Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как депонировать зарплату в 1С 8.3 ЗУП 3». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.
В течение какого времени может быть выдана не полученная в срок заработная плата?
Согласно разъяснениям, которые были даны в письме ФНС РФ «О сроке исковой давности в отношении задолженности…» от 6.10.2009 № 3-2-06/109, срок исковой давности по депонированной заработной плате составляет 3 года с того дня, когда она должна была быть выплачена работнику. В том случае если по истечении указанного срока работник так и не обратился к работодателю с требованием о выплате денежных средств, задолженность может быть списана.
Если работнику за 3 года не была выплачена депонированная заработная плата — проводка по ее списанию составляется следующим образом:
|
Счет Дт |
Счет Кт |
Проводка |
Сумма |
|
76.4 |
91 |
Списание депонированных средств в качестве внереализационных доходов |
Сумма депонированной зарплаты |
К какой задолженности относят расчеты по не выданной в срок заработной плате? Невыплаченная заработная плата: порядок депонирования
Расчеты по депонированной заработной плате относят к кредиторской задолженности предприятия. Их учет должен вестись отдельно для каждого работника предприятия с использованием Книги аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
П. 6.5 указания Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У установлен порядок, в котором должна быть депонирована невыданная заработная плата:
- в последний день, установленный для выдачи зарплаты, кассир проставляет в ведомости оттиск штампа или вручную пишет слово «депонировано» напротив фамилий работников, которые не получили причитающиеся им средства;
- производится расчет итоговой суммы выданной и депонированной зарплаты и их сверка с суммой, указанной в расчетной ведомости;
- ведомость визируется кассиром и передается на подпись главному бухгалтеру предприятия;
- депонированные средства сдаются в банк.
Порядок обращения денежных средств регулируется указанием ЦБ РФ № 3210-У. В соответствии с порядком ведения кассовых операций, на выплату зарплаты наличными деньгами отводится не более пяти дней, включая день их получения в банке. Сверх этого срока сверхлимитную наличность хранить нельзя, и ее необходимо сдать в банк. Депонировать зарплату необходимо, если по каким-то причинам она так и не получена сотрудником.
В период выдачи зарплаты сотрудники иногда отсутствуют по разным причинам: болезнь, командировка, отпуск без сохранения дохода. Неполученную сотрудниками зарплату необходимо депонировать, то есть отразить в учете обособленно. Депонированные суммы заработной платы оформляют бухгалтерской записью. Ранее было строгое предписание регулятора о сдаче невыплаченной оплаты труда на расчетный счет в банке. Сейчас такого требования нет, но необходимо следить за тем, чтобы остаток наличности в кассе не превысил установленный лимит.
Сроки проведения операций по выплате заработной платы
Получение заработной платы в отсутствие работника может производиться по доверенности любым представителем. Документ считается юридически правомочным при условии нотариального удостоверения. В особых ситуациях допускается заверение документа главврачами медучреждений, руководителей мест заключения. При получении сумм представитель должен предъявить паспорт, удостоверяющий личность.
| Условие получения работником сумм | Срок и период операции |
| Дата выплаты заработной платы | Устанавливается предприятием с закреплением даты в трудовом или коллективном договоре |
| Срок хранения в кассе сумм после наступления даты выдачи | Утверждается предприятием в пределах 5 дней с учетом дня выдачи |
| Сдача остатка сумм по ведомости | В последний день выдачи заработной платы |
| Возможность получения депонированной суммы | В день, установленный предприятием или, при отсутствии конкретизации даты, по возможности поступления сумм в кассу |
| Предельный срок для истребования сумм работником | 3 года, исчисляемых со дня положенной выплаты заработной платы |
НДФЛ и взносы с депонированной зарплаты
Что касается НДФЛ, работодатель обязан уплатить его в бюджет не позднее следующего дня после выплаты заработной платы сотруднику. Существует два подхода к перечислению НДФЛ с депонированной зарплаты:
- Перечислить НДФЛ по факту выплаты зарплаты в стандартные для организации сроки. Этот вариант более удобен, так как оплата будет производиться одним платежным поручением, а в форме 6-НДФЛ в Разделе 2 надо будет заполнить один блок строк 100-140 для всей заработной платы. Однако в этом случае могут возникнуть споры с ФНС, которые приведут к штрафу по ст. 123 НК РФ, так как налог будет выплачен из собственных средств предприятия, а не из дохода сотрудника.
