Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Адаптация персонала в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В своем взаимном приспособлении к профессиональной среде работник проходит 4 последовательные стадии. Помощь на любом этапе значительно сократит время адаптации и облегчит ее, снизив издержки организации.
Основные проблемы новичков
Что может осложнить человеку жизнь в его первые дни на новой работе? На что следует в первою очередь обратить внимание специалистам, занимающимся проблемами адаптации персонала? Исследования показывают, что преобладающими негативными моментами, мешающими почувствовать себя «на своем месте» вновь пришедшим сотрудникам, являются:
- недостаток организационных знаний;
- неумение ориентироваться в новой обстановке;
- скованность перед руководством и коллегами;
- отсутствие практического опыта.
К этим объективным факторам добавляются субъективные переживания, еще больше осложняющие адаптацию, такие как:
- страх показаться некомпетентным и не справиться со своими обязанностями;
- боязнь потери работы (или страстное желание как можно быстрее «продвинуться»);
- опасение не стать уважаемым в коллективе;
- отсутствие контакта с начальством (антипатичный руководитель или, наоборот, страх ему не понравиться);
- неумение «вписаться» в коллектив (опаска оказаться отверженным или не захотеть сближаться по своей инициативе) и др.
Цели и задачи адаптации персонала в организации
Организация управления профориентацией и адаптацией персонала — это работа кадровой службы и руководителя того подразделения, где работает новый сотрудник.
Адаптация — это в управлении персоналом важный момент, от которого зависит, какие кадры будут работать в организации, какой психологический климат в коллективе и насколько хорошо и производительно работники будут выполнять обязанности.
Целями работы по адаптации новых сотрудников являются:
- ускорение процесса введения нового работника в курс дела, ознакомление с его трудовыми обязанностями;
- полное устранение или снижение уровня текучести кадров в организации;
- мотивация работников на заинтересованность в результате, настрой на более качественное выполнение своих трудовых обязанностей, максимальную отдачу своему делу;
- увеличение производительности труда;
- оздоровление психологического климата в коллективе.
Методы адаптации персонала
Программа исследования системы адаптации персонала выделяет следующие формы адаптации персонала:
- наставничество (оказание помощи на начальном этапе работы более опытным сотрудником путем консультирования, ввода в курс дела, помощь в знакомстве с коллективом);
- посещение тренингов и семинаров (обучение и развитие определенных навыков работника, например, коммуникативных, навыков ораторского мастерства, подготовка презентаций, развитие стрессоустойчивости и прочее);
- беседа (ознакомительная беседа новичка с менеджером по персоналу, руководителем, сотрудником отдела кадров, при которой сотрудник получает ответы на имеющиеся у него вопросы);
- специализированная программа (например, обучающие фильмы или командные ролевые игры, направленные на сплочение коллектива);
- экскурсия (обзорная экскурсия по организации, ее структурным подразделениям, территории, ознакомление с историей компании, сотрудниками, корпоративной культурой);
- запрос обратной связи (по завершению периода привыкания и прохождения испытательного срока работнику предлагают заполнить анкету-отзыв);
- прочие методы (корпоративные мероприятия, аттестации, тестирования, обучения и т. д.).
Факторы, которые влияют на адаптацию
Трудовая адаптация, или онбординг, — это действия организации и нового работника, которые помогают быстро включиться в работу и влиться коллектив.
На этот процесс влияют:
- опыт кандидата — он может уже иметь трудовой стаж или быть молодым выпускником вуза;
- личные качества человека — инициативность, коммуникабельность, стрессоустойчивость и т. д.;
- время, заложенное на адаптационный период;
- должность, на которую пришёл человек, и степень ответственности;
- психологический климат в коллективе;
- размер и специфика организации;
- развитость корпоративной культуры;
- управленческие навыки руководства.
Первичная адаптация влияет не только на внутренние бизнес-процессы, но и на кадровый имидж компании.
Приспособление к новой обстановке — многосторонний процесс.
Он включает несколько видов адаптации к меняющимся условиям:
- Психофизиологическая — перестройка психики, режима жизни, физиологических процессов.
- Социальная — усвоение норм общения в новом коллективе, налаживание контактов, становление как члена команды.
- Профессиональная — оценка знаний и навыков, их изменение под новые требования.
