Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правильность заполнения трудовой книжки в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.
Как заполнить трудовую при устройстве на работу?
Данные вписывают в раздел «Сведения о работе» ТК. Работник может поступить в порядке приёма или перевода из другой организации или ИП.
Для сотрудника со своей бумажной ТК нужно заполнить этот раздел в следующем порядке:
- в столбце 3 указывается полное и сокращённое наименование организации или ИП-работодателя. Например, «Индивидуальный предприниматель Степанов Степан Сергеевич (ИП Степанов С.С.)». Разрешено применять штамп с двумя видами наименований. Если сокращённое наименование не предусмотрено, указывать его не нужно;
- в столбец 1 под наименованием ставится порядковый номер записи;
- в столбец 2 – дата приёма в формате ХХ.ХХ.ХХXХ;
- в столбец 3 – сама запись о приёме на работу. Нужно написать должность, профессию, специальность, квалификацию. Например, «Принят на должность инженера по снабжению 1 категории»;
- в столбце 4 ставятся реквизиты приказа о приёме на работу. Если приказа нет — реквизиты трудового договора.
Переводы внутри компании
Перевод оформляется так же, но запись будет начинаться со слова «переведён…», далее указывается подразделение, должность (специальность, профессия, квалификация) сотрудника.
В столбце 4 нужно написать реквизиты приказа о переводе.
Персональные данные работника заполняются на основании паспорта, информация об образовании — по диплому. Сокращения не допускаются. Пишут дату заполнения дубликата, ставятся подписи работника и кадровика. Оттиск печати — при наличии.
Сверху раздела “Сведения о работе” нужно указать общий стаж работы до поступления на последнее место трудоустройства. Например, “Общий трудовой стаж — 15 лет, 2 месяца и 16 дней”. Номер записи и дату не ставить.
И уже после этого проставляются записи о местах работы — последовательно, от старых к новым, по номерам.
Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
-
В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
- В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
Шаг 1. Получить заявления
Переход от бумажных трудовых книжек к электронным в 2024 году требует определенных действий со стороны работодателей и работников. В первую очередь необходимо получить необходимые документы для переноса записей в электронный формат.
Шаг 1. Получить заявления оформить и сдать бумажные трудовые книжки в Минтруда или в подразделения Государственных служб занятости населения (СЗВ-ТД).
- Работодатели должны выдать работникам заявление о переходе от бумажной трудовой книжки к электронной.
- Работники должны получить заявление от работодателя и проверить его на достоверность и корректность информации.
- Работники должны сдать свои бумажные трудовые книжки в Минтруда или в подразделения СЗВ-ТД.
Если временный перевод стал постоянным
Если сотрудник временно переводится на другую работу внутри компании, запись о переводе не требуется делать. Соответствующая запись необходима только в случае, если временный перевод становится постоянным. Она будет выглядеть так:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата перевода работника;
- в графе 3 — запись о переводе, где указывается название структурного подразделения предприятия, должность, специальность, профессия и квалификация;
- в графе 4 — дата и номер приказов, по которым работник переведён временно, а затем — на постоянной основе.
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
При внешнем совместительстве
По желанию работника информацию о совместительстве можно внести в запись об основной работе. Для этого необходимо представить подтверждающий документ: справку от работодателя, оригинал или заверенную копию кадрового приказа.
Если сотрудник уже не работает по основному месту работы, запись может быть внесена работодателем, у которого он работает по совместительству. Записи могут быть упорядочены хронологически или сгруппированы в блоки, включающие информацию о приёме и увольнении одновременно.
Запись будет выглядеть следующим образом:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата приёма на работу по совместительству;
- в графе 3 — сведения о наименовании работодателя, структурного подразделения организации, должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству.
Обновленный порядок оформления записей
Новые правила заполнения трудовой книжки в 2024 году вводят обновленный порядок оформления записей.
