Как работать с дебиторской задолженностью техники и приемы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работать с дебиторской задолженностью техники и приемы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.

Ответственные за дебиторскую задолженность компании

Управления рисками позволяет не допустить бесконтрольный рост задолженности, эффективно планировать деятельность и обеспечить финансовую стабильность. Управление дебиторской задолженностью подразумевает разработку мероприятий, направленных на недопущение возникновения задолженности и снижения ее объема.

В условиях современного бизнеса свою эффективность доказала система ответственности и мотивации сотрудников. Практика показала, что заинтересованность персонала в оперативном получении платежей позволяет существенно сократить объемы дебиторской задолженности.

Внедрение такой системы на предприятии подразумевает:

• определение ответственных за проведение контроля дебиторской задолженности;
• разработку должностных инструкций для персонала;
• разработку показателей оценки для определения эффективности работы с дебиторской задолженностью;
• разработку и внедрение системы мотивации;
• разработку механизма предотвращения ошибок и мошенничества со стороны ответственных лиц.

Первый шаг: досудебные процедуры

Организация должна определить, что считать дебиторской задолженностью, какая просрочка от клиентов допускается, какая не допускается. Это будет считаться своего рода красными линиями, которые обозначают начало претензионной работы с контрагентом.

Сроки, по которым платежи можно считать просроченными, определяются для каждой конкретной организации исходя из специфики производства, регулярности отношений между контрагентами. Речь идет о том, что некоторые организации могут как разового отгружать товар, оказывать услугу, так и проводить такие операции регулярно. В каждом случае сроки определяются индивидуально.

Тем не менее, если просрочка составляет две недели, то уже можно начинать переговорный процесс, который по ка еще не является претензионной работой. Если в рамках переговоров не удалось достигнуть какой-то договоренности, определить сроки погашения задолженности, то необходимо переходить к претензионной работе – т.е. написать клиенту претензию, в рамках которой выразить — какие именно обязательства контрагентом не исполнены.

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

Претензия в договорных отношениях — это сообщение контрагенту о том, что он не исполнил или ненадлежащим образом исполнил свои обязательства. Обычно содержит требование об устранении нарушения или о расторжении договора.

В большинстве случаев под претензией понимают документ, который будущий истец направляет, чтобы соблюсти обязательный досудебный (претензионный) порядок. Однако на практике пострадавшая сторона может последовательно предъявить несколько претензий по одному нарушению, прежде чем решиться на судебное разбирательство.

Неформальная претензия обычно предъявляется устно или в переписке рядовых сотрудников двух организаций. Это может быть сообщение о том, что обнаружено нарушение, напоминание о пропущенном сроке исполнения обязанности и т.п. Целью такой претензии может быть предварительная проверка факта нарушения. В ней нет жестких требований или сообщения о намерении обратиться в суд. Пример такой претензии — звонок в бухгалтерию арендатора с сообщением о том, что арендная плата не поступила на счет арендодателя в установленный договором срок, и просьбой разъяснить ситуацию.

Письменную претензию обычно предъявляют, когда пострадавший убедился в обоснованности своих требований, а неформальное обращение к нарушителю не привело к желаемому результату. Такую претензию направляют по правилам для юридически значимых сообщений. Делается это для того, чтобы, если требование не будет исполнено, данный документ можно было использовать как доказательство соблюдения досудебного порядка урегулирования спора, когда он обязателен.

Энциклопедия спорных ситуаций СПС КонсультантПлюс позволит увидеть разные точки зрения по одному и тому же вопросу: что думает Минфин, налоговая, суды.

Что указать в претензии?

Включите в договор алгоритмы действий контрагентов в различных ситуациях, связанных с неуплатой в срок. Помните, отсутствие, каких либо деталей в договоре увеличивает риск возникновения конфликта.

Предусмотрите в договоре «зеркальные» санкции, регламентирующие как вашу ответственность за невыполнение обязательств, так ответственность клиента по оплате. Возражения со стороны клиента относительно упоминания в договоре возможных санкций должны вас насторожить.

Полезный совет:

Перед заключением договора обязательно проверяйте контрагента.
— Когда была создана компания (по статистике, фирмы, созданные в текущем году, чаще других оказываются однодневками);
— Имеется ли в открытом доступе информации о компании: собственный сайт, присутствие в социальных сетях, электронные справочники, отзывы на форумах, публикации в печатных и электронных СМИ;
— Если о компании нет информации – это повод насторожиться.