- Производственная — изучение трудовых норм в компании, регламентов, рабочих инструментов, оборудования.
- Организационно-административная — знакомство с подходами к управлению, внутренней кадровой программой и организационной структурой.
- Финансовая — перестроение бюджета, соотношения доходов и расходов с учётом нового заработка и других условий, к примеру, проезда к месту работы.
Когда обе стороны понимают, на каких уровнях идёт адаптация, она проходит с минимальным стрессом.
Контроль за адаптацией
Адаптация — процесс необходимый. В период привыкания работник должен находиться под постоянным контролем со стороны должностных лиц, в чьи обязанности входит участие в данном процессе.
Это значит, что должны применяться этапы адаптации персонала, каждый из которых заканчивается промежуточной оценкой. То есть работник будет действовать по определенной программе, рассчитанной на определенный срок.
Каждый этап оформляется документами: письменными заданиями, отчетами о выполнении, оценкой наставника. Такая технология поможет в случае, если вы придете к выводу, что работник не прошел испытание, и решите уволить его по данному основанию.
Кроме того, программа исследования системы адаптации персонала будет основана на данных, отраженных в этих документах. С помощью аналитики вы увидите, насколько успешно функционирует ваша система, в чем и как ее можно скорректировать.
Помните, что существуют различные категории работников, нуждающихся в вовлечении и встраивании в имеющуюся структуру компании:
- выпускники учебных заведений, впервые поступающие на работу;
- работники, уже имеющие профессиональный опыт, поступающие в вашу организацию;
- работники вашей организации, переведенные на другую должность;
- женщины, вышедшие из отпуска по уходу за ребенком;
- работники-инвалиды;
- работники, прошедшие обучение на курсах повышения квалификации, и др.
Управление процессом адаптации персонала
Чтобы управлять адаптацией сотрудников, для начала стоит проработать три организационных элемента: закрепить функцию управления адаптацией новичков в структуре предприятия, продумать этапы управления ею и позаботиться об информационной поддержке данного вопроса.
Чтобы повышение адаптации персонала было успешным, компания может использовать следующие способы:
-
Установить, какой структурный отдел будет управлять адаптацией работников. Решает этот вопрос, как правило, отдел по обучению персонала.
-
Для каждого отдела, цеха или группы подразделений назначить специалистов, ответственных за адаптацию. То есть менеджер по персоналу станет куратором для определенных подразделений. Управлять адаптацией может как сотрудник отдела управления кадрами, так и представитель любого другого отдела, готовый к роли куратора.
-
Развить в компании кураторство, незаслуженно отодвинутое в последнее время на последний план. В фирмах за рубежом наставничество широко практикуется. Если сотрудника превращают в наставника, значит, ему доверяют, признают его опыт и профессиональные достижения, а также подталкивают к карьерному росту. При этом кураторов финансово поддерживают. Кто может выступать в качестве наставников? Опытные работники, начальники, молодые специалисты, пришедшие в компанию несколько лет назад и зарекомендовавшие себя как успешные специалисты. Интересно, что наставничество как форма деятельности появилось в Японии, а в последние годы его стали активно использовать европейские предприятия.
-
Установить взаимосвязь системы управления персоналом (в частности, отделом управления адаптацией) со службой организации управления. Во многих иностранных фирмах служба адаптации персонала является структурной частью системы контроллинга.
-
Отдел управления адаптацией и отдел организации управления общаются друг с другом главным образом на тему оптимальной организации труда, а также по поводу того, в какой форме и по каким принципам внедрять в работу новые инструменты и т. д.
Среди организационных решений по технологии адаптации персонала выделяют:
-
организацию мероприятий, посвященных вопросам адаптации персонала (это, например, семинары, курсы и т. п.);
-
индивидуальные беседы начальника или куратора с новичком;
-
проведение краткосрочных курсов для руководителей, вступающих в должность наставника;
-
организационно-подготовительную работу при внедрении новых решений в работе;
-
спецкурсы подготовки кураторов;
-
метод поэтапного усложнения задач для новичка. Параллельно нужно контролировать его деятельность, анализировать ошибки, допущенные при выполнении трудовых функций. Также можно предусмотреть дополнительное поощрение нового сотрудника за качественное решение задач;
-
исполнение разовых общественных поручений, позволяющих установить контакт между новичком и другими работниками;
-
исполнение разовых поручений по организации деятельности органа управления (производственного совещания, совета директоров и проч.);
-
подготовку замены кадров при их ротации;
-
специальные ролевые игры в коллективе отдела, направленные на сплочение персонала и развитие групповой динамики.
