Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформляем сопроводительное письмо для передачи документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
Реквизит «Отметка о наличии приложений»
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.
Пример 1. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)
Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.
Сюрприз для заявителей – физических лиц
Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.
Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.
Оформление приложений к договору
В договорах тоже можно не присваивать номер единственному приложению (как в Примерах 16 и 17). Но позже может появиться потребность изменить или детализировать условия договора, для этого стороны подпишут дополнительное соглашение к нему. И вот на этом этапе может появиться еще 1 или несколько приложений. Как тогда быть? Старое приложение (которое было при подписании договора) осталось без номера. Новому приложению тогда давать № 2, а старому присваивать № 1 (описывая эту «акробатику» в допсоглашении)? Или старое оставить без номера, а новому присвоить № 1? Теоретически оба варианта возможны. Но практически каждый из них порождает лишнюю путаницу. Поэтому в договорах рекомендуем даже единственному приложению сразу присваивать № 1.
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 описано оформление приложений в сопроводительных письмах, организационных и распорядительных документах. Аналогичным образом оформляются приложения и к договорам, актам, планам, отчетам:
- вы можете по тексту договора сразу отмечать, что является приложением (см. Примеры 21 и 22) либо
- можете давать список приложений в одном из заключительных разделов или пунктов договора (см. Примеры 23 и 24). Перечень приложений приводится здесь в той последовательности, в которой они впервые упоминаются в тексте договора,
- а можете даже одновременно применять оба эти варианта для большей однозначности и удобства поиска информации и документов.
Реквизит «Отметка о наличии приложений»
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.
Пример 1
Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)
Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.
Кому вы адресовали сопроводительное письмо?
Напрямую к менеджеру по найму, который его прочтет.
Приветствие сопроводительного письма (т.е. приветствие) , может быть самым первым , что менеджер по найму видит. Это делает его одной из самых важных частей сопроводительного письма . Есть одна отличная и надежная стратегия, чтобы ваше приветствие привлекло ее внимание:
Дорогая Катерина ,
Верно. Ее имя.
Как написать сопроводительное письмо к документам
Итак, вы отправляете какие либо документы, разумеется, что к ним необходима сопроводительная записка, из которой станет понятно, что это за документы, кто отправитель, и кому они предназначены.
Сопроводительные письма не только сообщают о передаче документов, но и являются гарантийным документом, уведомляющим что вложения переданы адресату.
То есть, получатель не сможет отрицать, что он получил документы, так как сопроводительная записка содержит их полный перечень.
Помимо этого, сопроводительное послание должно содержать инструкцию, поясняющую для каких целей пересылаются документы. Например: для ознакомления, на подпись, для скрепления печатью и так далее.
Обязательно указание о том, что делать с документами после ознакомления, подписи и так далее: вернуть назад, переслать третьему лицу, оставить у себя и так далее.
Копия приказа о создании комиссии по расследованию профессионального заболевания. Указанный перечень документов не является исчерпывающим, поскольку согласно п.
Название в 2-х экз. Подскажите, пожалуйста, как правильно написать в сопроводительном письме: Н-ка юридический отдел или Администрации г.
Материал сопроводительное письмо в фсс образец.
Присылает вышестоящая организация письмо с приложением: Так сколько же листов? Нашей компанией от управляющей компании не были предоставлены документы и обоснования тарифов, а также проигнорировали течение с крыши и чистку снега. Просьба подсказать, как лучше сформулировать в сопроводительном письме для Трудовой Инспекции причину несвоевременной выплаты ЗП.
Чтобы сформулировать причину, надо знать её, а Вы ничего об этом не пишете.
Бланк сопроводительного письма к документам должен быть подписан руководителем или иным наделенным полномочиями лицом. Целесообразно составлять его в двух экземплярах, один из которых отдается участнику, а второй, с подписью, подтверждающей получение, хранится у заказчика.
Законодательно требований к формату сопровода не установлено. Однако есть важные моменты. Образец сопроводительного письма о передаче документов должен содержать следующие пункты:
- дату документа;
- реквизиты сторон (отправителя и получателя);
- наименование (уведомление о расторжении, о направлении сведений на согласование, о включении в РНП и др.);
- текст обращения;
- опись прилагаемых документов;
- контактные данные составителя, к которому необходимо обращаться при наличии вопросов другой стороны.
Образец сопроводительного письма к документам
Директору
ООО «Стандарт»
Е.С. Кузьмину
27.07.2013 № 23
Уважаемый Евгений Станиславович!
Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.
Приложения:
1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);
2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).
| Директор | Дыков | С.М. Дыков |
Реквизит «Отметка о наличии приложений»
Как уже отмечалось, самой важной частью сопроводительного письма к документу является приложение. Поэтому уделите особое внимание вопросу обучения именно в этой детали. Независимо от способа оформления вложений, профессиональная практика адресации требует полного перечня прилагаемых к письму документов с указанием количества копий и листов каждого из них.
Если эта информация отсутствует, сопроводительное письмо теряет смысл.
Поэтому, если документы, которые необходимо отправить, уже перечислены в теле письма, нет необходимости называть их еще раз. Достаточно указать количество экземпляров и количество копий. См. пример 1.
Пример 1.
Выдержка из текста и примечание о вложениях (вложения называются в теле письма)
Если вложение не упоминается в тексте письма, его название должно быть указано в дополнение к количеству. Если пакет содержит более одного документа, вложения нумеруются. См. пример 2.
Пример 2.
Поле основного текста и приложения (названия приложений указаны в приложениях)
В ГОСТ Р 6. 30-2003 указано, что для некоторых приложений слово, заканчивающееся перед двоеточием, является «приложение:», в этом случае рекомендуется описывать приложение с помощью формы множественного числа «приложение:» следующим образом Пример 2.
Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. А во-вторых, сами авторы этого ГОСТа позже «исправили» его, когда стали объяснять его применение в методических рекомендациях. Выдержки из этих двух документов приведены ниже.
Однако многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе. Даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте этого.
Причины этого были объяснены.
ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к формату документов».
3. 21.. Если письмо содержит приложения, не названные в тексте, то указывается их название, количество листов и количество экземпляров. Если приложений несколько, они нумеруются.
Организационные и административные документы. Требования к оформлению документа; методические рекомендации по применению ГОСТ Р 6. 30-2003.
3. 16… Если в письме имеются приложения, не упомянутые в тексте, то указываются их названия, количество листов и количество экземпляров, а если приложений несколько, то они нумеруются.
Существуют также различия в том, как слово «приложения» пишется в тексте письма. К ним относятся строчные или прописные буквы, наличие или отсутствие знака «нет». Важно отметить, что существует множество способов написания названия документа, содержащегося в тексте сопроводительного письма.
Для сравнения см. пример 3. Во втором случае уместно написать в скобках, что документ прилагается.
Следующий пример показывает, что делать в противном случае. Все варианты являются правильными. Важно соблюдать единообразие надписей.
Еще лучше, если выбор и указание вариантов в инструкции по делопроизводству организации (или в другом местном нормативном акте по таким вопросам) обеспечит единообразие всех документов и уменьшит путаницу среди сотрудников исполнительных органов.
Пример 3.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
- «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
- «Просим информировать установленным порядком»;
- «Просим согласовать и возвратить с комментариями».
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
- название документа нужно писать полное;
- отмечают количество экземпляров документа;
- отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
- Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
- Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
- Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
- Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
Кто подписывает письмо
Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.
При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.
Форма: сопроводительное письмо (образец)
Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.
Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.
Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?
Вспомним о том, что по правилам делового обращения принято отвечать на письмо в течение 30 дней1. Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.
Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:
Пример 10. Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре
Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения…
Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.
Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.
Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.
Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».
Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.
* * *
Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.
Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.
- Свежие
- Посещаемые
Все изменения по договору нужно оформить дополнительными соглашениями. К примеру, сторона, у которой возникли обстоятельства непреодолимой силы, обязана в течение периода, зафиксированного в договоре, письменно информировать другую сторону о случившемся и его причинах. Любые уведомления, которые одна сторона направляет другой, высылаются с подтверждением о получении.
Расторжение также оформляется дополнительным соглашением, к примеру, решение, уведомление об отказе от исполнения.
Сопроводительное письмо к документам
Дарья
Читать 3 мин.
Есть видеозапись
Задать вопрос
Деловую переписку между хозяйствующими субъектами юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями принято вести документоц фирменных бланках организаций, содержащих угловые штампы с реквизитами отправителя.
Подпись сопроводительного письма зависит от вида направляемых документов.
Например, при направлении экземпляра договора или коммерческого предложения письмо традиционно подписывает первый руководитель; если отправляются документы бухгалтерской отчетности — главный бухгалтер или начальник финансового отдела и пр. Кроме того, в письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя — для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам.
Сопроводительное письмо, как правило, составляется на имя первого руководителя компании-адресата или ее подразделения.