Для удобства и стандартизации заполнения записей в трудовой книжке, была разработана таблица, которая содержит основные поля и требования к оформлению записей. Теперь все записи должны быть оформлены в соответствии с указанными форматом и правилами.
| Название | Описание |
|---|---|
| Дата записи | Указывается дата, когда была выполнена работа или произошло событие, связанное с трудовой деятельностью. |
| Описанное событие | Здесь указывается суть произошедшего события, такое как прием на работу, перевод на другую должность, получение повышения или премии, увольнение и другие изменения в трудовых отношениях. |
| Подпись работника | Работник должен поставить свою подпись под каждой записью в трудовой книжке. Подпись должна быть разборчивой и не должна перекрывать текст записей. |
| Подпись работодателя | После выполнения работником записи, работодатель должен также поставить свою подпись под записью в трудовой книжке. Подпись работодателя подтверждает правильность информации, указанной в записи. |
Изменения в процедуре оформления отпусков и больничных
В 2024 году в процедуре оформления отпусков и больничных в трудовой книжке произошли некоторые изменения. Новые правила предусматривают следующие особенности:
- Для оформления отпуска необходимо предоставить заявление работодателю не позднее, чем за две недели до начала отпуска. В заявлении должна быть указана дата начала и окончания отпуска, а также его продолжительность.
- Запись об отпуске должна быть внесена в трудовую книжку в течение трех рабочих дней с момента представления заявления работодателю. В записи указывается дата начала и окончания отпуска, а также его продолжительность.
- Для оформления больничного листа необходимо предоставить медицинское заключение работодателю в течение трех рабочих дней с момента начала болезни. В медицинском заключении должна быть указана дата начала и окончания больничного листа, а также причина болезни.
- Запись о больничном листе должна быть внесена в трудовую книжку в течение трех рабочих дней с момента представления медицинского заключения работодателю. В записи указывается дата начала и окончания больничного листа, а также причина болезни.
Такие изменения в процедуре оформления отпусков и больничных были внесены для облегчения и ускорения процесса внесения записей в трудовую книжку и обеспечения актуальной информации о трудовой деятельности работника.
Правила и требования для заверения копии в 2023 году
Совместительству по работе обязанностью сотрудника увольняться власть Исправлять в книжке изменения, ошибках в записи. Заверять копию трудовой книжки можно при выдаче дубликатов на основании порядка, прописанного в ТК РФ.
Для корректного заполнения и заверения копии трудовой книжки в 2023 году необходимо соблюдать следующие правила и требования:
| Порядок | Что вносить или исправлять |
|---|---|
| При приеме на работу | Запись о приеме на работу, образовании, трудовой функции, фамилии, изменении фамилии при переводе, о работе по совместительству. |
| При увольнении | Запись о увольнении, смертью сотрудника, переводе на другую работу или изменении трудовой функции. |
| При изменении сведений | Записи об изменении фамилии, образовании, переводе на другую работу или изменении трудовой функции. |
| При смене места работы | Запись о переводе со старого места работы на новое, фамилии, образовании, изменении трудовой функции. |
| При ошибке в записи | Исправление записи с помощью корректного вноса исправлений на лицевом листе или титульного листа трудовой книжки. |
Для заверения копии трудовой книжки в 2023 году необходимо обратиться в уполномоченные органы, где производится проверка документов и их дубликат. Это может быть региональный центр занятости, кадровое агентство и другие организации, уполномоченные на выдачу дубликатов трудовых книжек.
Повышение прозрачности и доверия к трудовым документам
В 2024 году в трудовой книжке будут внесены изменения, направленные на повышение прозрачности и доверия к трудовым документам. Это поможет установить четкие правила и условия трудового контракта между работником и работодателем, а также предотвратить возможные злоупотребления и нарушения прав работников.