Необходимо также оценить организацию труда в компании, понять, мотивирует ли сотрудников принятая система к более продуктивной работе, легче ли адаптироваться персоналу. В рамках организации труда на предприятии:
-
формируют целевые проблемные группы, творческие бригады, определяется их состав, время, проблематика работы;
-
организуют венчуры;
-
определяют оптимальную степень свободы трудового распорядка, широко используют аккордный принцип работы;
-
грамотно дублируют задачи для подразделений, используют элементы конкурсности и соревновательности между отделами, проектами и т. д.;
-
оглашают как групповые, так и индивидуальные результаты;
-
привлекают персонал к управленческой деятельности (применяют метод группового принятия решений, коллективно участвуют в формировании стратегий, делегируют полномочия и ответственность и т. д.);
-
проводят совещания с определенной периодичностью и оптимальной длительности;
-
грамотно используют возникающие референтные группы;
-
вырабатывают решения, применяя творческий подход;
-
обеспечивают обратную связь с администрацией и коллегами по вопросам достигнутых целей в работе и адекватности их оценки.
Ответы на часто возникающие вопросы
Вопрос №1: Работаю психологом в крупной консалтинговой компании, в последнее время все чаще возникает необходимость в принятии на работу новых сотрудников, работодатель настаивает, чтобы все проходили испытательный срок и адаптацию, подскажите, какой из методов самый эффективный и как можно ускорить этот процесс?
Ответ: Процесс адаптации глубоко индивидуален, у одного человека коммуникативные качества развиты больше и он будет быстрее контактировать с коллективом, а другой привыкает дольше, может быть имеет некоторые комплексы при новом общении, соответственно более замкнут и дольше адаптируется, поэтому вам, как психологу, рекомендую лично заняться этим вопросом, первой пообщаться с будущими работниками и прояснить ситуацию личных взаимоотношений с людьми, возможно потребуется провести некоторые тесты и воспользоваться методикой психоанализа и исходя из этого вы поймете, кого можно адаптировать быстрее, а кому наоборот дать больше возможности влиться и не пропускать ни один из этапов, лучше не спешить и дать людям время освоиться, ведь от положительного настроя на рабочем месте зависит насколько продуктивным будет рабочий день.
Особенности вторичной адаптации в организации
Для новичков, имеющих опыт работы, предусмотрены однодневные тренинги, в которых больший уклон делается на ознакомление с основами корпоративной культуры, миссией и стратегией компании. Максимальное внимание уделяется системе оценке сотрудников, которая во многом отражает и определяет корпоративную культуру.
Для того, чтобы сотрудник знал, насколько перспективен он как профессионал, можно составить его индивидуальный план развития, а также поставить перед ним определенные задачи. Для этого важно определить круг знаний, умений и навыков, которыми должен овладеть сотрудник, а также мероприятия, которые будут этому способствовать. Очевидно, что, чем прозрачнее и понятнее для работников будут возможности развития, тем активнее они будут повышать свою квалификацию.
Надо иметь в виду, что адаптация некоторых категорий работников имеет свою специфику: женщины, руководители.
Сложность адаптации первых заключается в следующем:
- Необходимость компенсировать недостаток трудового опыта, знаний и навыков;
- Небольшое количество женщин-руководителей, способных оказать психологическую помощь и поддержку;
- Дискриминация со стороны многих коллег-мужчин, сложность вхождения в мужскую среду;
- Излишняя эмоциональность, агрессивность, подверженность стрессам, вредным привычкам, стереотипность мышления и т.д.
В то же время их адаптация облегчается следующими факторами:
- Высокая социальная ориентированность;
- Коммуникабельность, способность легко устанавливать неформальные контакты, разрешать конфликты;
- Терпение, высокая дисциплинированность, организованность;
- Фаворитизм со стороны многих мужчин.