- Перечислить НДФЛ после факта получения депонированной суммы работником. В этом случае усложняется заполнение расчета 6-НДФЛ, так как для этой суммы необходимо заполнить отдельные строки, в которых надо показать дату начисления и дату фактической выплаты заработка. Если на конец квартала депонированная зарплата не выплачена, то в квартальную форму отчета ее не включают.
Как производится депонирование?
Весь процесс проходит по следующему алгоритму:
- В последний день выдачи зарплаты бухгалтер открывает расчётно-платёжную ведомость и ставит отметку «депонировано» напротив фамилий тех сотрудников, которые по каким-то причинам не получили свои деньги;
- После этого он подсчитывает и записывает в итоговой строке денежные суммы, выданные по факту и подлежащие депонированию, а затем сверяет полученные значения с итоговой суммой в ведомости;
- Ставит свою подпись в ведомости;
- Подписывает ведомость у главбуха или сразу у руководителя предприятия;
- Составляет расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по факту денег;
- Вносит в кассовую книгу запись о выданных деньгах (на основании кассового ордера).
Проведение бухгалтерского учета депонированной суммы
Заработная плата относится к общему составу расходов по обычному виду деятельности независимо от времени ее выплаты. Ее учитывают по дебету счетов в учете затрат в установленной корреспонденции с кредитом счета 70. Сумму, подвергшуюся депонированию, учитывают на субсчете «Расчеты по депонированным суммам» счета 76 (Д70 К76-4).
В очередном отчетном периоде по истекшему сроку давности депонированной суммы это признается прочим доходом организации.
Установленного законом срока исковой давности по поводу требований по выплате депонированной суммы нет. Если востребование зарплаты не происходит, тогда и трудовой спор отсутствует.
Бухгалтерская проводка
Если произведено было депонирование невыплаченных средств, тогда проводка должна быть отражена в финансовых документах организации.
Обычно при проведении работ по депонированию финансовых средств, бухгалтер использует не одну, а несколько записей, способных отобразить не только сумму не выданную сотруднику, но и движение денег на банковский счет, а также их повторное поступление в кассу для выдачи на основании требования.
Проводки, используемые бухгалтерами на предприятии, установлены следующие:
- если в организации существуют депонированные суммы денег, тогда используют проводку Дт 70 Кт 76-4;
- отражение реверсии производимой суммы в банк из кассы проводится через проводку Дт 51 Кт 50;
- при предъявлении требований о выдаче суммы ее нужно истребовать обратно в организацию через проводку Дт 50 Кт 51;
- проводка для выдачи сотруднику Дт 76-4 Кт 50.
Указанные проводки обязательны для использования организациями, где появилась необходимость в проведении процедуры депонирования.
Бухгалтерская проводка
Если произведено было депонирование невыплаченных средств, тогда проводка должна быть отражена в финансовых документах организации.
Обычно при проведении работ по депонированию финансовых средств, бухгалтер использует не одну, а несколько записей, способных отобразить не только сумму не выданную сотруднику, но и движение денег на банковский счет, а также их повторное поступление в кассу для выдачи на основании требования.
Проводки, используемые бухгалтерами на предприятии, установлены следующие:
- если в организации существуют депонированные суммы денег, тогда используют проводку Дт 70 Кт 76-4;
- отражение реверсии производимой суммы в банк из кассы проводится через проводку Дт 51 Кт 50;
- при предъявлении требований о выдаче суммы ее нужно истребовать обратно в организацию через проводку Дт 50 Кт 51;
- проводка для выдачи сотруднику Дт 76-4 Кт 50.
Указанные проводки обязательны для использования организациями, где появилась необходимость в проведении процедуры депонирования.
Депонированная зарплата: оформление, выдача и проводки в бухгалтерском учете
Выплата заработной платы на зарплатные банковские карты работников уже достаточно распространенное явление. Но многие работодатели продолжают, по прежнему, выплачивать заработную плату по-старинке — через кассу.
