания иностранных языков. Поэтому важно грамотно составить свое резюме. Специалист по закупкам — должность, которая позволяет многим ярко реализовать свои способности. Ради этого стоит рискнуть.
Перечень того, какие обязанности у менеджера по закупкам будут в определенной организации, зависит от ее профиля и позиции этого менеджера. Как уже было сказано, обязанности закупщика устанавливаются его должностной инструкцией:
- своевременно отслеживать возникновение потребности в том или ином товаре у фирмы, собирать заявки на приобретение необходимого с других служб, формировать перечень потребностей;
- анализировать рынок, находить наиболее выгодные предложения;
- проводить переговоры с поставщиками;
- готовить необходимые документы для поставок: договоры, заказы контрагентам, документы по приемке товаров;
- организовывать и участвовать в приемке товаров;
- готовить претензии поставщикам по несоответствию товара условиям поставки и отвечать на претензии поставщиков;
- содействовать другим отделам при решении вопросов, связанных с поставками, например, во взаимодействии с юридическим отделом менеджер по работе с поставщиками ведет переговоры и деловую переписку, решает спорные ситуации;
- мониторить товарооборот в организации;
- анализировать деятельности организации, составлять отчеты и информировать руководство о состоянии закупочной деятельности в компании.
Допускается установление и более узкого перечня полномочий, например, обязанности менеджера по работе с поставщиками ограничиваются переговорами, подготовкой писем, договоров и сопутствующих документов, он не занимается анализом рынка и внутренним товарооборотом компании.
Общее описание профессии
Снабженец — профессия, известная с давних времен. Это должностное лицо, которое отвечает за снабжение компании необходимыми материальными ценностями. Менеджер по закупкам выполняет практически то же самое. Однако к этой профессии предъявляются более широкие требования, среди которых — умение мыслить аналитически и быстро принимать решения.
Важность данного специалиста сложно переоценить, ведь место компании на рынке, ее рентабельность и успешность определяется оборотом материальных ценностей, во многом зависящем от слаженности работы отдела закупок.
Причем найти нужные товары на рынке — это полдела. Они должны быть недорогими и отвечать высшим критериям качества. Решение такой задачи под силу только подготовленному специалисту.
Итак, в круг обязанностей менеджера по снабжению входит:
- поиск готового идти на компромисс поставщика;
- поиск требуемого объема товаров;
- оптимизация процесса закупок;
- быстрое и максимально точное определение качества предлагаемого товара;
- отстаивание цены, выгодной предприятию.
От специалиста по госзакупкам требуется умение выгодно взаимодействовать с государством.
Менеджер-снабженец может существенно упростить ситуацию с закупками. Для этого ему следует найти хорошего поставщика, готового поставлять качественные товары по самым низким ценам. Высшим профессиональным пилотажем считается умение добиться возврата нереализованной партии товаров. Ценится также способность заключать сделки с правом отсроченного платежа.