Виды и методы адаптации
Выделяют три основных вида адаптации:
-
организационная — сотрудника знакомят с порядком и правилами компании, командой в отделе, другими специалистами, с кем придется взаимодействовать;
-
психологическая, социальная — в рамках этой адаптации HR-специалист или руководитель мониторит уровень удовлетворенности работой, выявляет возможные проблемы с мотивацией и взаимоотношениями с коллегами, причины этих проблем;
-
профессиональная, производственная — сотруднику очерчивают зону ответственности, обозначают приоритетные задачи и пути развития; новичок должен понимать, что ему нужно сделать, чтобы пройти испытательный срок.
Методы адаптации могут и должны применяться в комплексе. Примеры методов:
-
Экскурсия. Новому сотруднику показывают офис, производственные площадки, розничные магазины, склад, при необходимости организуют командировку в филиал в другом городе. Благодаря этому новичок узнает специфику деятельности компании, обучается лучше понимать продукт, бизнес-процессы, работу команды.
-
Наставничество. К сотруднику прикрепляют более опытного или старшего коллегу, который отвечает на рабочие вопросы, подсказывает, как решать трудные задачи. В небольших организациях функцию наставника берет на себя руководитель.
-
Беседа. Это личная встреча сотрудника с руководителем или HR-менеджером, в ходе которой новичок может задать вопросы, высказать опасения или предложения, обсудить результат.
-
Тренинги, вебинары. Новый сотрудник проходит обучающие мероприятия, знакомится с продуктами компании и спецификой работы с ними. Усваивает правила взаимодействия с клиентами, партнерами.
-
Опросы, анкетирование. Новичок дает обратную связь с помощью автоматизированных опросников. После их анализируют HR-специалист и руководитель.
Разберемся, какие этапы адаптации на новом рабочем месте проходит сотрудник:
- Внешняя переориентация. На ней человеку трудно принять новые ценности и распорядки, он болезненно воспринимает то, к чему не привык, с чем не согласен. Однако при этом стремится скрыть эти негативные эмоции.
- Постепенное взаимное признание работника коллективом и наоборот.
- Восприятие ценностей команды без включения их в свою систему ценностей.
- Постепенное принятие новых прав и обязанностей, корпоративной культуры, а также перестраивание своей личности, поведения под новые условия.
- Гармоничное слияние личности с коллективом.
Виды адаптации на рабочем месте
Весь процесс адаптации разделяется на четыре группы:
- психофизиологический;
- профессиональный (ознакомление с профессией);
- социально-психологический (знакомство с коллективом);
- организационный (ознакомление с самой компанией).
Более детальный их разбор:
- Организационная адаптация. Успешная деятельность на новом рабочем месте возможна лишь тогда, когда человек досконально знает все о своей компании: историю, задачи, цели, перспективы развития, ее достижения и неприятные моменты истории. Важно иметь представление о ее структуре, управленцах, ответы на жизненные вопросы: «Где находится отдел кадров, столовая, служебная парковка?», «Где получить табуляграмму?», «К кому обратиться с вопросами по трудовой деятельности?» и т. д. Обязанность работодателя — донести до новичка всю эту информацию в сжатом и структурированном виде, а последнего — постараться это в короткий срок «переварить».
- Социально-психологическая адаптация персонала на рабочем месте. Плотное знакомство с коллективом, нормами корпоративной культуры, установление межличностной и деловой коммуникации, вливание в неформальные группы. Новичок не только знакомится с новыми нормами поведения, он должен уже начать следовать им, в то время как коллектив относится к нему настороженно, оценивает его, составляет мнение. Поэтому для большинства эта адаптация является самой трудной.
- Профессиональная адаптация на рабочем месте. Восполнение пробелов в знаниях, переобучение, знакомство с новыми стандартами работы, ее спецификой. Для облегчения этого вида привыкания во многих организациях практикуются ротации, наставничество, инструктажи, «ученический» период.
- Психофизическая адаптация сотрудников на рабочем месте. Это перестраивание своего организма, привычек к новому режиму труда и отдыха — сменный рабочий график, командировки, ненормированный рабочий день, «домашний офис». Сюда же относится приспосабливание к новому рабочему месту, комнатам отдыха и гигиены, к непривычному маршруту на работу.