Условно дебиторку делят на несколько групп. В первую очередь популярно разделение на коммерческую и некоммерческую. Первая группа – это стандартный долг в денежной форме, например, когда товар уже отправлен, а оплата за него пока еще не поступала. А некоммерческая – это задолженность, сформировавшийся из-за неоформленной отчетности. Деньги уже поступили, но использовать их невозможно, ведь в базе их просто нет. Также дебиторку делят на денежную и документную. Первая – обычный финансовый долг, а вторая – это незакрытые первичной отчетностью расходы.

Цели управления дебиторской задолженностью в балансе всех обозначенных видов.

Шаг 3. Устанавливаем стоимость дебиторской задолженности

Не менее важно, чтобы у всех сотрудников компании, а особенно у сотрудников коммерческой службы, было понимание, что «дебиторка – это не бесплатно». Иначе возникает огромный соблазн выполнять планы продаж за счет неконтролируемого роста ДЗ, обосновывая все это и плановым ростом продаж, и увеличением отсрочки.

Стоимость дебиторской задолженности рассчитываем по формуле Cost ДЗ = ДЗ * %% стоимости капитала, где

ДЗ – средняя ДЗ по периоду: (ДЗ на начало + ДЗ на конец)/2;

%% – стоимость капитала (здесь уже выбор компании, как определять стоимость капитала: либо WACC, либо стоимость кредитования).

Этот расчет применим как к общему объему ДЗ, так и к задолженности конкретного клиента.

Когда дебиторка становится проблемой

Дебиторка становится проблемой для предпринимателя, когда нужны денежные ресурсы на постоянные издержки организации, а средств физически нет. Например, подошёл срок оплаты аренды или выплаты зарплат, а оплаты за заказы ещё не поступили. Средств на счетах не хватает, возникает кассовый разрыв — временная нехватка денег на обязательные статьи расходов.

Пример. Валентин продал продукцию заказчикам на 2 млн рублей с отсрочкой платежа на два месяца. Средства на его счёт ещё не пришли, они в дебиторке. Возникает кассовый разрыв: средства поступят только через два месяца, а закупать новую партию товара, платить аренду и зарплату работника нужно уже сегодня.

Причин возникновения дебиторки может быть много. Обычно плохое управление дебиторской задолженностью начинается с некорректной работы с просроченной задолженностью и заканчивается низким уровнем финансового планирования. В этом случае многое зависит от решения собственника сократить объем дебиторской задолженности до минимума и всячески избегать просрочки платежей заказчиками.

Как уменьшить дебиторскую задолженность

Дебиторскую задолженность можно обеспечить или продать. Продавать не очень выгодно, потому что обычно она продаётся гораздо ниже суммы задолженности. Первый вариант является более грамотным с точки зрения управления.

1. Как обеспечить дебиторскую задолженность. Делается это на этапе заключения договора.

• Найдите поручителя — третье лицо со стороны дебитора, которое будет обязано выплатить задолженность, если дебитор не сможет сам вернуть вам деньги.
• Оформите залог — дебитор может предложить для этого своё имущество, чтобы обеспечить долг. Если дебитор не вернёт его, то вы сможете продать заложенное им имущество и вернуть таким образом деньги.

1. Как продать дебиторскую задолженность. Сделать это можно с помощью цессии, факторинга или векселя.

• Цессия — это договор, по которому вы передаёте задолженность вашего контрагента другой компании. То есть перестаёте быть его кредитором.
• Факторинг — это услуга, по которой вы передаёте задолженность контрагента факторинговой компании. Она выплачивает вам долг, а вы за это платите процент. Должник же будет возвращать деньги уже не вам, а факторинговой компании.
• Вексель — это ценная бумага, по которой вы имеете право требовать с должника возврата суммы долга в определённый срок. Обычно такую бумагу делает должник, как бы подтверждая своё намерение оплаты. Вексель можно продать другой компании.

Как погасить дебиторскую задолженность через диалог с должником

Кредитору необходимо всегда поддерживать контакт с должником: напоминать по почте (в том числе, электронной) о сроках погашения долга, вести телефонные переговоры или лично встречаться с руководством должника. При этом требуется предусмотреть несколько сценариев переговоров.

Так, некоторым должникам необходимо систематически напоминать об оплате и вести должника до тех пор, пока задолженность не будет погашена в полном объеме. Для этого обратите внимание контрагента, что наличие долга создаст для него дополнительные проблемы:

• Угрозу репутации из-за распространения информации о несвоевременном внесении платежей в СМИ, конкурентам, поставщикам, потенциальным покупателям организации и её имущества.
• Продажу долга сторонней компании, которая не будет так дружественно настроена.
• Испорченную кредитную историю, попадание в “черный список” и отказ в выдаче кредитов.