Одно из основных изменений — добавление электронного подтверждения трудовых документов. Теперь сведения о трудовой деятельности будут содержаться не только в бумажной форме в трудовой книжке, но и в электронном виде. Это предоставит возможность легко и быстро проверить данные о предыдущих местах работы работника и подтвердить их достоверность. Кроме того, электронные копии трудовых документов могут быть важным доказательством при разрешении споров и конфликтов между работником и работодателем.
Еще одно изменение коснется сохранности трудовой книжки. Теперь каждый работник будет обязан регулярно обновлять трудовую книжку и следить за тем, чтобы она не пострадала от внешних воздействий или утери. В случае утери, сотрудник будет обязан получить дубликат или справку о его трудовой деятельности.
В целом, введение этих изменений в трудовую книжку в 2024 году поможет создать более прозрачную и доверительную систему трудовых документов, что положительно скажется на отношениях между работниками и работодателями, а также на защите прав работников.
Как заполнить трудовую при устройстве на работу?
Данные вписывают в раздел «Сведения о работе» ТК. Работник может поступить в порядке приёма или перевода из другой организации или ИП.
Для сотрудника со своей бумажной ТК нужно заполнить этот раздел в следующем порядке:
- в столбце 3 указывается полное и сокращённое наименование организации или ИП-работодателя. Например, «Индивидуальный предприниматель Степанов Степан Сергеевич (ИП Степанов С.С.)». Разрешено применять штамп с двумя видами наименований. Если сокращённое наименование не предусмотрено, указывать его не нужно;
- в столбец 1 под наименованием ставится порядковый номер записи;
- в столбец 2 – дата приёма в формате ХХ.ХХ.ХХXХ;
- в столбец 3 – сама запись о приёме на работу. Нужно написать должность, профессию, специальность, квалификацию. Например, «Принят на должность инженера по снабжению 1 категории»;
- в столбце 4 ставятся реквизиты приказа о приёме на работу. Если приказа нет — реквизиты трудового договора.
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Какие правила изменились?
В 2024 году были внесены значительные изменения в правила заполнения трудовой книжки. Вот основные изменения:
- Указание фамилии и имени работника в трудовой книжке теперь осуществляется по данным паспорта, а не по данным трудового договора.
- Добавлена обязательность указания ИНН работника в трудовой книжке.
- Изменился порядок указания сведений о предыдущих местах работы. Теперь необходимо указывать не только названия организаций, но и даты начала и окончания работы.
- Внесены изменения в заполнение раздела о профессиональной подготовке. Теперь требуется указание не только наименования учебного заведения, но и даты получения образования или прохождения курсов.
- Установлено новое правило, согласно которому необходимо указывать информацию о полученных наградах и поощрениях в трудовой книжке.
Электронное заполнение
С введением новых правил заполнения трудовой книжки в 2024 году, вводится обязательное электронное заполнение этого документа. Теперь работодатель обязан вести трудовую книжку электронно через специализированную систему.
Электронное заполнение трудовой книжки позволяет сократить время на выполнение этой процедуры и упростить доступ к информации о трудовом стаже работника. Также это исключает возможность подделки записей в книжке и делает процесс более прозрачным.
Для заполнения трудовой книжки в электронном виде применяется специализированная система, которая предоставляет возможность добавлять новые записи о работе, изменять или удалять уже существующие записи, а также получать доступ к полной истории трудовой деятельности работника.
Система электронного заполнения трудовой книжки обеспечивает хранение всех записей в электронном виде без риска потери или повреждения документа. Кроме того, электронная трудовая книжка позволяет работнику получить доступ к своим данным через личный кабинет, что делает процесс контроля и проверки данных более комфортным и удобным.
| Преимущества электронного заполнения: |
|---|
| 1. Упрощенный доступ к информации о трудовом стаже работника. |
| 2. Исключение возможности подделки записей. |
| 3. Более прозрачный процесс ведения и контроля трудовой деятельности. |
| 4. Хранение записей в электронном виде без риска потери или повреждения документа. |
| 5. Удобный доступ к данным через личный кабинет работника. |