Движут ими, в большинстве своем, не консервативные взгляды, а простой предпринимательский расчет. При небольшом количестве сотрудников обслуживание зарплатного проекта с банком может быть дорогостоящим удовольствием. Да и часто, выручку, накопившуюся в кассе, удобнее не везти в банк, а использовать на выплаты сотрудникам.
Но при выплате заработной платы через кассу всегда есть вероятность, что кто-либо из сотрудников не получит причитающихся ему денежных средств. Вот в таких случаях бухгалтеру, или предпринимателю, если он лично занимается выдачей заработной платы, приходится депонировать причитающиеся работнику выплаты.
О том, что такое депонированная зарплата и как она оформляется, расскажет предлагаемая статья.
Денежные средства для оплаты труда работникам поступают из банковского отделения и подвергаются раздаче в течение 3 дней. У кассира деньги работников могут находиться около 5 рабочих дней. По истечению положенного срока зарплата подвергается депонированию и отправляется в банковое отделение, с которым сотрудничает организация или предприятие.
Денежные средства могут храниться в банке в течение 3 лет – это время исковой давности, предусмотренное законодательством РФ. По истечению этого времени не выданная ранее зарплата, превращённая в депонированную, становится ненужной. Она переходит в собственность организации и прописывается в документах, под наименованием «доход, не связанный с основной работой организации».
Общий срок хранения денежных средств в организациях банка равен 3 годам, так как в течение этого времени работник может обратиться в органы судебной инстанции с иском о возврате ему депонированной зарплаты, которую он не получил вовремя по каким-либо причинам.
З/п сотрудника, вовремя не полученная им, подвергается депонированию. Она хранится сначала у бухгалтера организации, затем в банке, и это позволяет сохранить денежные средства и получить их в любое время. Депонированные денежные средства обязательно фиксируются документально (ведомости, книга учёта и реестр), поэтому исключается возможность их потери навсегда.
Депонирование заработной платы – это финансовая операция, подразумевающая «заморозку» денежных ресурсов до момента их получения работником компании.
Мы уже говорили выше, что существуют определенные временные рамки, взаимосвязанные с выдачей зарплаты сотрудников. Нужно обратить внимание, что для депонированной заработной платы лимиты отсутствуют.
Из этого можно сделать вывод, что труженик может в любой момент обратиться в бухгалтерский отдел с просьбой о выдаче депонированных денег.
Согласно стандартному порядку, общая величина срока, в течение которого работник может затребовать финансовые ресурсы, составляет не более трех лет. В течение данного промежутка времени, работник имеет законное право обратиться в контролирующие органы с просьбой обязать работодателя вернуть причитающиеся деньги.
Депонированной называется зарплата (далее — ЗП), начисленная работодателем, но не полученная сотрудником вовремя. В настоящий момент, когда выплата вознаграждения за труд нередко производится в безналичной форме на карточные счета работников, проблема депонирования ЗП встает только перед работодателями, выдающими зарплату сотрудникам в наличной форме.
Взимается ли НДФЛ при депонировании зарплаты
НДФЛ с депонированной зарплаты зависит от исходника выплаты.
В случае с банком НДФЛ отчисляется в день получения денег на заработок (ч. 1 п. 6 ст. 226 НК). То есть до того момента, когда средства будут реально выплачены. Депонирование на сроках платежа никак не сказывается.
С 01 января 2021 введен новый срок удержания и выплаты НДФЛ при выдаче зарплаты наличными. НДФЛ перечисляется максимум на следующий рабочий день после даты расчета с сотрудниками (п. 6 ст. 226, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Удерживать данный НДФЛ нужно из дохода при его реальной выплате (п. 4 ст. 226 Налогового кодекса).
Допустим, зарплата начислена 31 октября. А 7 ноября ее депонировали и выдали 28 ноября. Когда производится удержание НДФЛ из депонированной зарплаты и внесение удержанного НДФЛ?
При выдаче депонированной зарплаты 28 ноября налог удерживается 28 ноября и выплачивается не позднее 29 ноября.