Некоторым лучше предложить компромиссное решение. Тогда в переговорах кредитор относится к задолженности как к случайности, которую легко исправить. При этом не забывает оказывать давление на контрагента, предлагая, например, обмен долга на долю в уставном капитале компании-покупателя и др.

Порядок и методика анализа дебиторской задолженности организации

Анализ дебиторской и кредиторской задолженности организации требует проработанного плана. Финансисты часто создают отдельный стратегический план для оценки финансовой стабильности предприятия. Такой подход универсальный, а итоговый результат покажет текущее состояние долгов компании и контрагентов, а также их влияние на финансовое положение в целом.

Для достижения наиболее качественных результатов в вопросе анализа состояния дебиторской задолженности следует придерживаться определённого порядка действий. Первоначально следует обозначить элементы анализа:

1. Изучить размер долгов дебиторов, основные пункты и динамику. Полученные расчёты удобнее оформить в виде таблицы, чтобы наглядно определить изменения.

Дебиторку классифицируют по множеству различных критериев:

1. По срокам – краткосрочная и долгосрочная.
2. По надежности должника – сомнительная и безопасная.
3. По просроченности – плановая и просроченная.
4. По продолжительности просрочки – до 90 дней, от 3-х месяцев до года, со сроком непогашения от 1 до 3-х лет и безнадежные (не выплачиваются дольше 3-х лет).

В самой общей классификации дебиторка делится на нормальную и просроченную. К нормальной относятся долги за:

• отгруженный товар;
• выполненные работы;
• оказанные услуги.

Итак, вы установили цель процесса работы с ДЗ. Например, «Недопущение образования проблемной ДЗ в размере большем чем ХХ% от общей суммы ДЗ».

Подразумевается, что при соблюдении правил в части порядка предоставления торгового кредита, сроков предоставления, размеров торгового кредита и т.д. коммерческие риски компании сведены к минимуму, а все возможные отклонения отрабатываются участниками процесса. В результате проблемной становится минимальная часть от общей суммы ДЗ.

Основными оценочными показателями процесса будут:

• доля проблемной ДЗ;
• количество случаев нарушения правил работы с ДЗ (отклонения от установленного процесса).

Конечно, для контроля и оценки, а также мотивации персонала, можно использовать и другие показатели, которые уже зависят от конкретного алгоритма процесса.

РАЗМЕР, СРОКИ И ПОРЯДОК ОПЛАТЫ ЮРИДИЧЕСКИХ УСЛУГ

1. Стоимость услуг Исполнителя определяется Онлайн-заказе юридических услуг в соответствии с Прайс-листом. Исполнитель вправе самостоятельно вносить изменения в Прайс-лист. Стоимость оплаченных Заказчиком услуг на основании созданного Онлайн-заказа юридических услуг изменению не подлежит. Стоимость услуг Исполнителя не включает НДС в связи с применением Исполнителем упрощенной системы налогообложения.
2. Юридическая услуга предоставляется в полном объеме при условии 100% (стопроцентной) предоплаты Заказчиком.
3. Оплата юридических услуг производится Заказчиком в российских рублях с использованием банковской карты на веб-сайте Исполнителя после заполнения Онлайн-заказа юридических услуг. Также Заказчик может оплатить услуги Исполнителя с помощью банковской карты в Личном кабинете клиента или иным способом на основании Счета на оплату, размещенного Исполнителем в Личном кабинете клиента.
4. Оплата стоимости услуг производится Заказчиком в срок не позднее 3 (трёх) дней с момента создания Заказчиком Онлайн-заказа юридических услуг. По истечении указанного срока Исполнитель вправе внести изменения в стоимость, состав и сроки оказания услуг.
5. Услуги считаются оплаченными Заказчиком с момента поступлении всей суммы оплаты на расчетный счет Исполнителя.
6. После проведения Заказчиком предоплаты и зачисления денежных средств на расчетный счет Исполнителя настоящий Договор вступает в силу.
7. Настоящим Исполнитель и Заказчик (в дальнейшем – Стороны) договорились, что в случае, если на момент прекращения или расторжения Договора стоимость оплаченных услуг превышает стоимость фактически оказанных Исполнителем услуг, то разница между указанными суммами не возвращается, а признается внесенной Заказчиком в счет оплаты (предоплаты) услуг Исполнителя в рамках других (в том числе будущих) договоров. Для возврата указанных денежных средств Заказчик должен направить Исполнителю письменное заявление с указание полных банковских реквизитов расчетного счета.

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

1. Заказчик имеет право:
   1. Получать полную и достоверную информацию о ходе оказания юридических услуг.
   2. Отказаться от услуг Исполнителя по подготовке документа, уведомив об этом Исполнителя, не позднее 1 (одного) дня после оплаты услуг и при условии уплаты вознаграждения за фактически оказанные услуги. Если на момент получения от Заказчика заявления об отказе от услуг Исполнитель подготовил документ (Результат оказания услуг), Заказчик не вправе отказаться от услуг.
   3. Отказаться от услуг Исполнителя по проведению устной консультации, уведомив об этом Исполнителя, не позднее 1 (одного) дня до даты консультации.
2. Заказчик обязан:
   1. Принять условия настоящей публичной оферты и строго выполнять все требования, изложенные в настоящей Оферте.
   2. Оплатить стоимость юридических услуг в сроки, установленные в настоящей Оферте.
   3. Предоставить Исполнителю полную и достоверную информацию для оказания услуг, а также необходимые копии документов при заполнении Онлайн-заказа юридических услуг, а также по запросу Исполнителя.
   4. Без промедления принять от Исполнителя оказанные услуги в соответствии с настоящей Офертой.
3. Исполнитель имеет право:
   1. Запрашивать у Заказчика дополнительные сведения и документы, необходимые для оказания юридических услуг.
   2. Не преступать к оказанию юридических услуг в случаях:
      • неоплаты Заказчиком стоимости юридических услуг Исполнителю в полном объеме в соответствии с пп. 5.2 — 5.4 настоящей Оферты;
      • если Заказчик не представил или не в полном объёме представил сведения и документы, необходимые для оказания услуг.
   3. Приостанавливать срок оказания Юридических услуг соразмерно времени, в течение которого Заказчиком будут представлены дополнительные сведения и документы в соответствии с п. 6.2.3. настоящей Оферты. При этом срок оказания юридических услуг продлевается на время предоставления Заказчиком дополнительной, необходимой Исполнителю информации (документов, сведений).
   4. В любой момент изменять Прайс-лист и условия настоящей Оферты в одностороннем порядке без предварительного согласования с Заказчиком, обеспечивая при этом публикацию измененных условий на официальном Веб-сайте Исполнителя.
   5. При невозможности оказания услуг расторгнуть в одностороннем порядке в любой момент настоящий Договор, уведомив об этом Заказчика по электронной почте. Договор считается расторгнутым с момента направления Исполнителем уведомления о расторжении. В данном случае Исполнитель возвращает Заказчику полученные в счет оплаты услуг денежные средства в течение 3 (трех) рабочих дней с момента предоставления Заказчиком полных банковских реквизитов. Заказчик не вправе требовать в данном случае компенсации убытков.
4. Исполнитель обязан:
   1. Приступить к оказанию услуг после выполнения Заказчиком своих обязательств в соответствии с п. 4.4. настоящей Оферты;
   2. Предоставить Заказчику Результат оказания услуг в установленный срок.
   3. Оказать юридические услуги надлежащего качества, соответствующие требованиям законодательства РФ, как лично, так и с привлечением третьих лиц.
   4. В случае возникновения непредвиденных задержек при оказании юридических услуг, в том числе по обстоятельствам от него не зависящих, информировать Заказчика любым доступным путем о причинах возникновения задержек не позднее 3 (трёх) дней с момента их возникновения, а также высказывать свои предложения Заказчику по их возможному устранению и срокам оказания юридических услуг.
   5. Не распространять полученную от Заказчика информацию, затрагивающую интересы Заказчика, в ходе исполнения своих обязательств в соответствии с настоящей офертой, согласно действующему законодательству.
5. Исполнитель не несет обязательств по наличию и качеству доступа Заказчика в сеть «Интернет», наличию и качеству соответствующего оборудования и необходимого программного обеспечения для доступа в сеть «Интернет». Исполнитель не несет ответственность за любые сбои или иные проблемы компьютерных систем, серверов или провайдеров, компьютерного или телефонного оборудования, программного обеспечения, сбоев электронной почты или скриптов (программ) по каким-либо причинам, которые могут привести к задержкам при оказании Услуг Заказчику.

Похожие записи:

• Как пенсионер, только моложе. Льготы для предпенсионеров
• Увольнение в декретном отпуске по собственному желанию
• Сколько пенсионных баллов нужно, чтобы получить пенсию в 2023 году