В налоговом учете списание депонированной ранее зарплаты определяется применяемым методом расчета налога на прибыль.
При методе начисления депонированную зарплату включают в расходы месяца начисления (согласно подпунктам 1 и 4 ст. 272 НК РФ). В данной ситуации нет разногласий между налоговым и бухгалтерским учетами.
Если деньги выдаются через кассу, депонированная зарплата включается в расходы в момент ее выдачи (согласно п. 2 ст. 273 НК). В месяце начисления будет видна вычитаемая временная разница. Это предусмотрено п. 11 ПБУ 18/02. Появится отложенный налоговый актив. Его не станет, когда зарплату выплатят.
Читайте материал по теме: Как сэкономить на налогах на зарплату
Что такое депонирование заработной платы?
Работодатель должен выплатить заработную плату не позднее 15 календарных дней со дня окончания расчетного периода. Конкретная дата и сроки выплаты дохода устанавливаются правилами внутреннего распорядка и отмечаются в трудовом договоре каждого сотрудника (ст. 136 ТК РФ).
Существует две основные формы выплаты зарплаты: наличными через кассу предприятия и перечислением на расчетный счет сотрудника. Если при перечислении на банковский счет личное присутствие сотрудника на работе необязательно, то с выдачей наличных дело обстоит совсем иначе.
Получить денежные средства работник может как лично, так и доверить это третьему лицу. Если в установленный день зарплата не выплачена, ее депонируют (сохраняют).
На бухгалтерском языке депонирование заработной платы — отражение в учете и первичке сумм заработной платы, неполученных сотрудниками.
Что делать, если за зарплатой не явились
Контролирующими органами установлены жесткие рамки, ограничивающие длительность срока выдачи заработной платы. В случае отсутствия одного из работников в период выдачи денежных средств, бухгалтеру компании необходимо сделать специальную отметку в кассовом ордере. Депонированные средства возвращаются на расчетный счет предприятия. Далее эти деньги могут быть использованы для выдачи сотруднику, после получения соответствующей заявки.
Согласно установленным правилам, длительность срока, установленного для востребования неполученной заработной платы, составляет три года. В течение данного отрезка времени работник компании должен обратиться в бухгалтерский отдел. При нежелании работодателя осуществить выдачу финансовых средств, работник имеет полное право подать исковое заявление в суд. Если в течение вышеуказанного срока деньги не были востребованы работником, то данные средства превращаются в дополнительный доход компании. Это означает, что данная сумма не подлежит выдаче работнику. Данные правила зафиксированы в сто девяносто шестой статье Гражданского Кодекса.
Давайте рассмотрим, как выглядит проводка суммы заработной платы, которая осталась невостребованной сотрудниками:
Д76 (Расчет по депонированной сумме) – К91 (Списание финансовых средств на основании истечения срока исковой давности).
Рассматриваемый процесс требует высокой концентрации внимания, поскольку любое допущение ошибки может стать причиной возникновения конфликта между работодателем и сотрудником компании. В действующем законодательстве говорится о том, что право получения оплаты за выполнение трудовых обязательств защищается Трудовым Кодексом.
Лишение зарплаты без весомых обстоятельств, а также нарушение правил выдачи финансовых средств, может привести к штрафным санкциям, наложенным контролирующими органами.
По мнению экспертов, бухгалтеру компании не следует спешить с оформлением документов о депонированной заработной плате. Перед этим шагом необходимо узнать о причинах отсутствия труженика в день выдачи заработной платы. Кассиру компании рекомендуется лично связаться с работником и напомнить о выдаче финансовых средств. Специалисты рекомендуют стараться избегать тех ситуаций, когда зарплата остается невостребованной.
В случае возникновения конфликта с работником, последний имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд для защиты своих интересов. Как правило, данные службы становятся на сторону труженика, что оборачивается штрафными санкциями в отношении администрации компании. В подобной ситуации, суд может обязать директора фирмы произвести выплату всей причитающейся суммы и добавить финансовую компенсацию. Размер компенсации рассчитывается на основе ставки, установленной Центральным Банком.